Sebagian besar dari kita ada di sana: Anda memiliki delapan juta hal untuk diselesaikan, namun tampaknya tidak ada yang bisa dilakukan. Anda menyusun to-do list setelah to-do list, dan Anda merasa seperti Anda menambahkan lebih banyak item ke daftar daripada memeriksa. Apakah ini berarti Anda hanya buruk dalam manajemen waktu, atau itu sesuatu yang lain?
Berikut ini fakta yang menakutkan (tapi anehnya menghibur): 89% orang tidak menyelesaikan daftar tugas harian mereka secara rutin. Jadi, jangan khawatir, Anda tidak sendirian!
Alasan lain untuk tidak khawatir: Ada strategi sederhana yang dapat Anda terapkan untuk menyelesaikan lebih banyak dan membuat daftar tugas Anda lebih mudah dikelola. Berikut ini adalah kumpulan tips daftar pekerjaan terbaik kami - karena sudah waktunya untuk menjadi salah satu dari 11% yang benar-benar menyelesaikan apa yang ingin mereka lakukan.
1. Ambil Aturan 1-3-5 dengan Serius
Sepanjang hari, mudah untuk terjebak dalam semua hal kecil yang muncul. Tentu, Anda benar-benar ingin menyelesaikan laporan komite raksasa yang telah membebani Anda selama berminggu-minggu, tetapi Anda hanya perlu mengisi daftar tugas Anda dengan 17 hal lagi yang perlu perhatian segera.
Atau apakah mereka?
Di sinilah aturan 1-3-5 berguna: Dengan memetakan satu hal besar, tiga hal sedang, dan lima hal kecil yang ingin Anda selesaikan hari itu (dan, ya, itu umumnya jumlah tugas yang dapat Anda lakukan dengan wajar Selesaikan dalam sehari), Anda akan langsung tahu di mana letak prioritas Anda (dan apa yang bisa menunggu). Dan jika memprioritaskan sebenarnya adalah masalah terbesar Anda dalam hal produktivitas, ini akan membantu Anda menjadi lebih baik.
Jika Anda bekerja di pekerjaan di mana hal-hal yang benar-benar muncul dan perlu ditangani secepatnya, biarkan satu media Anda dan satu atau dua slot kecil Anda terbuka setiap hari untuk mengisi dengan kebutuhan mendesak yang paling penting.
Untuk menjadikan ini lebih mudah, kami telah membuat spreadsheet yang sangat sederhana (dan cantik) bagi Anda untuk memetakan item 1-3-5 Anda, yang dapat Anda unduh di sini.
2. Gunakan Metode Eisenhower
Alex Honeysett melakukan perincian besar-besaran terhadap Metode Eisenhower, tetapi intinya adalah Anda harus mulai memahami dua hal tentang masing-masing to-dos Anda: Seberapa pentingkah itu, dan seberapa mendesaknya? Pelajaran besar di sini adalah bahwa yang penting tidak selalu mendesak, dan sebaliknya.
Gagasan memprioritaskan tugas dapat menjadi sesuatu yang membingungkan (terutama jika Anda tidak tahu di mana prioritas Anda berada), sehingga sistem ini menciptakan kisi yang sangat sederhana untuk dijadikan dasar daftar tugas. Cari hal-hal yang penting dan penting, dan lakukan yang pertama. Jangan habiskan waktu Anda untuk merisaukan hal-hal yang hanya tampak mendesak, dan blokir waktu tertentu dalam jadwal Anda untuk hal-hal yang penting tetapi tidak perlu dilakukan pada saat itu juga. Dan apa pun yang Anda tentukan tidak mendesak atau penting? Lakukan segala yang dapat Anda lakukan untuk mengeluarkannya dari daftar terlalu banyak yang harus dilakukan.
3. Berkomitmen untuk Hanya Melakukan Satu Daftar Pekerjaan
Seorang teman baik saya pernah mengeluh kepada saya tentang bagaimana dia tidak pernah bisa menyelesaikan pekerjaannya, dan begitu dia membuka komputernya, saya melihat alasannya: Dia memiliki sembilan produktivitas berbeda atau daftar pekerjaan yang harus dilakukan aplikasi berjalan secara bersamaan di desktopnya!
Banyak orang membuat kesalahan dengan berpikir bahwa istilah "semakin meriah" berlaku untuk aplikasi (terutama yang produktivitas), tetapi bagi sebagian besar orang, tidak. Anda akan menghabiskan setengah hari Anda mengacaukan segalanya, dan tidak mungkin Anda bisa mempelajari seluk beluk setiap aplikasi.
Alih-alih, luangkan sedikit waktu untuk melihat opsi aplikasi produktivitas Anda (ini daftar yang bagus untuk Anda mulai) dan pilih hanya satu untuk berkomitmen. Unduh, baca fitur-fiturnya, dan komit sebulan penuh untuk hanya menggunakan aplikasi itu untuk kebutuhan daftar pekerjaan Anda. Anda akan terkejut melihat betapa banyak yang bisa Anda lakukan ketika Anda tidak gelisah dengan begitu banyak hal yang berbeda sepanjang waktu.
4. Jadilah Spesifik Tentang Apa Yang Harus Dilakukan Setiap Item Daftar
Anda seharusnya tidak memberikan jumlah yang sama untuk menyelesaikan laporan yang akan membuat Anda lima jam untuk menulis dan mengirim email yang hanya membutuhkan dua menit dari waktu Anda. Alih-alih, uraikan langkah-langkah yang harus dilakukan oleh setiap item daftar tugas hingga semuanya membutuhkan waktu dan upaya yang sama (satu pakar menyarankan agar setiap tugas tidak memakan waktu lebih dari 10 menit), dan anggap itu sebagai tugas mereka sendiri. Daftar item.
Dengan benar-benar memvisualisasikan berapa banyak pekerjaan yang akan dilakukan, lebih mudah untuk merencanakan sisa daftar tugas Anda dan jadwal harian Anda sesuai. Meskipun hanya mengatakan "menulis laporan komite" mungkin membuatnya tampak mudah, merencanakan enam langkah yang dilakukan dengan melakukan hal itu akan memungkinkan Anda untuk memblokir jumlah waktu yang tepat dan memindahkan item daftar tugas lainnya ke tanggal kemudian jika perlu. .
5. Buat Daftar "Selesai"
Saya punya teman yang menempel pada daftar kertas dan pena klasik, dan salah satu alasan dia sangat menyukainya adalah karena dia suka melihat barang-barang disilangkan di selembar kertas setelah hari yang panjang. Ada rasa pencapaian di sana yang tidak ada dengan banyak aplikasi daftar yang harus dilakukan.
Membuat daftar "Selesai" (lebih lanjut tentang itu di sini) tidak hanya memberi Anda perasaan pencapaian yang sama ketika Anda dapat melihat kembali semua yang Anda lakukan hari itu, tetapi jika Anda melihat daftar itu dan menyadari bahwa Anda benar-benar tidak mencapai apa-apa, itu juga panggilan bangun yang baik yang Anda butuhkan untuk memfokuskan kembali dan memikirkan kembali apa yang Anda lakukan sepanjang hari.
Ingatlah ketika mencoba trik produktivitas baru yang perlu waktu untuk disesuaikan, jadi jika segala sesuatu tampaknya tidak berhasil setelah satu hari, jangan menyerah. Berikan trik daftar tugas baru paling tidak sebulan. Anda akan menjadi mesin produktivitas dalam waktu singkat!
