Bagi kebanyakan dari kita, kotak masuk kita adalah musuh - lubang hitam kepedihan, keputusasaan, dan kupon penjualan tanpa dasar yang tidak bisa kita tarik keluar.
Dan sementara Anda dapat mencoba untuk file otomatis dan berhenti berlangganan hati Anda, ada beberapa email yang tidak dapat Anda hindari. Anda tidak akan dapat menghentikan perusahaan Anda mengirimi Anda semua laporan tim itu atau mencegah wartawan yang menjengkelkan itu melepaskan siaran pers setelah siaran pers Anda.
Tapi ada satu jenis email yang bisa Anda hentikan: Email tindak lanjut.
Pikirkan tentang hal ini: Semakin banyak email yang Anda kumpulkan, semakin lama Anda merespons semuanya. Semakin lama Anda merespons, semakin banyak email tindak lanjut yang diputuskan orang untuk dikirim hanya untuk memastikan bahwa Anda telah menerima pesan mereka. Tak lama, Anda terjebak dalam lingkaran setan yang ganas. Jika kebanyakan orang mengirimi Anda "Hei, apakah Anda menerima pesan yang saya kirim kemarin?" Email, bisakah Anda bayangkan berapa banyak ruang dan waktu ekstra yang terbuang?
Untungnya, ada cara super mudah untuk mengurangi jumlah pesan tindak lanjut (dan mungkin hanya pesan secara umum) yang Anda terima: Letakkan email auto responder di tempatnya - tidak hanya ketika Anda sedang berlibur, tetapi semua waktu.
Respons otomatis Anda tidak harus panjang atau terperinci, tetapi pesan singkat "Hai, saya telah menerima email Anda dan akan membalasnya ketika saya bisa!" Pesan dapat membuat berang-berang yang bersemangat tetap di tempat.
Perlu sedikit panduan tentang cara memformat respons otomatis Anda? Cobalah templat ini untuk memulai:
Ingat juga bahwa lebih spesifik dengan penjawab otomatis Anda adalah yang terbaik. Beri waktu kepada orang lain waktu Anda akan kembali kepada mereka ("Saya akan mencoba membalas pertanyaan bisnis dalam waktu tiga hari"), sehingga mereka tahu perbedaan antara Anda yang sibuk dan Anda menggunakan penjawab otomatis sebagai cara untuk sepenuhnya menghindari kotak masuk Anda (kami tidak menyarankan melakukan ini, jelas).
Selain itu, penjawab otomatis adalah cara terbaik untuk mengarahkan pekerjaan ke orang lain yang mungkin lebih cocok ("Jika Anda menghubungi saya tentang peluang pemasaran, silakan kirim email, rekan pemasaran kami, di").
Penjawab otomatis Anda juga bisa menjadi peluang yang lebih tidak konvensional untuk melibatkan orang. Merasa sedikit promosi diri? Tambahkan tautan ke salah satu halaman media sosial Anda. Ingin terlebih dahulu menjawab beberapa pertanyaan? Sertakan FAQ yang menyenangkan untuk menangani beberapa hal yang paling sering dikunjungi orang untuk Anda. Tertarik menjadi kreatif? Tautan ke artikel terbaru yang Anda temukan menarik.
Di atas semua itu, pastikan Anda menggunakan penjawab otomatis sebagai cara untuk membeli waktu dan bukan sebagai alternatif untuk menjawab email (karena, kejutan: Penjawab otomatis tidak menjawab pesan untuk Anda tidak peduli berapa lama Anda menunggu).
Tetapi dengan menggunakan pendekatan ini, Anda akan menyimpan surel yang tidak perlu. Anda akan membuat kontak Anda senang. Dan, yang paling penting, Anda akan mencegah ketakutan masuk ke dalam hari Anda.
