Terlalu banyak klien mendatangi saya pada tahap “Saya tidak tahan lagi” dalam karier mereka.
Ambil Tricia, misalnya, yang datang kepada saya berkecil hati dengan pekerjaannya dan ketidakmampuannya untuk mengelolanya. Dia bekerja berjam-jam - kebanyakan dari mereka menghabiskan waktu duduk dalam rapat dan berurusan dengan ratusan email - kemudian bergegas menit-menit terakhir untuk menyelesaikan kampanye pemasaran, yang sepertinya selalu berubah menjadi latihan api.
Mentalitas "selalu menyala" mulai menghampirinya. Dan dia siap untuk berhenti.
Saya segera melihat bahwa Tricia kehilangan keterampilan pekerjaan yang paling penting yang saya percaya setiap karyawan harus miliki: penetapan prioritas dan manajemen. Yaitu, kemampuan untuk mengidentifikasi dengan jelas prioritas yang paling penting dan memfokuskan sebagian besar energi dan waktu Anda pada hal-hal itu.
Sayangnya, meskipun kita sering berbicara tentang manajemen waktu dan produktivitas di kantor, seni memprioritaskan seringkali hilang. Akibatnya, banyak orang berakhir seperti Tricia: kelelahan, frustrasi, dan terbakar.
Jika Anda merasa kewalahan oleh jam kerja yang berlebihan dan terus-menerus bergeser ke dos, berikut adalah beberapa tanda bahwa Anda mungkin perlu mengelola prioritas Anda dengan lebih baik - dan beberapa cara mudah untuk kembali ke jalur yang benar.
Tanda # 1: Anda Percaya Bahwa Semuanya Penting
Jika Anda melihat daftar tugas dan melihat semuanya sama pentingnya, mudah untuk kewalahan dengan volume tugas Anda, daripada kualitasnya. pekerjaan Anda. Tetapi pertimbangkan ini: Prinsip Pareto menyarankan bahwa 20% dari tugas Anda menghasilkan 80% dari hasil Anda - dan itu berarti bahwa sebagian kecil dari pekerjaan sehari-hari Anda pantas mendapat perhatian utama Anda.
Dalam kasus Tricia, dia menerima setiap undangan rapat yang diterimanya. Tetapi itu tidak berarti pertemuan itu sepadan dengan waktunya atau membantunya mencapai salah satu tujuan utamanya.
Solusi: Perjelas Tujuan dan Sasaran Anda
Bekerja dengan manajer Anda untuk mendapatkan ide yang sangat jelas tentang bagaimana kinerja Anda akan dinilai (misalnya, apakah Anda akan ditinjau berdasarkan jumlah dolar yang Anda bawa atau tingkat kepuasan klien Anda?). Setelah Anda memiliki pegangan yang lebih baik pada kiriman Anda, Anda dapat memecahnya menjadi tujuan mingguan.
Misalnya, jika tujuan akhir Anda adalah untuk menghasilkan pendapatan baru, maka fokus utama Anda harus menindaklanjuti dengan arahan yang Anda dapatkan di pameran dagang dan membangun hubungan dengan pelanggan potensial - tidak menghabiskan berjam-jam setiap minggu untuk membantu merencanakan pameran dagang berikutnya.
Ketika Anda membuat keputusan tentang pekerjaan sepanjang hari, tanyakan pada diri sendiri, "Bagaimana ini akan membuat saya lebih dekat dengan tujuan saya?" Jika tidak, turunkan dan lanjutkan.
Masuk # 2: Anda Dikonsumsi Berdasarkan Aktivitas, Bukan Prestasi
Apakah Anda pernah memulai dengan daftar di awal hari, merasa sibuk sepanjang hari, tetapi merasa seperti Anda tidak menyelesaikan apa pun? Membuat frustrasi, bukan? Tricia tentu saja sibuk, tetapi dia tidak mencapai banyak hal.
Pada kenyataannya, Anda mungkin menyelesaikan banyak hal dengan prioritas rendah - seperti mengklik melalui email yang tidak penting, duduk melalui rapat yang tidak efisien, atau melakukan tugas kecil yang tidak memajukan pekerjaan penting Anda. Mungkin Anda menghabiskan hari itu untuk proyek-proyek membantu atasan atau rekan kerja Anda, tetapi tidak menyelesaikan pekerjaan Anda sendiri.
Solusi: Buat Rencana Harian dan Tetap Gunakan
Buat rencana harian yang dimulai dengan menjadwalkan pekerjaan Anda yang paling penting. Kegiatan-kegiatan prioritas itu mendapatkan celah pertama di kalender Anda, bahkan sebelum Anda berpikir untuk melakukan hal lain.
Anda kemungkinan besar akan menyelesaikan tugas-tugas tertentu ketika Anda mengukir tanggal dan komitmen waktu tertentu untuk mereka. Jika email adalah gangguan konstan, matikan, dan hanya periksa dua atau tiga kali setiap hari. (Ketika Anda sedang bekerja dan terganggu dengan membaca email, dibutuhkan waktu 64 detik penuh untuk fokus Anda pulih. Pikirkan tentang itu: Anda kehilangan lebih dari satu menit waktu yang berharga untuk setiap email yang Anda baca saat berada di tengah-tengah pekerjaan penting!)
Tanda # 3: Ketika Anda Mendapat Pekerjaan Penting, Anda Menjadi Terganggu
Anda mendengar "ding" terus menerus dari email, teks, dan pesan instan yang masuk dan merasa terpaksa untuk mengintip. Anda terus-menerus terganggu oleh panggilan sirene dari media sosial. Penundaan membuat Anda tidak bisa memulai dan perfeksionisme membuat Anda tidak menyelesaikan pekerjaan. Dan Anda keliru berpikir bahwa dengan multi-tasking, Anda mendapatkan lebih banyak dilakukan dalam jumlah waktu yang sama. Terdengar akrab?
Multitugas sampai batas tertentu tidak bisa dihindari, tetapi ingat: Bahkan jika Anda dapat mempersempit pekerjaan Anda untuk tugas-tugas yang paling penting, Anda tidak akan dapat membuat kemajuan jika Anda tidak bisa fokus cukup lama untuk menyelesaikannya.
Solusi: Kembangkan Kemampuan Anda untuk Fokus
Setelah Anda jelas tentang pekerjaan prioritas yang perlu dilakukan, pelajari cara mendapatkan - dan tetap - fokus pada tugas-tugas itu. Cobalah strategi masuk:
1. Chunk Your Work: Gunakan teknik Pomodoro untuk menjadwalkan slot waktu 25 menit untuk mengerjakan tugas-tugas prioritas. Jangan mendongak sampai waktunya habis, lalu istirahat sejenak. Ulangi empat kali, lalu istirahat lebih lama.
2. Batch Your Work: Kelompokkan tugas-tugas serupa dalam blok waktu di kalender Anda, sehingga Anda dapat fokus pada satu hal dan menyelesaikannya. Kegiatan seperti memproses email, membalas panggilan telepon, atau meninjau dokumen dapat dikelompokkan bersama dan dilakukan dalam batch.
3. Stop Multi-tasking: Pada akhirnya, setiap tugas akan memakan waktu lebih lama - dan Anda akan kompromi kualitas pekerjaan Anda untuk boot.
Saat Anda menjalani hari, lakukan pengecekan realitas yang sering: Hentikan setiap jam dan cepat tanyakan pada diri sendiri: Apakah jam terakhir berkontribusi pada tujuan saya yang paling penting? Jika tidak, bersumpah untuk menjadikan 60 menit berikutnya lebih baik dan mulai lagi. Jika Anda melakukan pengecekan realitas setiap jam, Anda tidak akan pernah membiarkan sepanjang hari menjauh dari Anda.
Akhirnya, lacak kesuksesan Anda. Akhiri setiap hari dengan ulasan tentang apa yang Anda capai dan bagaimana hal itu menggerakkan Anda menuju hasil yang paling penting. Ini membuatnya lebih mudah untuk membiarkan yang lain - tidak penting - hal-hal pergi.
Ketika Anda siap untuk mengambil kembali kendali atas kehidupan kerja Anda, ingatlah bahwa ini bukan tentang manajemen waktu atau produktivitas. Intinya bukan untuk menyelesaikan semuanya - itu untuk menyelesaikan pekerjaan yang paling penting . Saya suka mengingat nasihat Brian Tracy: "Ini bukan waktu yang Anda habiskan untuk bekerja secara keseluruhan, tetapi jumlah waktu yang Anda habiskan untuk mengerjakan tugas-tugas prioritas tinggi."
