Semua orang tahu bahwa memimpin perusahaan adalah salah satu pertunjukan terberat di sekitar. Baik menjalankan bisnis kecil atau perusahaan multinasional, CEO harus mengelola waktu, sumber daya, dan berbagai tuntutan sambil menemukan waktu dan ruang kepala untuk membuat keputusan dan merencanakan strategi yang akan menentukan arah bisnis mereka.
Yang berarti bahwa mereka telah mengembangkan beberapa sistem dan trik utama untuk memaksimalkan produktivitas mereka.
Jadi, mengapa kita tidak bisa mencuri beberapa langkah dari buku pedoman mereka? Apakah Anda bercita-cita untuk menjalankan bisnis Anda sendiri atau ingin menjadi lebih produktif di pekerjaan Anda saat ini, lihat daftar tips yang telah terbukti CEO ini yang dapat Anda terapkan pada segala aspek kehidupan Anda.
1. Istirahat Setiap 90 Menit
Tony Schwartz, presiden Proyek Energi, menyarankan istirahat setiap 90 menit untuk memaksimalkan produktivitas Anda. Alasannya? Tubuh manusia memiliki siklus energi yang beroperasi pada interval 90 menit sepanjang hari. Ketika kami telah mengerjakan sesuatu selama satu setengah jam atau lebih, wajar jika tingkat kewaspadaan kami akan turun dan perhatian kami akan melayang atau kami akan merasa mengantuk (atau mulai memeriksa Twitter atau Facebook).
Rahasia yang berlawanan dengan intuisi untuk kinerja hebat yang berkelanjutan adalah hidup seperti pelari cepat. Dalam praktiknya, itu berarti bekerja dengan intensitas tertinggi di pagi hari, tidak lebih dari 90 menit setiap kalinya, dan kemudian beristirahat.
Jadi, lain kali ketika mata Anda berkaca-kaca, alih-alih meraih secangkir kopi lagi, menjauhlah dari pekerjaan Anda selama beberapa menit. Anda mungkin akan terkejut betapa banyak yang akan Anda lakukan dalam jangka panjang.
2. Jadikan Diri Anda Terkadang Tidak Terganggu
Tidak ada yang lebih menyebalkan daripada akhirnya masuk ke zona mengerjakan proyek besar - dan kemudian disela oleh rekan kerja atau bos yang mampir di meja Anda. Lebih buruk lagi, penelitian menunjukkan perlu waktu hingga 25 menit untuk kembali ke jalur setelah gangguan.
Dan itulah mengapa Andrew Marsh, CEO Fifth Column Games, telah mengembangkan suatu sistem untuk memastikan bahwa semua orang di kantornya dapat bekerja tanpa terganggu. Dengan menempatkan "kerucut keheningan" di meja mereka, karyawan memiliki simbol nyata yang menyatakan bahwa mereka tidak boleh diganggu kecuali keadaan darurat.
Saya menggunakan kerucut keheningan ketika saya sedang mengerjakan proyek kompleks yang saya perlu berkonsentrasi. Mampu fokus intens tanpa gangguan adalah alat produktivitas yang berharga untuk semua orang di Fifth Column Games.
Apakah Anda perlu tetap fokus pada tugas-tugas yang intens selama beberapa jam sehari atau Anda sedang mengerjakan proyek besar, menggunakan sistem yang memberi tahu orang-orang tentang hal ini akan membuat mereka terbiasa mengirimkan email kepada Anda untuk tugas-tugas yang tidak mendesak bukannya mampir di meja Anda.
3. Kelola Energi Anda, Bukan Hanya Waktu Anda
Anda tahu bahwa penting untuk menganggarkan waktu dengan bijak - tetapi sebenarnya bisa lebih efektif untuk juga mengelola energi Anda. CEO kami sendiri, salah satu pendiri The Muse, Kathryn Minshew, adalah penggemar dalam mengoptimalkan hari kerjanya dengan melakukan tugas-tugasnya yang paling padat konsentrasi selama jam-jam sibuknya, jam-jam emas ketika tingkat energinya berada pada tingkat tertinggi. Rapat, di sisi lain, adalah sesuatu yang ia hindari selama jam-jam ini dan hemat untuk waktu lain dalam sehari.
Saya merasa sangat membantu bagi saya untuk memperhatikan ketika pada hari itu saya paling produktif (jam berapa, dalam kondisi apa) dan secara agresif menjaga waktu itu untuk pekerjaan yang terfokus.
Jika Anda orang pagi, lakukan tugas terpenting Anda terlebih dahulu dan simpan tugas-tugas yang membosankan dan tidak ada gunanya di kemudian hari ketika energi Anda memudar. Tidak yakin berapa jam puncak Anda? Cobalah pemetaan energi untuk mencari tahu dan memanfaatkan hari kerja Anda sebaik mungkin.
4. Jangan menjadi Budak Email
Gina Trapani, pendiri ThinkUp, adalah penggemar memeriksa email hanya pada waktu-waktu tertentu dalam sehari. Mengapa? Alih-alih merasa harus membalas email begitu mereka masuk ke kotak masuk, Anda dapat menghemat waktu dan tetap fokus dengan mengatur jadwal untuk memeriksa dan menanggapi email (misalnya, sekali di pagi hari dan satu kali di akhir hari) ).
Matikan Outlook, matikan notifikasi email baru pada BlackBerry Anda, lakukan apa yang harus Anda lakukan untuk meredam gangguan email.
Bergantung pada posisi Anda, ini mungkin tidak terasa seperti opsi - terutama jika bos atau kolega Anda mengandalkan Anda untuk tanggapan cepat. Tetapi Anda mungkin terkejut melihat betapa orang yang mendukung akan tentang strategi produktivitas baru Anda ketika Anda menjelaskannya kepada mereka. Tim Ferriss, penulis The Four Hour Work Week , menyarankan untuk mengirim email kepada kolega untuk memberi tahu mereka tentang jadwal email baru Anda, menjelaskan bahwa alasannya adalah untuk meningkatkan produktivitas Anda, dan meminta mereka memanggil Anda untuk hal-hal yang mendesak. Anda juga dapat mengatur autoresponder dengan pesan yang menjelaskan kapan Anda akan memeriksa email lagi dan bagaimana orang-orang dapat menghubungi Anda jika itu penting saat itu.
5. Simpan Email Anda Pendek dan Manis
CEO tidak punya waktu untuk membaca email sepanjang novel - atau menulisnya. Andrew Torba, salah satu pendiri Kuhcoon, bahkan sampai kadang-kadang menulis satu kata email dan menyarankan memperlakukan email Anda seolah-olah mereka memiliki batas 140 karakter yang sama dengan Twitter.
Tantang diri Anda untuk berpikir kritis dan efisien saat menghubungkan melalui email atau bentuk komunikasi lainnya.
Dengan menjaga email singkat dan to the point, Anda tidak hanya akan menghemat banyak waktu menulis, Anda juga akan menghemat banyak waktu membaca rekan kerja Anda. Jika masalah Anda terlalu rumit untuk email pendek, menjadwalkan panggilan telepon singkat (5-10 menit) bisa jauh lebih efisien daripada pertukaran email bolak-balik yang panjang.
6. Delegasi, Delegasi, Delegasi
Sangat mudah merasa kewalahan dengan perasaan bahwa Anda harus melakukan semuanya sendiri. Mendelegasikan, bagaimanapun, adalah salah satu cara terbaik untuk mengatur waktu Anda. Melewati proyek ke anggota tim yang lain meringankan beban Anda dan memungkinkan Anda fokus pada proyek yang paling Anda lakukan. Pengusaha Daniel Tan Kh melangkah lebih jauh, dan menyarankan tidak hanya mendelegasikan tugas, tetapi benar-benar percaya bahwa pemilik baru akan mengambil tanggung jawab penuh untuk menyelesaikannya.
Delegasi adalah bahan bakar yang paling penting untuk produktivitas.
Mendelegasikan bukan berarti berusaha keluar dari melakukan pekerjaan Anda - tetapi jika Anda memiliki terlalu banyak tugas, mendelegasikan salah satu tugas Anda kepada anggota tim Anda yang lain dapat membantu mencurahkan lebih banyak perhatian pada proyek Anda yang lebih mendesak. Tidak punya rekan kerja yang bisa mengerjakan tugas Anda? Matt DeCelles, pengusaha serial, menyarankan untuk mengalihdayakan tugas yang ditakuti Anda ke freelancer di Fiverr.com.
Mengatasi daftar tugas Anda kadang-kadang mungkin tampak mustahil, tetapi jika Anda mencoba membuat perubahan kecil dari para master, Anda akan kagum pada seberapa banyak yang dapat Anda capai selama hari kerja Anda.
