Ketika saya mulai bekerja, saya tidak pernah mengerti mengapa orang sangat membenci pertemuan. Saya suka orang, saya suka melakukan curah pendapat, dan saya suka alasan untuk tidak menatap komputer saya selama beberapa jam - bagaimana mungkin mereka tidak hebat?
Tentu saja, seiring waktu, saya mulai mengerti mengapa mereka mendapat rap buruk. Singkirkan fakta bahwa sebagian besar rapat tidak efisien, jika tidak tidak produktif dan buang-buang waktu, dibutuhkan sekitar 23 menit dan 15 detik untuk fokus kembali pada apa yang Anda kerjakan sebelum rapat (itulah sebabnya kami penggemar berat mengubah yang tidak perlu menjadi email).
Sebagai seseorang yang (dan tahu banyak orang yang juga) pernah berhimpun berhari-hari, saya tahu betapa sulitnya menyelesaikan semua pekerjaan Anda yang lain. Berikut adalah beberapa kiat untuk menjalani hari sebaik mungkin, jika membatalkan bukanlah suatu pilihan.
Persiapan rapat
Kemungkinannya adalah Anda tahu beberapa hari sebelumnya ketika Anda akan memiliki hari yang penuh dengan pertemuan. Jadi, gunakan waktu persiapan itu untuk teratur.
Pastikan Anda memiliki semua yang Anda butuhkan untuk mempresentasikan atau menjalankan setiap pertemuan. Jika Anda seorang peserta, telusuri dokumen atau agenda apa pun yang telah dikirim oleh kolega Anda untuk memahami apa yang perlu Anda bawa dan apa yang akan dibahas (jika Anda tidak memiliki ini, minta!).
Mengetahui apa yang akan terjadi akan menyelamatkan Anda dari kesulitan mencari file, atau melacak informasi, atau membuang energi mental karena terkejut dengan apa yang Anda pelajari.
Dapatkan Pekerjaan Selesai Jelang Waktu
Lihatlah apa yang Anda datang sehari setelah pertemuan. Adakah yang bisa Anda lakukan di muka? Dengan bekerja melalui makan siang Anda atau tinggal hanya 30 menit lebih lambat dari biasanya sehari sebelumnya, Anda dapat menyelesaikan beberapa tugas dan tidak mengakhiri hari yang dipenuhi dengan perasaan seperti Anda tertinggal.
Rencanakan Bagaimana Anda Akan Mengambil Keuntungan dari Bit-Bit Waktu Di Antara itu
Terkadang rapat berakhir lebih awal. Terkadang mereka terlambat. Dan terkadang mereka dibatalkan. (Dan kadang-kadang presenter menghabiskan 10 menit pertama mencoba menghubungkan komputer mereka.)
Bersiaplah untuk menggunakan saat-saat senggang itu dengan bijak.
Buat daftar semua yang dapat dilakukan dalam waktu kurang dari lima menit. Kemudian buka daftar itu (dan bukan media sosial) ketika Anda memiliki waktu luang.
Blokir Setiap Waktu Senggang yang Anda Miliki
Trik no-brainer lainnya adalah dengan memblokir secara fisik setiap kali Anda memiliki di antara pertemuan di kalender Anda.
Bekerja dalam Rapat (Jika Mungkin)
OK, saya tidak memberi Anda izin untuk tidak mendengarkan dalam rapat, tetapi saya juga menyadari bahwa semua orang melakukan hal ini pada suatu saat. Dan saya juga tahu bahwa kebakaran muncul yang harus Anda atasi, tidak peduli betapa pentingnya diskusi itu.
Jadi, jika ada ketenangan dalam percakapan, Anda hanya pengamat dalam pertemuan itu, atau Anda yakin Anda tidak diperlukan pada saat itu, saya memberi Anda izin untuk menangani salah satu dari buah-buahan yang tergantung rendah itu pada kesempatan- apakah itu menanggapi Slack, menjawab email klien penting, atau mengisi dokumen cepat.
Sebenarnya Makan Siang
Jika tidak sepenuhnya tabu di kantor Anda, silakan makan siang selama rapat. Dan, istirahatlah di kamar mandi, meskipun itu berarti meninggalkan di tengah atau terlambat ke yang berikutnya. Oh, dan, bawalah air dan camilan agar Anda tidak merasa kelaparan atau dehidrasi.
Ini akan membantu menjaga energi Anda agar Anda dapat menangani hal-hal nanti (lebih lanjut tentang itu di bawah).
Rencanakan sebagai Hari yang Panjang
Jika hari Anda akan benar-benar penuh, maka mungkin ada baiknya untuk masuk ke dalam pola pikir bahwa Anda mungkin tidak akan pergi ketika Anda secara ideal menginginkannya. Ini menyebalkan harus bekerja di luar jam reguler Anda, tetapi mengetahui bahwa itu akan datang membuatnya sedikit kurang menyakitkan.
Batalkan Paket Anda Malam Itu
Dengan itu, jangan membuat hari Anda lebih lama dengan memiliki rencana setelah bekerja. Ini tidak hanya akan memberikan batas waktu seberapa lama Anda bisa bekerja, tetapi juga berarti Anda mengakhiri hari lebih lelah dari yang seharusnya. Sebagai gantinya, jadikan malam perawatan diri yang santai dan bebas stres.
Dapatkan di Awal
Atur alarm Anda sedikit lebih awal dari biasanya dan sampai di kantor sebelum orang lain. Ini membuat Anda memiliki banyak waktu bebas gangguan untuk fokus sebelum hari benar-benar dimulai. Dan ini juga berlaku untuk burung hantu malam - bahkan jika Anda masuk lebih awal dan hanya menghabiskan waktu satu jam membuat daftar pekerjaan hari ini, Anda akan merasa lebih baik.
Hindari ini di Masa Depan
Anda dapat mencoba mengikuti tips ini untuk mengurangi berapa banyak pertemuan yang harus Anda hadiri di masa depan.
Atau, kembali ke keseluruhan “pemblokiran ide kalender Anda, ” Anda dapat memastikan Anda memblokir dua hingga tiga jam setiap hari untuk pekerjaan Anda . Ini membantu memastikan bahwa Anda hampir selalu punya waktu untuk bekerja. Meskipun tentu saja Anda harus memindahkan blok itu untuk mengakomodasi orang lain dan tenggat waktu, itu adalah awal yang baik.
Tidak diragukan lagi bahwa rapat seharian penuh bau. Namun, bukan tidak mungkin untuk bertahan hidup di hari seperti ini dan masih melakukan pekerjaan Anda (lagipula, jika saya bisa melakukannya, Anda juga bisa).
