Mari saya mulai dengan mengatakan bahwa, ya, ada beberapa jam dalam sehari. Daftar tugas Anda tidak pernah kosong, Anda tidak akan pulang secepat yang Anda inginkan, dan Anda tidak merasa seperti Anda menyelesaikan semua yang ingin Anda lakukan.
Karena saya tidak bisa secara ajaib memberi Anda lebih banyak waktu dalam sehari (meskipun saya cukup yakin itu akan menjadi kekuatan super terbaik yang pernah ada), izinkan saya berbagi dengan Anda rahasia untuk menyelesaikan lebih banyak pada waktu yang Anda miliki: secara agresif menjaga jadwal Anda.
Dengan ini, saya tidak bermaksud tidak melakukan pertemuan (walaupun saya percaya bahwa lebih sedikit lebih baik), saya maksudkan mengelola keseimbangan dan urutan peristiwa dalam hari Anda untuk memberi Anda produktivitas maksimum. Ini adalah salah satu hal paling ampuh yang dapat Anda lakukan untuk diri Anda sendiri - bahkan, rasanya seperti menambah waktu untuk hari Anda.
Berikut adalah dua langkah sederhana untuk memulai:
Langkah 1: Bayangkan Minggu Ideal Anda
Pertama, duduk dan jawab sebentar pertanyaan-pertanyaan berikut:
- Berapa jam kerja Anda pada hari dan minggu rata-rata?
- Apa pertemuan berdiri Anda - atau hal-hal yang harus dilakukan pada tanggal dan waktu tertentu?
- Pada jam berapa Anda paling produktif? (mis., Apakah Anda mendapatkan banyak pekerjaan di pagi hari, lalu menikmati istirahat setelah makan siang?)
- Apakah ada hari dalam seminggu yang lebih atau kurang produktif untuk Anda? (Kasus Senin, ada orang?)
- Apakah berbagai jenis pekerjaan lebih baik diselesaikan pada hari atau waktu yang berbeda? (Rekan pendiri saya Kathryn bercanda bahwa mengirim email penjualan Jumat sore adalah lubang hitam, jadi dia melakukan berbagai jenis pekerjaan saat itu.)
Setelah Anda menjawab pertanyaan-pertanyaan ini, mundur selangkah dan lihat bagaimana jadwal Anda, rapat, tugas sehari-hari, dan tingkat produktivitas semua akan cocok menjadi satu minggu kerja yang sempurna.
Kemudian, gunakan kalender kosong untuk benar-benar merencanakan jadwal itu. Sertakan blok waktu yang paling baik untuk pekerjaan terfokus (idealnya potongan waktu ketika Anda merasa sangat produktif), blok yang terbaik untuk rapat (rekan kerja saya Adrian suka menjadwalkannya di sore hari - mereka memberi energi padanya ketika dia sebaliknya merasa mengantuk), dan, tentu saja, menghalangi untuk menjawab email.
Langkah 2: Membalikkan Kalender Kalender Anda (Dengan Membuat Orang Lain Sesuai Jadwal Anda)
Sekarang, banyak hal muncul, dan Anda mungkin tidak dapat memenuhi jadwal ini setiap minggu. Tetapi Anda bisa dan harus menjaganya seperti naga bernapas api (ramah) -terutama waktu Anda untuk menyelesaikan pekerjaan yang terfokus. Saya katakan, memiliki beberapa blok tanpa gangguan di mana Anda benar-benar dapat bekerja sangat berharga dalam memeras lebih banyak waktu di hari Anda.
Perlakukan periode-periode kerja itu seperti pertemuan lainnya di kalender Anda. Ketika seseorang bertanya kepada Anda apakah Anda bebas, maka Anda tidak (kecuali Anda dapat menjadwal ulang waktu itu untuk hari atau minggu berikutnya). Jika orang-orang di perusahaan Anda dapat melihat waktu bebas atau dipesan pada kalender Anda, Anda bahkan dapat menggunakan waktu kerja Anda untuk menghindari diambilnya dari Anda.
Cara hebat lain untuk menjaga waktu Anda adalah untuk memimpin dalam menjadwalkan pertemuan. Sekarang, saya tidak mengatakan untuk mengambil alih dari orang lain jika Anda bukan orang yang biasanya mengkoordinasikan penjadwalan - itu akan membutuhkan lebih banyak pekerjaan, dan itu jelas bukan langkah ke arah yang benar!
Yang saya maksudkan adalah, beri tahu orang-orang kapan waktunya untuk Anda sesegera mungkin secara manusiawi - dan idealnya, sebelum orang lain membuang waktu. Jika Anda ingin mengadakan pertemuan di sore hari atau pada hari tertentu, buanglah “Kapan saja setelah jam 3 sore” atau “Jumat sangat terbuka.” Dengan begitu, opsi akan ditambatkan dalam saran Anda, bukan pada saat Anda ingin menyimpannya untuk dirimu sendiri.
Anda tidak akan pernah bisa menambah waktu hari ini, tetapi Anda bisa pintar tentang jam yang Anda miliki. Dan dengan memaksimalkan waktu produktif Anda (dan waktu tidak terlalu produktif Anda, Anda akan segera menemukan bahwa Anda bisa menyelesaikan lebih banyak.
