Ketika saya memikirkan pembersihan musim semi, saya memikirkan lemari pakaian saya - dan seberapa banyak saya benar-benar harus melewatinya: untuk membersihkan barang-barang yang tidak saya kenakan sepanjang musim, temukan yang baik, di luar jalur cari benda-benda yang tidak terlalu sering saya pakai, dan atur sisanya menjadi beberapa sistem yang masuk akal.
Tetapi saya akan jujur: Jika saya ingin menangani area hidup saya yang merupakan kekacauan terbesar, saya harus benar-benar membersihkan email saya.
Terdengar akrab? Saya kira juga begitu. Jadi, tahun ini, saya telah memberikan beberapa tips untuk membersihkan lemari Anda - dan bagaimana menerapkannya ke kotak masuk Anda.
1. Bersihkan Apa yang ada di Belakang
Ketika datang ke email, yang lebih baru selalu mendapatkan perhatian. Jadi, jika Anda ingin membersihkan, tempat terbaik untuk memulai adalah dengan pesan tertua Anda yang belum dibaca. Bahkan jika Anda hanya menjawab tiga email tertua, Anda akan merasa seperti Anda telah membuat kemajuan, karena mereka adalah orang-orang yang telah mengumpulkan debu (dan benar-benar perlu dibalas atau diarsipkan).
2. Declutter, dan Membuang Beberapa Hal Keluar
Sama seperti dengan lemari pakaian Anda, Anda akan lebih bahagia dengan kotak masuk Anda jika hanya menampung apa yang Anda butuhkan. Faktanya, penelitian menunjukkan bahwa mengurangi jumlah email harian yang Anda dapatkan akan berdampak nyata pada manajemen waktu dan tingkat stres Anda.
Jadi, gunakan minggu-minggu pertama musim semi ini sebagai alasan untuk menjernihkan apa yang tidak lagi Anda butuhkan. Nawala yang tidak pernah benar-benar Anda baca, pemberitahuan dari situs media sosial yang bahkan tidak Anda lihat, milis yang tidak membantu Anda lagi - semua ini adalah permainan yang adil.
Tidak yakin bagaimana cara mulai mengidentifikasi inbox-clutterers ini? Coba ini:
- Cari "berhenti berlangganan" ke buletin permukaan yang bisa Anda pilih.
- Lihatlah tempat sampah Anda untuk setiap email yang masih belum dibaca. Jika Anda menghapusnya tanpa melihatnya - kemungkinan besar Anda tidak membutuhkannya sejak awal.
- Cari “from: no-reply” untuk menemukan email otomatis dari perusahaan (saya lebih suka email dari orang sungguhan).
Saat Anda menjalani setiap langkah, berhenti berlangganan dari semua yang sebenarnya tidak Anda baca atau butuhkan.
3. Tidak Dibutuhkan Setiap Hari? Letakkan di tempat lain
Setelah Anda memutuskan nawala dan panel mana yang Anda ingin tetap pakai, pertimbangkan untuk membuat folder tertentu (atau, apa yang saya sebut "kotak masuk bertema") di mana email yang tidak penting masuk secara otomatis - alih-alih muncul di kotak masuk Anda.
Dengan memfilter email-email tersebut berdasarkan jenis dan membuatnya mudah diakses tanpa harus berada di depan Anda setiap saat, Anda mengambil kendali kembali: Anda akan melihat penawaran di Fab.com dan gaya-gaya baru di Banana Republic saat Anda pilih, bukan saat mereka memutuskan untuk masuk ke kotak masuk Anda. Anda akan melihat pengikut Twitter baru ketika Anda memutuskan sudah waktunya untuk istirahat media sosial Anda. Anda mendapatkan idenya.
Sebelum memulai dengan filter, tentukan tema Anda. Ketika melihat kotak masuk saya untuk pelanggar yang membuang-buang waktu, saya memutuskan tiga besar adalah: panel, media sosial, dan buletin. Buat label baru untuk masing-masing label ini.
Kiat pro: Mulai label dengan tanda bintang untuk membawanya ke bagian atas label Anda, memastikan Anda tidak lupa untuk memeriksanya (misalnya, "* Media sosial" dan bukan "Media Sosial").
Kemudian, atur filter Anda agar email yang relevan langsung lewati ke "kotak masuk bertema" Anda. Langkah-langkah Gmail untuk menyiapkan filter adalah:
- Klik panah bawah di kotak pencarian Anda. Jendela yang memungkinkan Anda menentukan kriteria pencarian Anda akan muncul.
- Masukkan kriteria pencarian Anda. Jika Anda ingin memeriksa apakah pencarian Anda berfungsi dengan baik, klik tombol pencarian.
- Klik "Buat filter" di bagian bawah jendela pencarian.
- Pilih tindakan yang ingin dilakukan filter. Dalam hal ini, pastikan untuk memilih "Lewati Kotak Masuk (Arsipkan)" dan "Terapkan label:" saat Anda membuat filter.
- Klik tombol "Buat filter".
Sekarang, semua email dari [email protected] langsung masuk ke kotak masuk bertema "* Newsletter" untuk memeriksa ketika saya dalam mode belanja online. Saya sarankan mengatur pengaturan kotak masuk bertema Anda untuk "Tampilkan jika Belum Dibaca" untuk benar-benar mendapat manfaat dari strategi "tidak terlihat, keluar dari pikiran". Dan sementara petunjuk di atas berlaku khusus untuk Gmail, banyak sistem email lainnya menawarkan fungsi pelabelan dan penyortiran yang serupa.
Merombak kotak masuk Anda membutuhkan waktu, tetapi saya berjanji, itu sangat berharga. Seperti halnya lemari yang bersih membantu Anda menemukan hal-hal yang sebenarnya Anda cari, kotak masuk yang terorganisir akan memastikan Anda menghabiskan waktu dan energi untuk surel yang benar-benar perlu Anda baca.
Selamat membersihkan musim semi!
: Spring Clean Your Cubicle!
