Ada banyak kiat tentang cara menjadi lebih produktif - mulai dari aturan yang diikuti untuk peningkatan efisiensi hingga detail yang harus kita ingat untuk menghemat waktu kerja kita dan lebih banyak lagi.
Tetapi tips mana yang benar-benar dicoba dan benar - dan mana yang hanya berisik?
Dalam waktu satu bulan, saya mencoba empat kiat produktivitas umum (ditambah trik bonus yang menyenangkan), menggunakan perangkat lunak pelacakan waktu, DeskTime untuk mengukur bagaimana mereka benar-benar memengaruhi produktivitas saya. Menurut eksperimen kecil ini, beberapa kiat paling populer di luar sana mungkin sedikit berlebihan - sementara yang lain tampaknya memang memiliki kekuatan sihir untuk membantu Anda menyelesaikan sesuatu.
Inilah yang saya pelajari - dan bagaimana Anda bisa menerapkannya dalam kehidupan kerja Anda sendiri.
Kiat # 1: Hentikan Multitasking
Ide utama dari metode ini adalah untuk fokus pada satu tugas pada saat itu, menghindari melakukan banyak hal secara bersamaan. Studi dan eksperimen menunjukkan bahwa pikiran kita berfungsi paling baik ketika berkonsentrasi pada satu tugas, seperti dicatat oleh Daniel Patrick Forrester di Bloomberg Businessweek . Namun, dia juga mencatat bahwa pendekatan tugas tunggal ini bukanlah sesuatu yang datang secara alami, dan kita sering harus melatih diri untuk berhenti melakukan banyak tugas.
Bagaimana hasilnya?
Pada hari pertama, saya menemukan kelemahan utama dari metode ini: Ini mengarah pada kecenderungan perfeksionisme. Akibatnya, Anda bisa membuang banyak waktu untuk detail, yang dapat menghambat produktivitas jangka panjang Anda.
Dua kontra lain dari metode ini disaring akhir minggu itu.
Pertama, fokus pada satu tugas mungkin terdengar sederhana, tetapi ternyata tidak. Anda dapat menutup semua tab pada laptop Anda dan membiarkan tugas yang terkait tetap terbuka, tetapi Anda tidak dapat melakukan hal yang sama dengan pikiran Anda - semua hal lain yang harus dilakukan tetap melayang di belakangnya.
Kedua, metode ini dalam arti yang paling ekstrem berarti pengecualian total dari semua tugas lain sepanjang hari, yang dapat menjadi membosankan. Bagi saya, multitasking yang masuk akal adalah hal yang menambah dinamika pada hari kerja dan membantu saya tetap tertarik.
Efisiensi: 77%
Kepuasan pribadi: 2/5
Kesimpulan: Jika Anda tidak bisa lepas dari banyak tugas, terus lakukan berbagai tugas secara bersamaan. Hanya saja, jangan mencoba dan melakukan terlalu banyak sekaligus - penelitian menunjukkan bahwa itu dapat membuat otak Anda menyusut, dan Anda mungkin tidak ingin itu terjadi.
Kiat # 2: Istirahat Sering
Gagasan utama di sini adalah bahwa istirahat sepanjang hari membantu Anda kembali bekerja dengan santai dan berenergi, dan dengan demikian menyelesaikan lebih banyak hal. Studi menunjukkan bahwa ada berbagai rasio istirahat kerja yang optimal, tetapi pada akhirnya tidak masalah apakah Anda mengikuti aturan 52:17 atau istirahat setiap 90 menit, selama Anda meninggalkan meja Anda beberapa kali satu hari.
Bagaimana hasilnya?
Semuanya berjalan sesuai rencana pada hari Senin; sering melanggar, saya menyelesaikan cukup banyak tugas yang ada di daftar tugas saya.
Tetapi kemudian hari kedua datang, dan saya merasa harus memaksakan diri untuk meninggalkan meja. Selain itu, semakin sulit untuk kembali ke jalur setelah istirahat wajib ini. Setelah mengalami masalah yang sama pada hari-hari berikutnya, saya akhirnya mengubah seluruh pendekatan: Alih-alih memaksa diri saya untuk istirahat setiap jam, saya mengambil jeda setiap kali saya menyelesaikan tugas atau hanya merasa mandek. Akibatnya, ada saat-saat ketika saya beristirahat tiga kali dalam satu jam, dan kali saya melakukan "marathon kerja" selama lima jam tanpa istirahat. Tapi itu berhasil; Saya menyelesaikan pekerjaan satu per satu tanpa merasa terlalu banyak bekerja, dan itulah yang sebenarnya penting.
Efisiensi: 75%
Kepuasan pribadi: 4/5
Kesimpulan: Beristirahatlah kapan pun Anda membutuhkannya, bukan saat Anda seharusnya.
Tip # 3: Buat Daftar yang Harus Dilakukan Dengan Tugas yang Dapat Dielola
Ada berbagai cara untuk membuat daftar tugas Anda. Gagasan dari daftar khusus ini adalah memecah setiap tugas menjadi langkah-langkah yang perlu Anda lakukan untuk menyelesaikan proyek Anda. Guru produktivitas, David Allen menyarankan untuk memulai setiap item dalam daftar Anda dengan kata kerja untuk membuat niat Anda lebih konkret. Misalnya, alih-alih hanya menempatkan "laporan klien" di daftar Anda, detail item tindakan yang akan terlibat: kumpulkan data, analisis data, tulis laporan, dan sebagainya.
Kemudian, Anda harus mengalokasikan tugas-tugas ini dengan cara yang benar-benar layak. “Daftar tugas harian harus terdiri dari tugas-tugas kecil yang tidak membutuhkan waktu lebih dari beberapa jam untuk diselesaikan, '' tulis Cody Wheeler untuk Lifehack .
Bagaimana hasilnya?
Hal yang baik tentang metode ini adalah membuat Anda merasa produktif. Panjang daftar pekerjaan saya sebenarnya menyusut, dan rasanya cukup memotivasi. Selain itu, metode ini juga membuat saya memperhatikan hal-hal kecil yang saya lakukan sebagai bagian dari keseluruhan proyek, seperti mencari literatur untuk posting blog, yang biasanya membutuhkan banyak waktu, tetapi tidak memberikan hasil langsung yang dapat dilihat oleh semua orang.
Namun, sementara memecah tugas menjadi langkah-langkah yang bisa dilakukan mungkin merupakan metode paling efektif yang pernah saya coba, Anda tetap harus membuat daftar dengan bijak; Anda tidak dapat memasukkan setiap bagian yang Anda rencanakan, bahkan jika itu perlu untuk menyelesaikan proyek. Itu hanya akan membuat daftar Anda terlalu lama.
Efisiensi: 80%
Kepuasan pribadi: 5/5
Kesimpulan: Kurangi daftar Anda hingga maksimum enam atau tujuh tugas spesifik yang bisa dilakukan per hari. Tugas tunggal yang membutuhkan waktu kurang dari 10 menit untuk menyelesaikan tidak memenuhi syarat untuk daftar.
Kiat # 4: Mulai Dengan Tugas Paling Penting
Ide metode ini adalah memulai dengan tugas paling penting di hari ketika Anda memiliki energi mental penuh, dan kemudian menyelesaikan banyak tugas yang lebih mudah seiring berjalannya hari dan Anda menjadi lebih lelah. Dalam sebuah artikel untuk Fast Company , Rachel Gillett menyarankan:
“Identifikasi tugas-tugas yang penting dan membutuhkan kapasitas mental penuh yang Anda tunda sampai akhir hari ketika cadangan mental Anda rendah. Setelah Anda mengidentifikasi tugas-tugas itu, atur ulang rutinitas Anda sehingga Anda dapat mengerjakannya tanpa gangguan selama satu jam pertama hari itu. ''
Bagaimana hasilnya?
Bagi saya, ini tidak berjalan seperti yang dijelaskan oleh Gillett. Di pagi hari, saya hanya perlu waktu untuk masuk ke alur kerja. Saya dapat melakukan beberapa tugas sehari-hari, tetapi jelas tidak ada yang "membutuhkan kapasitas mental penuh saya." Jadi saya berjuang dengan metode ini selama satu setengah hari sampai saya menyerah untuk akhirnya menyelesaikan sesuatu.
Efisiensi: 66%
Kepuasan pribadi: 1/5
Kesimpulan: Temukan puncak produktivitas Anda (DeskTime memiliki "skala produktivitas" untuk tujuan ini), lalu jadwalkan tugas prioritas Anda selama waktu ini. Tidak harus menjadi hal pertama di pagi hari - hanya kapan pun jam tayang utama Anda.
Kiat Bonus: 2 Bir untuk Kreativitas
Dalam studi yang dilakukan oleh University of Chicago, para peneliti menemukan bahwa sedikit mabuk dapat meningkatkan produktivitas Anda untuk tugas-tugas kreatif. Sementara kopi terbukti membantu Anda menyelesaikan tugas-tugas langsung, kadar alkohol dalam darah 0, 07 (setara dengan dua bir) ditunjukkan untuk membantu tugas-tugas kreatif.
Bagaimana hasilnya?
Selama berminggu-minggu, saya menunda menulis artikel - saya hanya tidak bisa mengikuti arus. Jadi suatu sore, saya menggunakan eksperimen ukuran terakhir ini. Saya minum bir pertama sepenuhnya, kemudian kembali ke komputer saya untuk bekerja dan dengan santai menyesap bir kedua.
Bir pertama bekerja dengan sangat baik; seketika kata-kata mengalir, gagasan dikeluarkan, dan halaman-halamannya terisi dengan cepat. Tampaknya bir itu telah mematikan kritik-diri saya dan membuka pintu bagi penulisan kreatif saya.
Namun, bir kedua adalah kesalahan; ketika saya menyesapnya, kemampuan saya untuk berkonsentrasi dengan cepat hancur.
Efisiensi: Ya, itu menyelesaikan pekerjaan, bukan?
Kepuasan pribadi: 5/5
Kesimpulan: Minum bir melakukan hal-hal hebat untuk membuat ide di atas kertas, tetapi jangan berharap dapat melakukan sesuatu yang benar-benar produktif sesudahnya. Satu bir sudah cukup untuk toleransi saya.
