Seberapa sering Anda gagal melewati daftar tugas?
Dan tidak, termasuk "Tulis daftar hal yang harus dilakukan" hanya untuk memberi diri Anda sesuatu untuk dicoret segera tidak dihitung sebagai kemenangan.
Tentu saja, itu tidak selalu salah Anda - setiap latihan kebakaran yang muncul terus membuat daftar Anda semakin lama.
“Kami terlalu sibuk menjalani hidup kami, berusaha menjaga bola di udara dan kepala kami di atas air, : Apakah ada cara yang lebih baik untuk melakukan ini?” Kata Maura Thomas, pendiri RegainYourTime.com dan penulis Personal Rahasia Produktivitas .
Ternyata, ada - jika Anda mendapat tip dari Dwight D. Eisenhower.
Dipopulerkan oleh Stephen Covey, tetapi berdasarkan pada prinsip-prinsip produktivitas dari mantan presiden, Eisenhower Matrix membantu Anda mengkategorikan to-dos Anda berdasarkan tingkat kepentingan dan urgensi mereka sehingga Anda dapat memutuskan ke mana harus memfokuskan energi Anda.
Dengan memilah tugas-tugas Anda ke dalam salah satu dari empat kategori yang jelas, Eisenhower Matrix memaksa Anda untuk mengevaluasi apa yang benar-benar layak untuk waktu Anda - dan apa yang dapat didelegasikan atau bahkan di-nix secara bersamaan.
Di bawah, kami menawarkan contoh jenis kegiatan yang termasuk dalam setiap kategori. Lihat bagaimana Anda akan membagi daftar tugas Anda; kemudian ikuti saran Thomas tentang cara mengatasi setiap jenis sehingga Anda dapat menyelesaikan lebih banyak dalam waktu yang lebih singkat.
Kategori # 1: Penting dan Mendesak
Asisten Anda memberi tahu dia - dan hari terakhirnya adalah besok. Permintaan klien terburu-buru melemparkan kunci pas dalam proyek yang berjalan lancar. Tugas-tugas ini dianggap sebagai krisis atau memiliki tenggat waktu kritis yang harus Anda penuhi.
Cara Mengatasi Mereka
Karena Anda tidak dapat memprediksi kapan krisis akan muncul, anggaplah krisis itu terjadi dan sisakan ruang untuk mereka dalam jadwal Anda.
"Sebagian besar orang menjadwal ulang diri mereka sendiri, tetapi jika ada yang salah, semua rencana Anda jatuh seperti kartu domino, " kata Thomas. Solusinya? Jangan mengisi lebih dari 60% waktu produktif Anda.
Misalnya, jika Anda bekerja dari jam 8 pagi hingga 6 sore, biarkan sekitar empat jam di kalender Anda kosong untuk memungkinkan keadaan darurat. Jika tidak ada keadaan darurat hari itu, Anda beruntung dan dapat melanjutkan tugas hari berikutnya.
Kategori # 2: Penting Tapi Tidak Mendesak
Menjadwalkan makan siang jaringan dengan manajer perekrutan. Dapatkan kaki merencanakan liburan keluarga Anda. Lakukan curah pendapat tujuan jangka panjang untuk tim Anda. Tugas-tugas ini memengaruhi tujuan gambaran besar Anda, tetapi tidak harus memiliki tenggat waktu yang membara.
Cara Mengatasi Mereka
Sebagian besar dari barang-barang ini akan menjadi proyek besar daripada to-dos harian, jadi pilah masing-masing menjadi tenggat waktu seukuran gigitan untuk membantu Anda memulai, kata Thomas.
Untuk barang apa pun yang tidak dapat Anda hancurkan, tentukan jumlah waktu yang Anda bisa kerjakan untuk mereka yang terasa singkat bagi Anda, sehingga tugas itu sendiri terasa kurang berat.
Thomas juga menyarankan untuk memasukkan hanya tiga tugas penting tetapi tidak mendesak pada daftar tugas harian Anda sehingga Anda menyisakan waktu untuk email, rapat, dan krisis - dan bila mungkin, kerjakan pada mereka selama masa-masa saat Anda merasa paling bersemangat.
Kategori # 3: Tidak Penting Tapi Mendesak
Email, panggilan telepon, pertanyaan dari rekan kerja - ini adalah hal-hal yang harus Anda atasi segera, bahkan jika itu tidak membantu Anda dengan tujuan yang lebih besar.
Cara Mengatasi Mereka
"Cara termudah untuk mengendalikan gangguan Anda adalah dengan mengontrol teknologi Anda, " kata Thomas.
Pertama, periksalah surel Anda hanya beberapa kali sehari - katakanlah, setiap tiga jam, atau setelah Anda menyelesaikan tugas yang lebih penting. Untuk memastikan Anda tetap menggunakannya, tinggalkan email Anda sepenuhnya sehingga Anda tidak tergoda untuk memeriksa peringatan.
Hal yang sama berlaku untuk telepon Anda: Heningkan sepenuhnya - kemudian simpan di laci atau menghadap ke bawah di meja Anda sehingga Anda tidak melihat peringatan.
Dan jika Anda menerima terlalu banyak panggilan atau pertanyaan dari rekan kerja di luar periode waktu yang telah Anda sisihkan untuk mereka, cukup tutup pintu kantor Anda, kenakan headphone, atau letakkan tanda "jangan ganggu" pada Anda kursi atau dinding bilik.
Kategori # 4: Tidak Penting dan Tidak Mendesak
Entah itu mencatat laporan pengeluaran, membuat kontrak atau mengajukan dokumen, “ini adalah tugas yang tidak akan berdampak besar pada pekerjaan kita begitu kita melakukannya, namun tidak hilang, ” kata Thomas.
Cara Mengatasi Mereka
Outsource sebanyak mungkin dari tugas-tugas ini dengan mendelegasikannya kepada karyawan junior atau, untuk tugas pribadi, asisten virtual, Thomas menyarankan.
Sekalipun Anda harus membayar untuk bantuan luar, jam-jam yang Anda peroleh kembali untuk mencapai tujuan yang lebih penting - seperti akhirnya membuat kemajuan dalam langkah karier besar berikutnya - dapat membantu Anda maju secara finansial dalam jangka panjang.
Terkait: 6 Orang, 6 Tindakan Penyeimbang: Hack Kehidupan-Kerja yang Cemerlang yang Menghemat Sanitas Saya
