"Jangan periksa email Anda sepanjang waktu!"
Anda pernah mendengarnya sebelumnya, dan Anda akan mendengarnya lagi sebagai cara untuk meningkatkan produktivitas Anda dan berhenti menjadi budak di kotak masuk Anda.
Namun, jelas itu lebih mudah diucapkan daripada dilakukan. Banyak dari kita menerima ratusan email per hari (bahkan berjam-jam!), Sehingga semakin sulit untuk terdegradasi merespons jam tertentu dalam sehari.
Namun, ilmu pengetahuan sekarang mendukung gagasan bahwa Anda benar-benar harus turun dari akun email Anda untuk menjadi lebih produktif dalam segala hal yang Anda lakukan. Dalam sebuah karya terbaru untuk The New York Times , Daniel J. Levitin, seorang profesor di Universitas McGill, membahas karyanya dengan kolaborator Vinod Menon. Keduanya menemukan bahwa karena sirkuit otak, manusia terus-menerus beralih antara dua keadaan kesadaran: menjadi tugas-positif (secara aktif berfokus pada tugas di tangan) atau tugas-negatif (berkeliaran atau melamun). "Seesawing" terlalu cepat antara dua jaringan ini dapat membuat otak Anda merasa "pusing" dan tidak dapat berkomitmen untuk kedua kondisi tersebut. Dan kapan Anda akan berada di antara keduanya? Saat Anda berada di media sosial atau menjelajahi web.
Yang lebih menarik, keduanya menemukan bahwa ilmu pengetahuan mendukung saran lama: Anda benar-benar tidak mendapatkan banyak hal saat Anda memeriksa email setiap saat. Mengapa? Karena gangguan tersebut menekan kemampuan Anda untuk benar-benar mengasah satu kondisi pikiran.
Levitin menulis, “Sebuah email yang Anda tahu sedang duduk di sana, belum dibaca, mungkin menguras sumber daya perhatian ketika otak Anda terus memikirkannya, mengalihkan Anda dari apa yang Anda lakukan. Apa yang mungkin ada di dalamnya? Dari siapa itu? Apakah ini kabar baik atau kabar buruk? Lebih baik membiarkan program surel Anda daripada mendengar ping konstan dan tahu bahwa Anda mengabaikan pesan. "
Apa solusi Levitin dan Menon untuk menjawab email tetapi tidak membiarkannya mengambil alih hidup Anda? Perlakukan itu seperti proyek atau tugas individu lainnya, dan sisihkan waktu khusus untuk email di hari Anda. Dan jika itu terdengar sulit (pecandu email bersatu!), Berikut adalah beberapa cara sederhana untuk mengeluarkan diri dari kotak masuk dan menjadwalkan waktu menjawab email nyata.
1. Matikan Notifikasi Push
Seperti yang diindikasikan Levitin dalam artikelnya, pemberitahuan push di ponsel Anda dapat sangat meningkatkan kecemasan Anda karena meninggalkan email yang tidak dijawab (setelah semua, mendengar bahwa ping setiap lima detik mengganggu). Jadi, ambil kembali kendali. Nonaktifkan pemberitahuan push Anda, dan hanya periksa email Anda ketika Anda siap untuk meluangkan waktu untuk itu.
2. Matikan Email
Jika Anda masih memeriksa email secara konstan di ponsel Anda, cukup lepaskan semua akun email Anda sehingga Anda tidak tergoda untuk mengintip sebentar di antara rapat atau saat makan siang bisnis.
3. Blokir Waktu
Seperti proyek atau pertemuan reguler lainnya, tutup waktu setiap hari untuk menghabiskan waktu menjawab email tanpa gangguan. Letakkan di kalender Anda dan patuhi waktu setiap hari yang Anda dedikasikan untuk menjawab email.
Selain itu, dapatkan dalam rutinitas untuk waktu email Anda, dan persiapkan seperti yang Anda lakukan untuk rapat atau proyek. Tutup tab dan dokumen untuk proyek lain. Tempelkan earphone Anda dan dengarkan daftar putar penjawab email tertentu. Pastikan Anda mengulangi langkah Anda setiap saat.
4. Instal Aplikasi Manajemen
Setelah jadwal email reguler Anda dijadwalkan, pastikan itu seproduktif dan seefisien mungkin. Instal aplikasi seperti Mailbox (yang membuat kotak masuk Anda lebih mudah digunakan) atau The Email Game (yang menantang Anda untuk melewati email yang tidak dijawab secepat mungkin). Semakin efisien Anda, semakin Anda dapat memaksimalkan waktu Anda.
Khawatir orang akan kesal dengan Anda karena tidak tersedia melalui email 24/7? Ketika mereka melihat seberapa produktif Anda, itu mungkin tidak masalah. Dan jika semuanya gagal, katakan saja itu sains.
