Rapat itu mahal. Bukan karena Anda menagih orang untuk menghadiri (jelas), tetapi karena mereka menggunakan waktu orang; waktu yang dapat dihabiskan untuk melakukan banyak hal yang menghasilkan pendapatan lainnya. Bahkan, satu studi menemukan bahwa pertemuan berulang manajer tingkat menengah adalah biaya satu perusahaan $ 15 juta per tahun.
$ 15 juta setahun!
Belum lagi, Anda juga perlu memperhitungkan waktu persiapan serta waktu pengalihan konteks. Profesor Gloria Mark di University of California, Irvine menemukan bahwa dibutuhkan rata-rata 25 menit bagi seorang pekerja untuk kembali ke tugas semula setelah gangguan.
Mengetahui statistik ini berarti bahwa ketika saya berdebat apakah saya perlu mengadakan rapat, saya bertanya pada diri sendiri apa nilainya (secara harfiah). Apakah ini penggunaan terbaik dari waktu semua orang, termasuk saya? Dan tidak jarang, jawabannya adalah "tidak."
Jadi, apa yang harus dilakukan? Mudah! Kirim email sederhana namun penting agar semua orang mendapat informasi dan sesuai jalur.
Apa yang Termasuk?
Ada tiga hal utama yang perlu Anda bahas:
- Logistik : mengapa rapat dibatalkan dan, jika ini pertemuan berulang, apa yang diharapkan untuk waktu berikutnya
- Tindakan : semua item tindakan kritis selesai atau menunggu keputusan
- Informasi : setiap pembaruan atau FYI umum untuk grup
Catatan: Jangan terjebak dalam menempatkan item tindakan dan logistik sebagai yang terakhir. Memiliki informasi tingkat tinggi yang paling penting memastikan bahwa itu terlihat ketika rekan Anda membaca sepintas email mereka. Oh, dan tip bonus untuk Anda: Tuliskan nama orang-orang dengan huruf tebal jika mereka perlu melakukan apa saja untuk membuat triple yakin mereka perhatikan.
Contoh Email Cara Mengubah Pertemuan Menjadi Email
- Hubungi lima klien untuk mendapat umpan balik tentang desain- Maria
- Kirim waktu rencana pemasaran akhir untuk persetujuan- Jason
- Salinan pemasaran terkunci
- Daftar pendek klien diselesaikan
- Permintaan anggaran dikirim ke tim keuangan
- Tanggal peluncuran dikonfirmasi (14 Nov!)
Ini mungkin tampak sederhana, tetapi menambahkan rapat-berubah-email ke kantong trik profesional Anda adalah cara yang bagus untuk meningkatkan fokus dan produktivitas pada tim Anda. Ketika Anda menghargai waktu orang lain dan selalu memastikan langkah berikutnya jelas, orang lain di sekitar Anda lebih mungkin melakukan hal yang sama. Dan siapa yang tidak suka satu jam kembali untuk menyelesaikan pekerjaan di hari yang sibuk?
