Saya tahu, saya tahu, manajer Anda bisa menjadi yang terburuk . Anda benar-benar dapat melakukan pekerjaan Anda dengan sempurna, jika saja dia memberi Anda jawaban yang Anda minta ketika Anda memintanya. Baiklah, ambillah dari saya, baik sebagai mantan konsultan yang memiliki lusinan manajer maupun sebagai manajer dari banyak tim sekarang, jika Anda tidak mendapatkan jawaban dengan cepat, kemungkinan Anda sebagian yang harus disalahkan.
Dengarkan aku. Manajer Anda tidak sepenuhnya bebas di sini. Namun, ada sesuatu yang dapat Anda lakukan untuk mendapatkan respons yang lebih cepat (yang tidak melibatkan pengiriman email "hanya menindaklanjuti ini"). Dan sesederhana tiga huruf ini: C + A + O - konteks, alternatif, dan hasil. Ketiganya diperlukan untuk membuat keputusan, jadi menyatukan semuanya dalam email berfungsi seperti sulap.
Mari kita gunakan sebuah contoh: Anda ingin mempersingkat proses orientasi klien, dan Anda perlu atasan Anda untuk menyetujui pengeluaran uang pada alat penjadwalan pihak ketiga untuk secara realistis mewujudkannya. Tangkapan - bos Anda biasanya mengatakan tidak pada permintaan anggaran besar.
Dalam situasi ini, Anda dapat mengirim satu dari dua email:
1: "Bisakah kita mendapatkan anggaran ekstra untuk mendapatkan alat pihak ketiga?"
atau
2: Bocah jahat yang diuraikan di bawah ini:
Konteks
Sebelum hal lain, Anda perlu memberikan konteks. Mungkin jelas bagi Anda bahwa masalah ini penting atau mendesak, tetapi manajer Anda kemungkinan menghabiskan waktu lebih sedikit daripada Anda di bidang ini. Dengan memulai dengan gambaran besar, pertanyaan atau tantangan spesifik, dan dampaknya pada perusahaan, Anda akan menempatkan dia dalam pola pikir yang tepat untuk dilibatkan dan mempertimbangkan permintaan Anda. Pastikan Anda menjelaskan mengapa dia harus peduli:
Sekarang setelah Anda menata situasinya dengan sangat jelas, telinga manajer Anda seharusnya menjadi gembira. “Cara untuk membantu saya mencapai tujuan saya dan terlihat baik di depan bos saya? Ceritakan lebih banyak lagi … ”katanya.
Alternatif
Hati-hati sekarang, karena di sinilah banyak profesional yang bermaksud baik tersandung. Hanya menata masalahnya tidak cukup - Anda juga perlu memberikan solusi. Dan bukan hanya satu solusi, tetapi beberapa. Penelitian menunjukkan bahwa terlalu banyak pilihan dapat melumpuhkan pembuat keputusan, tetapi hanya memiliki satu opsi membuat Anda berisiko mengusulkan solusi yang tidak disukai atasan Anda atau itu sulit dibenarkan. Dengan dua hingga empat opsi, manajer Anda dapat membandingkan dan membedakan - dan akan sering menemukan solusi yang sama dengan yang Anda lakukan.
Jadi, kembali ke email kami:
Sekarang, seorang manajer yang khawatir tentang anggaran akan lebih memahami mengapa Anda menyarankan opsi berbayar - ketika menyangkut sumber daya dan waktu (selain anggaran), pengeluaran uang tiba-tiba lebih masuk akal.
Hasil
Inilah penutupnya: Katakan padanya apa yang dia dapat untuk setiap opsi ini. Jangan takut untuk menggunakan ruang ini untuk memberikan rekomendasi Anda dan memamerkan proses berpikir dan penilaian Anda.
Jika saya adalah bos Anda, saya akan mengatakan ya untuk itu segera karena Anda membuat keputusan itu mudah.
Bandingkan pertukaran email ini dengan yang dari awal yang langsung meminta uang. Versi C + A + O tentu membutuhkan waktu lebih lama untuk menulis, tetapi yang terakhir membutuhkan beberapa email bolak-balik, yang - kembali ke masalah awal Anda - hanya menunda kemampuan Anda untuk bergerak maju.
Saya dapat (hampir) berjanji bahwa begitu Anda memberikan informasi yang cukup kepada manajer Anda, Anda telah mempersingkat prosesnya dan semakin dekat untuk mendapatkan jawaban ya. Atau, paling tidak, yang asli "Aku akan memikirkannya."
