Pernah berjalan keluar dari rapat berpikir, "wow, kami tidak ke mana-mana ?"
Menyatukan kelompok sering kali bisa menjadi cara paling efisien untuk bergerak maju dalam mengambil keputusan atau rencana besar. Tapi itu hanya berfungsi jika pertemuan diatur dengan benar.
Jadi, ketika giliran Anda untuk memimpin, gunakan lima langkah ini untuk mengatur pertemuan Anda agar berhasil - bahkan sebelum Anda berjalan di depan pintu.
1. Undang Orang yang Tepat
Tidak ada yang bisa menghalangi rapat seperti memiliki orang yang salah di ruangan itu. Jika tujuan Anda adalah membuat kelompok membuat keputusan pada akhir pertemuan, pastikan setiap orang yang memiliki kepentingan besar atau hak veto atas keputusan itu ada di meja. Membahas strategi penjualan baru untuk suatu produk? Anda mungkin ingin pemimpin penjualan dan manajer produk ada di sana, atau tidak ada yang akan diputuskan.
Di sisi lain, memiliki terlalu banyak orang "ekstra" -atau orang yang secara signifikan lebih senior atau lebih junior daripada orang lain di ruangan itu - dapat membuang dinamika. Jika Anda tidak membutuhkan kepala humas untuk melakukan perubahan manufaktur, maka jangan undang dia. Jika semua orang diintimidasi oleh CFO, biarkan dia keluar dari pertemuan brainstorming awal.
2. Pikirkan tentang memberi pekerjaan rumah
Apakah Anda ingin orang-orang mulai dari yang bersih, atau akankah bermanfaat bagi semua orang untuk masuk ke pertemuan dengan beberapa informasi latar belakang? Jika Anda mempresentasikan rencana yang ingin Anda masukan, kirimkan malam sebelumnya (bukan jam sebelumnya), sehingga kemungkinan setidaknya beberapa peserta akan memiliki waktu untuk melihatnya dan mencernanya.
Dan jika Anda ingin orang-orang membawa ide-ide ke pertemuan - beri tahu mereka.
3. Tetapkan agenda
Jika Anda mengatur rapat, Anda perlu mengatur agenda. Jika Anda memulai pertemuan dengan mengatakan, “Kami di sini untuk membahas strategi media sosial kami. Siapa yang punya ide? ”- yah, Anda meminta kekacauan.
Alih-alih, bagikan - atau tulis di papan tulis atau flip chart - topik yang Anda rencanakan untuk didiskusikan kelompok, dalam urutan yang ingin Anda liput. Misalnya, agenda Anda mungkin:
Ketika semua orang tahu rencananya, mereka lebih cenderung untuk tetap pada topik. Plus, agenda memberi Anda struktur untuk mundur: jika diskusi keluar dari topik atau warung, Anda dapat mengingatkan semua orang di ruangan tentang apa yang seharusnya Anda diskusikan.
4. Beri tahu orang-orang tentang tujuannya
Tujuannya tidak sama dengan agenda. Agenda adalah apa yang akan Anda bicarakan. Tujuan adalah apa yang ingin Anda capai, atau tujuan untuk pertemuan: keputusan yang perlu dibuat di meja, langkah selanjutnya yang perlu disepakati.
Misalnya, tujuan untuk pertemuan hipotetis di atas mungkin:
5. Tidak ada kejutan: "Pra-jual" ide-ide besar Anda
Jika Anda mengajukan rencana besar atau rekomendasi, selalu menguntungkan Anda untuk mengetahui bagaimana orang-orang di ruangan itu akan bereaksi. Siapa yang mungkin mendukung Anda? Siapa yang akan menantang Anda, dan keberatan apa yang mungkin mereka ajukan?
Sebelum pertemuan, identifikasi orang-orang penting yang pendapatnya penting, dan bagikan rencana atau rekomendasi Anda dengan mereka satu lawan satu. Minta masukan. “Jual” idemu sebelum rapat besar. Catat segala keprihatinan yang mereka ajukan, dan sesuaikan cara Anda menyajikan rencana Anda untuk mengatasi masalah tersebut.
VP Keuangan berpendapat bahwa rencana peluncuran Anda akan menelan biaya terlalu banyak? Pastikan Anda menyiapkan taksiran anggaran, dan cari tahu biaya peluncuran lainnya sehingga Anda dapat menempatkan anggaran yang diusulkan dalam perspektif. Dengan begitu, percakapan tidak akan terhenti ketika dia mengatakan rencanamu "terdengar mahal."
Di sisi lain, jika semua orang menyukai komponen media sosial dari rencana Anda - hebat. Jangan buang waktu 20 menit untuk membenarkan mengapa media sosial itu penting, langsung saja masuk ke perincian rencana Anda yang sebenarnya, atau fokuskan perhatian kelompok pada bidang-bidang lain di mana Anda memang harus mengambil keputusan.
Jika Anda mengatur diri Anda lebih awal, mengumpulkan kelompok yang tepat, dan menghindari kejutan, Anda akan mengatur diri untuk memanfaatkan waktu bersama kelompok. Plus, Anda pasti akan mengesankan semua orang di ruangan ini dengan kesiapan Anda dan mendapatkan kesempatan untuk bersinar sebagai seorang pemimpin.
