"Tulis ini - ini akan menjadi ujian akhir, " kata tidak ada bos.
Mencatat adalah tantangan tanpa tanda pindah dari sekolah ke tempat kerja - kita berada dalam lingkungan yang sama sekali baru, dengan alasan yang sangat berbeda untuk pencatatan dan kebutuhan yang berbeda tentang bagaimana kita akan menggunakan catatan kita nanti, namun sebagian besar dari kita mengandalkan metode yang kami gunakan di kelas sejarah sekolah menengah kami.
Dan walaupun jarang ada orang yang kehilangan pekerjaan karena tidak mencatat sesuatu, efek kecil dari catatan buruk yang berkelanjutan (atau melewatkan catatan sepenuhnya) dapat benar-benar merusak karier Anda. Berapa kali Anda harus mengirim email kepada atasan, kolega, atau klien Anda menanyakan pertanyaan tentang sesuatu yang ia bicarakan dalam rapat tempo hari karena Anda lupa? Itu menyakiti hubungan itu - belum lagi produktivitas semua orang. (Catatan: Berikut adalah beberapa hal yang benar-benar tidak disukai bos.)
Di sisi lain, mencatat adalah cara yang luar biasa untuk menunjukkan rasa hormat kepada orang-orang. Ini menunjukkan Anda mendengarkan dan Anda menganggap apa yang mereka katakan itu penting. Catatan Anda juga berfungsi sebagai panduan Anda untuk melakukan pekerjaan Anda dengan lebih baik; Anda dapat dengan mudah merujuk pada informasi penting yang Anda butuhkan untuk berhasil kapan pun Anda membutuhkannya, tanpa penundaan.
Dan bonus rahasia, membuat catatan sebenarnya membuat Anda lebih pintar. Ketika Anda memiliki koleksi catatan yang cermat dan penuh perhatian di satu tempat (yang sebenarnya Anda tinjau dari waktu ke waktu), Anda mulai melihat hubungan antara hal-hal yang sebelumnya tidak akan Anda lihat dan memiliki informasi yang tidak disimpan oleh orang lain. Inilah cara Anda mendapatkan ide-ide hebat, membentuk koneksi baru, dan menjadi semacam inovator dan pemimpin yang membuat banyak hal terjadi di tim Anda.
Secara keseluruhan, membuat catatan adalah cara yang benar-benar halus, tetapi kuat, untuk membuat diri Anda lebih sukses - tetapi sangat sedikit dari kita yang mendapat panduan tentang cara mentransisikan gaya mencatat kita untuk bekerja di tempat kerja. Itulah sebabnya hari ini saya ingin berbagi dengan Anda panduan cepat untuk membuat catatan yang luar biasa dalam kehidupan profesional Anda.
1. Tahu Kapan Harus Membuat Catatan di Tempat Kerja
Tidak setiap situasi di tempat kerja membutuhkan pencatatan, tetapi ada saat-saat ketika saya sangat merekomendasikan untuk mengeluarkan pena dan kertas Anda. Secara umum, saran saya adalah selalu membuat kesalahan di samping membuat catatan dan memutuskan nanti apakah Anda perlu menyimpannya atau tidak, tetapi di sini adalah beberapa saat-saat penting ketika Anda ingin mencatat beberapa hal:
Pertemuan Satu lawan Satu
Baik Anda bos atau karyawan, mencatat menunjukkan bahwa Anda menganggap serius waktu. Ini juga saat yang tepat untuk mencatat detail pribadi seperti nama pasangan manajer Anda, yang merupakan hal baik untuk diingat untuk membantu Anda membentuk hubungan yang lebih bermakna dengan orang-orang di tempat kerja.
Percakapan Besar
Sangat mudah untuk terlibat dalam apa yang terjadi selama sesi brainstorming atau pemecahan masalah yang besar sehingga Anda sebenarnya tidak mempertahankan apa pun saat berjalan keluar dari ruangan. Buat catatan untuk mencatat, bahkan jika Anda banyak berpartisipasi, untuk memastikan Anda memegang informasi penting.
Rapat Klien
Membawa notebook selalu merupakan ide bagus sehingga Anda dapat merekam setiap detail yang dibutuhkan klien atau pelanggan. Lebih baik memiliki terlalu banyak informasi dan membaginya lebih lambat daripada melewatkan sesuatu yang sangat penting.
Rapat Dengan Mentor atau Kontak Anda
Bahkan pertemuan kopi sederhana harus direkam. Tunjukkan pada orang yang Anda hargai waktu dan keahliannya dengan menuliskannya; ditambah, jika ini adalah pertemuan yang langka, Anda akan ingin memastikan Anda mengingat semuanya karena Anda mungkin tidak akan punya waktu dengan orang ini lagi. Anda juga dapat menggunakan catatan Anda untuk menindaklanjuti dengan cara yang lebih bermakna - seperti mengirim tautan berharga atau artikel yang berkaitan dengan sesuatu yang Anda diskusikan dalam rapat Anda.
2. Temukan Gaya Mencatat yang Anda Cintai
Tidak ada aturan tentang bagaimana Anda membuat catatan. Tidak ada bukti bahwa gaya apa pun bekerja lebih baik daripada gaya lain - jenis nada terbaik adalah yang akan masuk akal bagi Anda nanti, apa pun bentuknya.
Berikut adalah beberapa gaya pencatatan yang paling populer yang dapat Anda coba untuk menemukan apa yang cocok untuk Anda.
Daftar
Ini adalah jenis pencatatan yang paling tradisional. Anda mulai di bagian atas halaman dengan topik rapat utama, dan kemudian melanjutkan daftar Anda dengan sub-kepala ketika topik lain muncul.
Sisakan ruang di antara sub-kepala saat Anda pergi, karena rapat mungkin berputar kembali ke topik (atau Anda mungkin memiliki pertanyaan atau ide baru yang ingin Anda rekam), dan Anda akan ingin memiliki ruang untuk menambahkan informasi tanpa membuat daftar Anda ceroboh atau membingungkan.
Anda juga dapat membuat judul untuk hal-hal seperti item tindakan, to-dos, keputusan yang dibuat, dan sumber daya atau alat penting apa pun yang perlu Anda pertahankan, sehingga Anda dapat memiliki daftar yang benar-benar dapat ditindaklanjuti untuk merujuk nanti.
Peta konsep
Jika Anda seorang pemikir visual, cobalah peta pikiran. Mulailah dengan menulis topik pertemuan di bagian tengah halaman. Dari sana, tarik cabang ke setiap topik utama yang dibahas.
Misalnya, Anda dapat menulis "Peluncuran Kickstarter" di bagian tengah halaman Anda, dan kemudian cabut cabang untuk topik-topik seperti "tekan penjangkauan" dan "luncurkan timeline hari." Lanjutkan menggambar cabang untuk subtopik (semakin rinci), dan pada akhirnya Anda akan memiliki representasi visual dari poin-poin terpenting pertemuan.
Jejak Breadcrumbs
Ini adalah bentuk pencatatan yang paling intensif, tetapi ini sangat efektif. Ketika Anda menggunakan strategi ini, catatlah seolah-olah Anda akan memberikannya kepada seseorang yang tidak ada di rapat.
Tuliskan setiap topik saat muncul, dan kemudian catat setiap poin yang diangkat terkait dengan topik itu. Anda tidak harus menulis setiap kata yang diucapkan; gunakan frasa pendek, dan berikan perhatian khusus pada hal-hal seperti alat atau sumber daya tertentu.
Ini adalah strategi yang bagus untuk orang-orang yang cemas selama rapat, karena itu membuat tangan Anda sibuk. Selama Anda melakukan kontak mata dari waktu ke waktu, tidak ada yang akan keberatan jika Anda membuat catatan yang teliti.
3. Atur Catatan Anda Sehingga Anda Dapat Mengunjungi Mereka Lagi (dan Menjadi Luar Biasa)
Salah satu perjuangan terbesar yang orang miliki dalam mencatat adalah mengatur catatan mereka sedemikian rupa sehingga mereka dapat benar-benar mengunjungi kembali dengan cara yang berharga nanti. Mencatat dengan sendirinya tidak cukup untuk meningkatkan retensi atau pemahaman - Anda harus benar-benar meninjau kembali catatan Anda dan menambahkan informasi di benak Anda untuk membuatnya berharga.
Ini berarti bahwa jika catatan Anda ada di mana-mana atau benar-benar berantakan, Anda mungkin tidak akan mengambilnya sama sekali. Berikut adalah beberapa cara terbaik untuk membuat catatan Anda teratur dan membuat waktu yang Anda habiskan bersama mereka benar-benar berharga untuk memajukan karier Anda.
Selalu Simpan Catatan Anda di Tempat yang Sama
Cara termudah untuk mengatur catatan Anda adalah dengan menyimpannya di satu tempat. Tidak perlu lagi mengetik beberapa hal di Google doc dan menyimpan setumpuk catatan tempel di meja Anda. Meskipun ada banyak opsi untuk ini, kertas sangat ideal sehingga Anda tidak menjaga layar di antara Anda dan orang yang Anda temui. Plus, sebenarnya menulis sesuatu dengan tangan Anda membantu dengan retensi.
Jadi, berinvestasilah dalam buku catatan - notebook yang Anda sukai, yang akan Anda bawa ke mana-mana, dan yang memiliki fleksibilitas yang Anda perlukan untuk banyak situasi yang perlu Anda perhatikan.
Simpan Format yang Sama
Di atas, kami membahas tiga gaya pencatatan teratas yang bekerja dengan baik untuk pengaturan profesional. Temukan gaya yang sesuai untuk Anda dan tetap menggunakannya; ini akan membuat membaca catatan Anda lebih mudah nantinya.
Gaya apa pun yang Anda pilih, tulis informasi penting di bagian atas setiap halaman - tanggal, peserta rapat, dan topik rapat di setiap halaman catatan yang terkait dengan pertemuan itu - sehingga mudah dilacak.
Buat Janji Mingguan untuk Membahas Catatan Anda
Sulit untuk menemukan waktu untuk meninjau kembali catatan Anda, bahkan jika Anda mau, dengan aliran konstan dari hal-hal yang menuntut perhatian Anda dan merupakan prioritas yang lebih tinggi setiap minggu. Jadi atur rapat berulang pada kalender Anda untuk memeriksa catatan Anda seminggu sekali. Bahkan 15 menit adalah waktu yang cukup untuk melihat apa yang Anda rekam.
Saat Anda memeriksa catatan Anda, tuliskan semua pertanyaan yang Anda miliki atau masalah terbuka yang masih perlu diselesaikan. Ini juga saat yang tepat untuk mempersiapkan rapat yang akan Anda lakukan. Tuliskan pertanyaan yang ingin Anda pastikan dijawab atau informasi penting yang menurut Anda harus ada.
Berapa banyak lagi yang bisa Anda capai jika Anda selalu memiliki jawaban yang tepat di ujung jari Anda? Konsistensi adalah kunci kesuksesan; semakin kecil, kebiasaan yang baik (seperti membuat catatan) yang dapat Anda kembangkan, semakin Anda dapat tumbuh setiap hari. Minggu ini, cobalah mencatat di setiap pertemuan dan lihat apakah lebih mudah memiliki ide-ide bagus dengan cepat atau menyelesaikan lebih banyak.
