Dari pena hingga makanan ringan hingga gosip kantor - ketika Anda duduk lima kaki jauhnya dari rekan kerja Anda, berbagi semuanya adalah mudah. Namun, untuk membahas detail akhir presentasi yang akan Anda berikan bersama dalam 30 menit, Anda mengiriminya email? Ada yang salah dengan gambar ini.
Email, panggilan konferensi, kalender online, dan aplikasi obrolan membantu kami tetap terhubung dan berada di jalur ketika kami berjauhan. Alat ini, bagaimanapun, hanya seefektif tangan yang memegangnya. Mengetahui kapan harus menggunakan masing-masing aplikasi yang Anda inginkan dan bagaimana cara memanfaatkannya sering kali membuat perbedaan antara jam yang terbuang dan produk yang dikirim.
Di Blinkist, kami berupaya membuat membaca dan belajar menjadi lebih efisien, sehingga perampingan ada dalam DNA kami. Ketika kami memperhatikan bahwa komunikasi semakin tidak efisien bahkan dalam tim kecil kami, kami mulai mencari tahu apa yang terjadi yang membuat kami tidak melakukan yang terbaik. Kami menemukan bahwa dengan mengoptimalkan cara kami menggunakan alat sehari-hari, kami bisa menyelesaikan lebih banyak hal.
Di bawah, kami mengidentifikasi empat alat umum yang mungkin Anda salah gunakan, dan bagaimana Anda dapat memperbaiki formulir Anda.
1. Email
The Fumble
Semudah email, ada banyak cara untuk membuatnya salah: menggunakan email sebagai wahana untuk debat panjang dan untuk jawaban satu kata yang dapat di-nix atau disampaikan secara langsung, sebagai permulaan. Dan sama menggodanya dengan menggunakan rantai email Anda sebagai tempat untuk argumentasi yang luas dengan dokumentasi, email bukanlah tempat untuk diskusi kritis seputar detail proyek. Apa yang Anda lakukan dalam setiap contoh ini adalah menambah kerumitan dan waktu jeda untuk kegiatan Anda dan orang-orang penerima Anda.
Cara Mengatasinya
Untuk tugas-tugas penting atau mendesak, bertemu langsung sehingga Anda dapat mengatasi masalah secara langsung dan mendapatkan jawaban lebih cepat. Dengan melakukannya secara langsung, Anda tidak hanya melindungi waktu Anda sendiri, Anda juga membantu rekan kerja Anda. Jika semua orang tahu bahwa berita penting tidak pernah tiba melalui email, tidak ada alasan untuk menyegarkan kotak masuk secara konstan, dan orang-orang dapat fokus untuk menyelesaikan sesuatu.
Pikirkan email sebagai cara Anda memulai diskusi atau menetapkan agenda, jadi ketika Anda duduk bersama tim untuk mewujudkan keajaiban, itu bisa.
2. Panggilan Konferensi
The Fumble
Panggilan konferensi itu indah - Anda bisa melakukannya kapan saja, di mana saja - tetapi karena mereka bisa terasa lebih biasa daripada pertemuan langsung, mereka juga dapat menyebabkan masalah efisiensi.
Pertama, karena mereka merasa informal, mudah bagi terlalu banyak orang untuk mendapatkan tali. Hasilnya adalah bahwa alih-alih hanya dapat menghadiri pekerjaan kritis yang dapat mereka lakukan, tim Anda terjebak dalam pertemuan kegunaan yang meragukan.
Kedua, mudah untuk mengabaikan itu, meskipun mereka mungkin tampak lebih kasual, mereka bisa sangat melelahkan secara mental. Panggilan konferensi membutuhkan persiapan dan pendengaran yang intensif, yang membutuhkan fokus harian Anda. Jadwalkan satu terlalu dini di pagi hari, dan itu bisa menguras fokus Anda untuk hari itu. Masukkan setelah jam kerja, dan Anda akan berhadapan dengan hari yang ditentukan dengan mengantisipasi sesi kerja malam hari Anda.
Cara Mengatasinya
Pertama, perlu diingat bahwa tidak semua orang harus diundang. Sebagai gantinya, libatkan orang-orang yang diberi tahu tentang proyek dan merupakan kontributor penting. Mintalah satu orang dalam rapat membuat catatan dan berbagi dengan anggota tim lainnya sehingga yang lain dapat fokus pada pekerjaan.
Dan ingat untuk memilih waktu panggilan Anda dengan bijak. Jika memungkinkan, jangan menjadwalkan panggilan konferensi di pagi hari atau larut malam. Dengan menemukan waktu di antaranya, Anda akan menjaga fokus Anda.
3. Mengobrol
The Fumble
Obrolan antar-kantor, terutama untuk perusahaan yang berlokasi di lebih dari satu lantai atau di lokasi yang berbeda, adalah pengganti yang sangat berguna untuk tatap muka: Ini terjadi secara real-time, memungkinkan transfer file instan, dan memfasilitasi spontanitas. Tetapi seperti halnya panggilan konferensi, keutamaan obrolan juga merupakan kekurangannya.
Masalah utama dengan obrolan kantor adalah bahwa orang merasa lebih bebas untuk menulis pertanyaan spontan karena itu tidak mengganggu secara teknis - penerima masih dapat memilih untuk merespons atau tidak. Masalahnya, kita adalah makhluk reaktif, dan kita merasa bahwa kita perlu menghentikan apa yang kita lakukan dan hadir untuk orang-orang yang mem-ping kita. Meskipun niat Anda untuk berkomunikasi melalui obrolan adalah untuk tidak mengganggu, Anda memiliki sedikit kendali atas apakah pekerjaan kolega Anda terganggu. Jika dia melihat pemberitahuan pesan, kemungkinan dia akan melihatnya. Bahkan jika dia tidak langsung menjawab, sebagian dari fokusnya sekarang akan dialihkan oleh komentar atau pertanyaan Anda.
Cara Mengatasinya
Secara umum, obrolan seharusnya hanya digunakan untuk pertanyaan cepat yang membuat Anda tidak bergerak maju dengan pekerjaan Anda, atau mengatur waktu dengan rekan kerja untuk berbicara melalui masalah yang lebih besar. Ada lagi, masukkan email sehingga Anda tidak mengganggu kolega Anda.
Dan jika Anda menerima terlalu banyak obrolan? Matikan pemberitahuan sama seperti yang Anda lakukan untuk email. Banyak layanan obrolan juga memungkinkan pengguna untuk pergi "tidak terlihat, " yang merupakan cara yang bagus untuk tetap terlibat (terutama jika Anda bagian dari obrolan grup yang terus diperbarui) tanpa merasa wajib untuk merespons.
4. Kalender
The Fumble
Penyalahgunaan # 1 yang dilakukan orang dengan kalender mereka memperlakukan mereka seperti daftar hal yang harus dilakukan. Jika Anda melihat kalender Anda dan melihat sesuatu yang menyerupai, "ambil susu" atau "jadwalkan potong rambut, " sekarang saatnya untuk memikirkan kembali bagaimana Anda menggunakannya.
Penyalahgunaan kalender lainnya gagal menggunakannya untuk melindungi waktu Anda, bukan hanya mengaturnya. Ketika Anda didekati dengan proposal untuk proyek baru dan kalender Anda memberi tahu Anda bahwa Anda dapat menyesuaikannya, ingat bahwa itu tidak selalu berarti Anda harus melakukannya. Penting untuk melihat dulu tujuan dan nilai Anda.
Cara Mengatasinya
Bertujuan untuk menjaga kalender Anda sebagai ruang sakral untuk rapat dan acara yang terikat pada tanggal dan waktu tertentu atau melibatkan orang lain selain Anda saja. Anda dapat mulai mengubah praktik kalender Anda dengan daftar tugas yang harus dilakukan untuk tugas-tugas seperti memanggil dokter Anda atau mengambil bunga. Menyingkirkan tugas-tugas kecil sangat memuaskan, dan dengan menempatkannya dalam daftar yang dapat dikelola, mereka akan mengambil karakter yang berbeda - yang memungkinkan Anda untuk melihatnya sebagai cocok di antara peristiwa-peristiwa penting daripada menjadi peristiwa bagi diri mereka sendiri.
Dan jangan lupa untuk selalu menyelaraskan peluang baru dengan peran dan tujuan Anda. Apa pun yang tidak cocok di sini dan sekarang atau dengan keinginan Anda - untuk masa depan tidak termasuk dalam map (atau pada kalender Anda).
Dengan hanya beberapa penyesuaian sederhana, Anda dapat menggunakan alat yang Anda inginkan untuk menyelesaikan lebih banyak. Bagikan kiat ini di kantor, dan seluruh tempat kerja Anda akan jauh lebih efisien sebelum Anda menyadarinya!
