Coba tebak berapa banyak email yang diterima rata-rata pekerja kantor setiap hari? 121.
Dan jumlah itu diperkirakan akan meningkat menjadi 140 pada tahun 2018.
Merasa gelisah dan panik hanya memikirkannya? Kamu tidak sendiri. Banjir email itu mendorong banyak profesional untuk terus-menerus - hampir secara obsesif - memeriksa email sepanjang hari, apakah mereka sedang dalam perjalanan ke tempat kerja, di tengah-tengah rapat, atau bahkan makan siang dengan seorang kolega. Kebiasaan untuk memeriksa dan mengecek kembali kotak masuk Anda ini bisa seperti kecanduan.
Yang membuat lebih buruk adalah bahwa penelitian baru yang memantau detak jantung pengguna email membuktikan bahwa email sangat menegangkan. Stres meningkatkan kadar kortisol, yang mengganggu pencernaan dan sistem kekebalan tubuh Anda, antara lain. Itu berarti ketika Anda sedang stres, energi Anda merosot, fokus Anda menjadi tersebar, dan produktivitas Anda menurun.
Intinya? Secara obsesif memeriksa email Anda membuat stres. Stres buruk bagi kesehatan dan produktivitas Anda. Ini adalah siklus yang meresahkan. Dan itu harus dihentikan.
Tapi bagaimana caranya?
Mulai Dengan Dasar-Dasar
Meskipun sangat menggoda untuk memberikan kotak masuk Anda satu kali lagi penyegaran (dan kemudian yang lain, dan yang lain), penting bagi produktivitas Anda dan fokus untuk melatih kembali diri Anda untuk memiliki hubungan yang lebih sehat dengan email. (Beberapa psikolog mungkin menyebutnya "melanggar kecanduan." Saya tidak akan sejauh itu, dalam kebanyakan kasus, jadi mari kita tetap dengan "mengubah kebiasaan.")
Untuk memulai, buat sedikit penyesuaian dalam rutinitas harian Anda yang akan membantu Anda menghilangkan fokus konstan dari email Anda:
- Hapus pemberitahuan push dari ponsel Anda sehingga Anda tidak diberi tahu setiap kali Anda menerima email
- Jangan biarkan email Anda terbuka saat Anda melakukan sesuatu yang lain di komputer Anda. Sebenarnya, ada gunanya berusaha untuk tetap membuka satu tab saja.
- Buat kesepakatan dengan diri sendiri untuk hanya memeriksa kotak masuk Anda beberapa kali per jam atau per hari. Ini bisa berbeda untuk semua orang - untuk beberapa itu mungkin berarti memeriksa email setiap 15 menit; bagi yang lain, itu mungkin berarti memeriksa sekali, dua kali, atau lima kali sehari. Intinya adalah mengatur rutin email harian yang meningkatkan produktivitas dan rasa pencapaian Anda.
- Ketika Anda benar-benar perlu fokus dan tidak ingin diganggu, cobalah untuk sementara memblokir pesan-pesan baru agar tidak muncul di kotak masuk Anda (Jeda Kotak Masuk berfungsi untuk saya!).
Membuat penyesuaian logistik semacam ini benar-benar dapat membantu dalam jangka pendek - itu adalah langkah kecil yang dapat Anda terapkan segera. Namun, peretasan dan aplikasi produktivitas tidak akan membuat perubahan yang langgeng hingga Anda juga mengatasi faktor-faktor emosional mendasar yang memicu obsesi email Anda.
Dapatkan ke Root of the Issue
Jika Anda ingin mengubah kebiasaan negatif secara permanen, langkah pertama - dan yang paling penting - adalah mengakui mengapa dan bagaimana kebiasaan itu terbentuk.
Untuk mengetahuinya, pada saat Anda merasa ingin mengecek email Anda, tanyakan pada diri Anda empat pertanyaan berikut:
- Apa yang saya rasakan saat ini?
- Mengapa saya ingin memeriksa email saya sekarang?
- Apakah saya merasa harus memeriksa email saya sekarang?
- Apakah saya benar-benar perlu memeriksa email saya sekarang?
Berdasarkan jawaban Anda, apa motivasi Anda yang sebenarnya untuk ingin memeriksa, memeriksa, dan memeriksa lagi?
Motivasi umum yang sering digambarkan klien saya meliputi:
- Takut ketinggalan: "Saya harus terus-menerus memeriksa email saya sepanjang hari, atau saya mungkin tidak menanggapi sesuatu tepat waktu - yang dapat menyebabkan saya kehilangan kesempatan."
- Khawatir tentang apa yang akan dipikirkan orang lain: “Jika saya tidak segera menanggapi, bos saya mungkin berpikir bahwa saya tidak teliti, bahwa saya tidak di atas pekerjaan saya, atau bahwa saya hanya bermain-main sepanjang hari. ”
- Menginginkan gangguan dari kebosanan atau stres: “Saya bosan, kewalahan, atau jenuh dengan apa yang saya lakukan. Email memberi saya waktu jeda dari apa yang seharusnya saya lakukan. ”
- Ingin mengisi kekosongan emosional atau mencari koneksi manusia: “Saya merasa sedikit kesepian. Rasanya senang mengetahui bahwa seseorang telah mengirim saya pesan. "
Setelah Anda menemukan motivasi mendasar yang mendorong Anda untuk secara obsesif memeriksa kotak masuk Anda, Anda memiliki beberapa informasi yang kuat yang dapat membantu Anda mengubah kebiasaan Anda.
Mulailah Membuat Pilihan Baru
Dengan info itu, Anda dapat mulai membuat pilihan baru dan memenuhi kebutuhan emosional Anda dengan cara baru - tanpa mengandalkan email sebagai penopang.
Misalnya, apakah Anda mendambakan koneksi manusia itu? Cukup bangun saat istirahat makan siang, pergilah ke meja rekan kerja yang ramah dan katakan, "Hai, bagaimana harimu?"
Jika Anda merasa stres dan butuh pengalih perhatian, istirahatlah selama lima menit untuk membaca artikel yang menarik, lalu kembali bekerja.
Khawatir tentang ketinggalan? Ingatkan diri Anda: “Saya fokus pada pekerjaan saya. Jika ada sesuatu yang benar-benar penting, itu akan tetap ada di sana, menunggu saya, satu atau dua jam dari sekarang. Saya tidak perlu mengganggu proyek saya saat ini sekarang. "
Jika Anda khawatir bos Anda akan berpikir Anda malas jika Anda tidak segera membalas email, yakinkan diri Anda sendiri: “Bos saya tahu bahwa saya teliti dan rajin. Jika saya tidak langsung membalas email, bos saya akan menganggap bahwa saya sibuk dengan pekerjaan penting lainnya - dan itu hal yang baik. ”
Email pada dasarnya tidak baik atau buruk; itu hanya alat. Investasikan waktu dalam refleksi diri, dan pastikan Anda menggunakan alat ini dengan cara yang mendukung kesehatan, produktivitas, dan karier Anda - alih-alih menyabotnya.
Apakah Anda memeriksa kotak masuk Anda satu, dua, atau 60 kali hari ini, lakukan dengan alasan yang tepat.
