Apakah Anda baru saja menggerutu? Kamu tidak sendirian Terlepas dari kenyataan bahwa kami terhubung ke ponsel kami 24/7, banyak dari kita sebenarnya membenci satu fungsi yang mereka dirancang untuk: membuat dan menerima panggilan.
Saya mengerti. Mengganggu hari kerja Anda untuk berpartisipasi dalam panggilan telepon yang bisa terjadi melalui email - mungkin jauh lebih efisien - bisa menjadi gangguan.
Tapi, apa yang sebenarnya bisa Anda lakukan? Harus ada cara yang lebih sopan dan profesional untuk menghindari percakapan telepon daripada dengan mengatakan, "Tidak, terima kasih, saya lebih suka mendengarkan soundtrack paku di papan tulis selama delapan jam, " kan?
Ya memang ada. Jika Anda salah satu dari banyak orang yang menolak telepon di luar sana, inilah panduan berdasarkan pada apa yang Anda tergoda untuk mengatakan ketika seseorang meminta Anda untuk "naik telepon" -serta apa yang ada di balik perasaan itu (dan, Anda tahu, apa yang seharusnya Anda katakan).
Anda Tergoda untuk Mengatakan … "Saya Akan Melupakan Segalanya yang Anda Ceritakan, Jadi Anda Mungkin Juga Email Saya"
Panggilan telepon bisa efisien - tetapi hanya jika Anda terlibat aktif dalam apa yang sedang dibahas. Jika tidak, semua informasi penting itu mungkin akan jatuh dari otak Anda begitu Anda menutup telepon.
Bisakah Anda membuat catatan? Benar. Tetapi, jika Anda seperti saya, Anda akan kembali ke coretan-coretan itu di akhir percakapan Anda dan tidak tahu apa arti sebenarnya dari semua itu. Atau, Anda mungkin kehilangan fokus selama obrolan telepon yang berniat baik dan memilih untuk menelusuri Twitter atau mencatat daftar belanjaan Anda alih-alih secara aktif mendengarkan topik yang sedang dibahas (ahem, bersalah seperti yang dibebankan).
Either way, panggilan telepon itu akhirnya membuang-buang waktu Anda, karena Anda sebenarnya tidak menyimpan informasi penting apa pun.
Itu salah satu dari banyak fasilitas email. Anda memiliki dokumentasi untuk kembali kapan pun Anda membutuhkannya - dan Anda dapat yakin bahwa itu akurat (tidak seperti orat-oret bunga matahari Anda dengan catatan samar yang mengatakan, "Tanyakan Jim!" Di sebelahnya).
Beruntung bagi Anda, ini adalah alasan yang bisa dibenarkan untuk bersandar ketika Anda membutuhkannya.
Oh, dan jika upaya Anda untuk lolos dari panggilan telepon itu tidak berjalan seperti yang Anda harapkan? Luangkan waktu Anda untuk mengeluh, dan kemudian pastikan Anda siap untuk mendengarkan (hanya berpikir - Anda tidak ingin harus naik telepon dua kali karena Anda melewatkan hal-hal pertama kali!). Selain itu, tindak lanjuti percakapan itu dengan ringkasan email yang menyoroti item tindakan - jadi Anda masih memiliki catatan tertulis yang Anda harapkan.
Katakan ini sebagai gantinya
“Jika memungkinkan, saya ingin memulai percakapan ini melalui email. Dengan begitu, saya memiliki catatan untuk merujuk kembali dan dapat dengan mudah memasukkan orang lain yang perlu di ketahui. Jika kami masih berpikir panggilan diperlukan setelah melakukan pekerjaan dasar ini, kami dapat memilih waktu untuk mengobrol. ”
Anda tergoda untuk mengatakan … "Saya Mengalami Mimpi Buruk Tentang Fakta Bahwa Anda Akan Bertanya kepada Saya Sesuatu yang Tidak Dapat Saya Jawab"
Sisihkan ego Anda sejenak dan akui hal ini pada diri Anda sendiri: Bagian dari apa yang membuat panggilan telepon begitu menakutkan adalah bahwa itu terjadi secara real time.
Anda harus berpikir lebih jauh daripada Anda jika Anda hanya merespons email yang memberi Anda cukup waktu untuk bertanya kepada kolega Anda atau berkonsultasi dengan Google.
Jadi, jika saraf Anda adalah yang menginspirasi Anda untuk tinggal jauh, jauh dari percakapan telepon, semoga respons seperti di bawah ini semoga membantu Anda menghindari obrolan langsung yang ditakuti - tanpa secara terang-terangan mengakui rasa tidak aman Anda sendiri.
Dan hei, terkadang ada baiknya mendorong diri Anda keluar dari zona nyaman Anda juga. Ingat, jika Anda ditanya pertanyaan yang tidak Anda tahu jawabannya, Anda selalu dapat membagikan bahwa Anda harus melingkari mereka setelah melalui email.
Katakan ini sebagai gantinya
“Aku ingin memastikan aku siap memberikan semua informasi yang kamu butuhkan. Maukah Anda mengirim email kepada saya pertanyaan yang ingin Anda jawab? Saya akan membalas apa yang saya bisa melalui email dan, jika perlu, kita bisa menjadwalkan panggilan untuk membahas sisanya. "
Anda Tergoda untuk Mengatakan … "Ugh, Aku Benar-Benar Tidak Suka Berbicara dengan Orang"
Mari kita sebut sekop sekop di sini - panggilan telepon dapat benar-benar menyusahkan Anda-tahu-apa.
Anda memiliki cukup banyak rapat dan komitmen yang mengacaukan jadwal Anda, dan hal terakhir yang ingin Anda lakukan adalah mengalihkan perhatian Anda dari pekerjaan yang sebenarnya lagi hanya untuk berpartisipasi dalam percakapan yang bisa Anda tangani melalui email di waktu Anda sendiri.
Tentu saja, jawaban yang menunjukkan fakta bahwa Anda lebih suka tidak berbicara dengan siapa pun mungkin tidak akan terlalu baik.
Kerangka tanggapan Anda sedikit lebih positif dengan menjelaskan bahwa Anda memiliki sesuatu yang perlu Anda fokuskan saat ini dan akan lebih memilih email jika itu kemungkinan. Hal itu masih menyinggung maksud Anda - dengan cara yang tidak membuat Anda tampak seperti seorang pertapa.
Katakan ini sebagai gantinya
“Saya berada di tengah-tengah proyek besar dan saya terutama berfokus pada itu sekarang. Jika Anda mau, jangan ragu untuk mengirimi saya poin pembicaraan Anda di sini dan saya akan membahas apa yang saya bisa dalam email. Jika Anda masih berpikir panggilan diperlukan setelah itu, kami bisa mendapatkan satu jadwal setelah proyek ini selesai. "
Anda akan melihat sesuatu tentang semua respons ini: Mereka masih memberikan opsi untuk melakukan obrolan telepon jika benar-benar diperlukan.
Aku tidak berusaha mengkhianatimu di sini, aku janji. Namun, penting untuk diketahui bahwa kadang-kadang panggilan telepon benar - benar diperlukan.
Mereka bisa lebih efisien dan efektif daripada lusinan email yang dikirim bolak-balik. Dan beberapa percakapan membutuhkan elemen manusia untuk berbicara sesuatu dengan suara keras - seperti memberikan umpan balik yang sulit atau berbicara tentang konflik di tempat kerja. Selain itu, dapat menggunakan telepon adalah keterampilan penting dalam banyak pekerjaan - penjualan, misalnya - dan akhirnya penting untuk kesuksesan Anda.
Tapi, itu tidak mengubah fakta bahwa ada beberapa percakapan telepon yang layak diubah menjadi pertukaran email. Dalam skenario itu, gunakan balasan yang telah saya uraikan di sini dan Anda (semoga!) Akan menghindari telepon yang ditakuti dengan cara yang masih sopan, profesional, dan produktif.
