LinkedIn merilis survei tahun lalu yang mengungkapkan bahwa daftar tugas profesional kami sangat membutuhkan perubahan. Ternyata, kita tidak begitu pandai “melakukan” hal-hal yang kita katakan harus kita lakukan sendiri. Faktanya, hampir 90% profesional mengakui bahwa mereka tidak dapat menyelesaikan semua tugas pada daftar tugas mereka pada akhir hari kerja rata-rata.
Jadi, jika Anda bosan menangani to-dos basi yang sama setiap hari, saatnya untuk mengubahnya. Berikut adalah lima trik untuk meningkatkan produktivitas Anda dan membantu diri Anda sendiri benar-benar membuatnya melalui daftar Anda.
1. Simpan Daftar Pekerjaan Tunggal Untuk Bekerja
Jujur saja: Jika Anda ingin mendapatkan tampilan lengkap dari semua yang harus Anda lakukan untuk bekerja sekarang, kemungkinan Anda tidak dapat menemukan semuanya dalam satu daftar. Sebagai gantinya, Anda memiliki beberapa post-it di sini, konsep tersimpan di email Anda di sana, perekat atau file teks di komputer Anda, dan mungkin satu atau dua aplikasi di ponsel Anda.
Dan sementara itu umumnya praktik yang baik untuk memisahkan pekerjaan dan bermain, memiliki satu tempat untuk tugas-tugas Anda yang berhubungan dengan pekerjaan adalah suatu keharusan. Jadi pilih metode pilihan Anda, dan mulai konsolidasi. Itu bisa di mana saja: daftar tulisan tangan di dalam perencana tepercaya Anda, dokumen yang Anda simpan di desktop, atau aplikasi di ponsel Anda .
Namun, pastikan bahwa Anda dapat menambahkan ke daftar Anda dari mana saja - yang berarti bahwa jika Anda menggunakan aplikasi desktop, Anda akan ingin mengatur sistem untuk menangkap data yang dikeluarkan dari komputer Anda, seperti tugas yang Anda dapatkan saat rapat. Saya pribadi suka menuliskan ini pada catatan tempel, dan kemudian menghapus atau membuangnya setelah saya memindahkannya ke daftar master.
2. Ikuti Aturan 1-3-5
Sekarang Anda memiliki daftar lengkap semua hal yang harus Anda lakukan untuk pekerjaan, Anda harus menetapkan daftar tugas yang harus dilakukan setiap hari. Pada hari tertentu, anggaplah Anda hanya dapat mencapai satu hal besar, tiga hal sedang, dan lima hal kecil. (Catatan: jika Anda menghabiskan banyak hari dalam rapat, Anda mungkin perlu sedikit merevisi ini.) Sebelum meninggalkan pekerjaan, luangkan beberapa menit untuk menentukan 1-3-5 untuk hari berikutnya, jadi Anda siap untuk memukul tanah berjalan di pagi hari. Jika posisi Anda adalah tempat di mana setiap hari membawa banyak tugas yang tidak terduga, coba biarkan satu tugas menengah dan dua kosong, sebagai persiapan untuk permintaan menit terakhir dari atasan Anda.
Ya, saya tahu mungkin sulit untuk mempersempit daftar to-dos Anda menjadi 1-3-5 - tetapi penting untuk memprioritaskan. Suka atau tidak, Anda hanya punya berjam-jam dalam sehari dan Anda hanya akan menyelesaikan beberapa hal. Memaksa diri Anda untuk memilih daftar 1-3-5 berarti hal-hal yang Anda lakukan akan menjadi hal-hal yang Anda pilih - alih-alih apa yang baru saja terjadi untuk dilakukan.
Merencanakan ke depan seperti ini juga berarti Anda akan dapat melakukan lebih banyak percakapan dengan manajer Anda ketika dia memberikan sesuatu yang baru pada Anda yang perlu segera dilakukan - serta alat untuk memprioritaskan kembali pekerjaan Anda yang lain. Misalnya, ketika presentasi kejutan jatuh di pangkuan Anda, cobalah: "Tentu, saya bisa menyampaikannya kepada Anda pukul 3 sore, tetapi laporan Q1 tidak akan siap sampai besok, karena saya telah dijadwalkan untuk mengerjakannya hari ini . "
Lihat Daftar Agenda 1-3-5 kami!
3. Selesaikan Satu Tugas Signifikan Sebelum Makan Siang (Jika Favorit Anda Paling Sedikit, Jika Mungkin)
Saya akui bahwa ini sulit bagi saya, tetapi berhasil. Ambil salah satu tugas besar atau sedang Anda dan kerjakan hal pertama di pagi hari, sebelum email bahkan jika Anda bisa. Tidak ada perasaan yang lebih baik daripada mengabaikan tugas yang sulit sebelum makan siang. Penulis Brian Tracy menyebut ini "makan kodok Anda, " diadaptasi dari kutipan Mark Twain yang terkenal: "Makan kodok hidup hal pertama di pagi hari dan tidak ada yang lebih buruk akan terjadi pada Anda sepanjang hari."
Rekan pendiri saya, Kathryn, sering mendefinisikan "kodok" -nya di malam hari untuk mempersiapkan hari berikutnya; dengan itu, dia siap untuk menangani mereka di pagi hari, dan itu membuatnya tidak mendorong tugas yang kurang menyenangkan selama berhari-hari.
4. Gunakan Kalender Anda sebagai daftar yang harus dilakukan
Jika Anda menemukan bahwa Anda selalu melebih-lebihkan seberapa banyak yang dapat Anda lakukan dalam sehari, pendekatan yang efektif adalah dengan meletakkan to-dos Anda di kalender Anda, seperti halnya rapat. Daripada menjabarkan to-dos harian Anda ke daftar, jadwalkan mereka, sisakan cukup waktu masing-masing. Mengirim informasi konfirmasi W2 Anda ke HR mungkin membutuhkan waktu 15 menit, sambil menyiapkan strategi Q1 untuk tim Anda mungkin memerlukan beberapa jam. Yang penting harus realistis.
Ketika Anda mencoba pendekatan ini, juga pastikan Anda memblokir waktu di kalender Anda untuk mengejar email, brainstorming, atau tugas-tugas penting yang berorientasi tetapi tidak bisa disampaikan. Misalnya, cobalah memblokir satu jam di pagi hari dan satu jam di sore hari untuk mengerjakan kotak masuk Anda - dan kemudian jangan menghabiskan waktu di antara mencoba menangani email pada saat mereka masuk, ketika Anda benar-benar berencana untuk bekerja pada sesuatu yang lain.
5. Kurangi Rapat untuk Meningkatkan Waktu Produktif
Akhirnya, jika Anda benar-benar tidak dapat menyelesaikan apa yang menurut Anda harus dapat Anda lakukan dalam sehari, terlepas dari semua saran di atas - pertimbangkan apakah Anda mungkin menderita pertemuan-itu.
Seperti dikatakan oleh ekonom John Kenneth Galbraith, "rapat sangat diperlukan ketika Anda tidak ingin melakukan apa pun." Bahkan, beberapa survei yang dilakukan pada subjek mencapai kesimpulan yang sama bahwa di suatu tempat antara seperempat dan setengah dari waktu yang dihabiskan dalam rapat adalah sia-sia, belum lagi, Anda tidak bisa menyelesaikan tugas Anda saat Anda duduk turun berbicara dengan orang lain.
Solusinya: Batasi rapat Anda. Sebelum menjadwalkan rapat, pikirkan apakah ini dapat diselesaikan dengan email atau panggilan telepon terlebih dahulu, atau dengan mampir ke kantor seseorang selama beberapa menit. Jika pertemuan diperlukan, buat daftar item agenda utama untuk menentukan peserta yang diperlukan dan waktu tersingkat yang dapat Anda jadwalkan. Dan ya, tidak apa-apa untuk menjadwalkan pertemuan 20 menit, tidak perlu dibulatkan menjadi 30! Jika Anda harus mengadakan pertemuan, cobalah untuk mengelompokkannya bersama-sama untuk meninggalkan periode waktu yang tidak terganggu selama hari Anda agar pekerjaan yang sebenarnya dapat diselesaikan.
Ya, reorganisasi dan perencanaan ke depan sama-sama investasi di muka - tetapi pikirkan betapa bahagianya Anda ketika Anda benar-benar mendapatkan daftar pekerjaan sehari-hari yang dikesampingkan. Jadi aturlah diri Anda, dapatkan semua yang harus Anda lakukan di satu tempat, kurangi gangguan Anda, dan mulailah menaklukkan daftar (ukuran satu hari) itu!
