Rapat mendapat rap buruk - dan sayangnya, untuk alasan yang baik. Setiap bulan, rata-rata karyawan menghabiskan 31 jam duduk di pertemuan yang tidak produktif (bukan lelucon), dan hadapi saja - ada sesuatu tentang duduk di sekeliling meja di ruangan berdinding krem, lampu neon yang tidak menginspirasi kreativitas.
Berita bagus? Dengan asumsi Anda memiliki setidaknya sedikit fleksibilitas dalam bagaimana dan di mana Anda melakukan pekerjaan Anda, ada begitu banyak pilihan berbeda. Di sini, di The Muse, kita diketahui sering mengadakan pertemuan di kedai kopi, di bangku taman, di kantor lain, atau berjalan-jalan di sekitar blok. Dan kami telah menemukan bahwa sedikit perubahan pemandangan dapat meningkatkan kreativitas dan produktivitas kami.
Ingin mencobanya? Berikut adalah daftar periksa cepat untuk memastikan bahwa rapat di luar kantor Anda bahkan lebih efektif daripada yang ada di ruang konferensi.
Pertimbangkan Lingkungan Anda
Meskipun, ya, pertemuan di luar kampus dapat bekerja di hampir semua situasi, tidak semua tempat dibuat setara. Misalnya, kedai kopi yang sibuk mungkin bukan tempat terbaik untuk melakukan pembicaraan serius dengan bos Anda, sementara kelompok besar mungkin mengalami kesulitan berkomunikasi saat rapat berjalan.
Jadi, pertimbangkan baik-baik nada, ukuran, dan persyaratan teknologi dari rapat yang Anda rencanakan. Apakah kelompok perlu duduk? Apakah memiliki Wi-Fi atau outlet penting, atau dapatkah Anda menggunakan notebook? Apakah Anda memerlukan privasi, atau tidak apa-apa jika orang berseliweran? Seberapa profesionalkah lokasi itu seharusnya (yaitu, apakah itu harus menjadi restoran yang tepat, atau apakah warung kopi biasa-biasa saja)?
Jika Anda mempertimbangkan untuk pergi ke restoran atau kafe dan belum pernah ke sana selama waktu pertemuan Anda dijadwalkan, pertimbangkan untuk membuang adegan beberapa hari sebelumnya. Anda tidak ingin tiba hari itu dan mendapati tidak ada meja atau terlalu keras untuk mendengar orang lain berbicara!
Siapkan Tek Anda
Ini mungkin terdengar berlawanan dengan intuisi, tetapi pertama-tama putuskan apakah Anda memerlukan perangkat apa pun untuk rapat. Tergantung pada pengaturannya, mungkin paling masuk akal jika setiap orang membawa notes dan pena dibandingkan laptop mereka. Restoran dengan ruang meja terbatas lebih cocok untuk alat tulis kuno yang bagus, sedangkan alat bebas genggam seperti ponsel bagus untuk pertemuan berjalan di taman.
Jika Anda memilih untuk membawa perangkat, pastikan Anda memiliki daya baterai yang cukup untuk bertahan sepanjang waktu - tidak ada yang lebih buruk daripada kehabisan jus pada saat yang paling tidak tepat. Setel pengingat pada ponsel Anda untuk mencolokkan perangkat Anda setidaknya satu jam sebelum Anda keluar, atau, jika Anda secara konsisten lupa menghubungkannya, berinvestasilah dalam charger portabel.
Akhirnya, pertimbangkan situasi Wi-Fi. Jika Anda pergi ke kafe, periksa kembali Yelp bahwa ia menyediakan internet gratis (dan pindai ulasan untuk melihat apakah ada orang yang mengeluhkan tidak berfungsi). Jika Anda menuju ke kantor lain, hubungi manajer kantor sebelumnya untuk mengetahui kata sandi Wi-Fi - Anda akan dapat melewatkan interaksi canggung karena harus bertanya kepada seseorang yang lupa kata sandi sebelumnya untuk lari dan ambil itu. Dan jika Anda pergi ke luar ruangan dan benar-benar harus terhubung ke internet, pertimbangkan untuk mendapatkan Mi-Fi portabel atau menambatkan komputer Anda ke telepon Anda untuk akses.
Lihatlah Agenda Anda
Terakhir, jalankan melalui tujuan pertemuan Anda sebelumnya, dan pastikan Anda memiliki dokumen atau informasi yang Anda butuhkan untuk membuat pertemuan itu berhasil. Jika Anda memiliki laptop atau tablet, simpan dokumen penting dalam folder yang mudah ditemukan yang tidak memerlukan akses internet (untuk berjaga-jaga!). Jika Anda bertemu di luar di taman atau berjalan-jalan, kirimkan catatan ke diri sendiri melalui email untuk memudahkan akses telepon (Anda tidak perlu menelusuri seluruh dokumen di layar mungil Anda sambil tetap mencoba menjalankan rapat), atau catat beberapa catatan sebelumnya untuk membantu menyentak ingatan Anda.
Anda juga harus memikirkan apakah Anda perlu membuat catatan selama pertemuan, dan bagaimana Anda akan melakukannya. Tentunya, jika Anda memiliki laptop atau notebook, Anda dapat mencatat semuanya seperti jika Anda berada di kantor, tetapi jika Anda berjalan-jalan, pertimbangkan untuk mengambil catatan suka berkelahi di buku catatan kecil atau menggunakan talk-to-text untuk membubuhi keterangan. rapat di ponsel Anda. Dan jika Anda tidak dapat menulis apa pun karena lokasinya? Buatlah prioritas untuk duduk selama lima menit segera setelah Anda kembali ke kantor untuk menuliskan sesuatu yang penting.
Sekarang setelah Anda membuat rencana, luangkan waktu sebentar untuk memvisualisasikan pertemuan Anda. Berjalanlah sendiri dan pastikan Anda tidak mengabaikan apa pun yang Anda butuhkan agar pertemuan di luar kantor berhasil. Kemudian? Keluar dari sini! Anda akan lebih menikmati rapat sebelum menyadarinya.
