Kadang-kadang, saya akan menerima salah satu email yang membuat saya berkata: "Hah?" Wajah saya berubah menjadi ekspresi kebingungan besar, dan saya tidak yakin harus menjawab apa. Saya dapat mengatakan dari panjang atau isi email bahwa respons diperlukan, tetapi sesuatu tentang pesan tersebut telah membuat permulaan tanggapan tentang hal itu sangat memusingkan.
Untuk hari-hari di mana Anda dihadapkan dengan teka-teki yang serupa, inilah saran saya: Jangan menggunakan surel yang tidak masuk akal, dan sebaliknya melemparkannya kembali ke pengadilan orang lain.
Untuk membantu Anda, saya telah menyusun tanggapan yang saya sarankan untuk empat jenis email membingungkan yang paling umum saya terima.
1. The Rambling Non-Ask
Jenis email ini adalah pelaku terburuk. Biasanya cukup panjang, dengan banyak detail, email non-bertanya yang bertele-tele sering tidak terstruktur - dan tidak jelas apa yang sebenarnya diinginkan pengirim. Anda membacanya kembali (kemudian membacanya lagi setelah Anda minum kopi), dan menyadari bahwa itu bukan otak fuzzy Anda - itu adalah komunikasi yang sangat kabur.
Tanggapanmu
3. Daftar Binatu
Jenis email ini sering menyertakan daftar poin-poin gila, item tindakan, pertanyaan, dan komentar - dan akan membutuhkan banyak waktu tidak hanya untuk melewatinya, tetapi juga untuk menjawab. Pendekatan Anda harus sedikit berbeda, tergantung pada apakah pengirim memiliki wewenang untuk menugaskan Anda bekerja atau tidak, tetapi bagaimanapun, minta dia untuk memprioritaskan dan membagi pekerjaan.
Tanggapan Anda (jika Seseorang Yang Dapat Menugaskan Anda Bekerja)
Tanggapan Anda (jika Seseorang Yang Seharusnya Tidak Menugaskan Anda Bekerja)
4. Email Dingin untuk Saran
Jenis email ini adalah salah satu yang Anda sering ingin jawab, karena Anda ingin membantu orang lain yang meminta bantuan, tetapi beberapa orang lebih baik dalam meminta nasihat daripada yang lain. Ketika orang asing yang dekat dengan Anda mengirim email untuk meminta sesuatu yang samar-samar atau, lebih buruk, untuk menjawab lebih banyak pertanyaan daripada aplikasi perguruan tinggi, pertimbangkan untuk meminta dia untuk membingkai ulang permintaan itu.
Tanggapanmu
Singkatnya, jangan membuat ketidakmampuan orang lain untuk mengomunikasikan kebutuhannya dengan jelas membiarkan lebih banyak pekerjaan (atau stres) jatuh di atas piring Anda. Dengan sedikit kemahiran, Anda dapat memindahkan beban pemahaman dan memprioritaskan email kembali ke pengadilan pengirim, mengurangi waktu respons dan menghemat banyak sakit kepala dalam prosesnya!
