Ketika saya pertama kali mengelola orang lain, saya ingat berdiri dengan sabar ketika seorang analis di tim saya berusaha menemukan dokumen yang saya butuhkan di komputernya. Ketika - lima menit kemudian - dia berkata dia tidak bisa menemukannya dan akan mengirimkan email kepada saya begitu dia menemukan file itu, meninggalkan kesan yang sangat buruk pada saya (dan membuat saya bertanya-tanya bola apa lagi yang mungkin dia jatuhkan) ).
Jadi, ambillah dari saya: Walaupun memberi nama dan mengatur file dan folder Anda mungkin bukan topik terseksi yang pernah saya bahas (kata wanita yang membawakan Anda tips penganggaran dan Excel), saya berjanji kepada Anda, itu yang penting. Tidak hanya memiliki sistem penyimpanan online yang ramping membuat hidup Anda lebih mudah dan menghemat banyak waktu, itu juga akan membuat Anda tampak lebih teratur dan di atas semua hal Anda bagi bos dan kolega Anda. Berikut adalah panduan Anda untuk hidup.
1. Desktop Anda adalah Meja Virtual Anda
Anda tahu bagaimana orang mengatakan kepada Anda untuk menjaga meja Anda cukup jelas sehingga atasan Anda tidak menganggap Anda jorok? Ini juga berlaku untuk desktop komputer Anda. Ini adalah tempat untuk meletakkan file yang sedang Anda kerjakan minggu ini, bukan tempat Anda harus menyeret setiap lampiran yang pernah Anda terima.
Saya sarankan untuk mengurangi desktop Anda ke folder sesedikit mungkin. Memiliki satu untuk setiap proyek besar yang sedang Anda kerjakan, serta folder kerja utama Anda di mana Anda dapat dengan mudah mengakses yang lainnya. Jika Anda belum melakukannya, atur desktop Anda ke kotak (jadi ikon Anda tidak pernah tumpang tindih) dan temukan kegembiraan yang luar biasa dari cara pintas.
Jika Anda memerlukan bantuan ekstra untuk membawa struktur ke layar beranda, cobalah aplikasi pengorganisasian desktop, seperti Bersihkan atau Seret di Mac atau Pagar di PC.
2. Folder Harus Memiliki Strategi
Saya perhatikan bahwa kebanyakan orang baik over-folder atau under-folder, tetapi hanya sedikit yang melakukannya dengan benar. Bagaimana cara mengetahui di mana Anda jatuh? Lihatlah beberapa folder Anda yang paling umum atau yang terakhir digunakan, dan hitung dokumen di dalamnya. Jika ada lusinan file, Anda mungkin bisa menggunakan struktur yang lebih sedikit; sedangkan jika hanya memiliki satu dokumen di bawah File Kerja> Klien A> 2012> November> Laporan Penjualan , Anda pasti adalah over-folderer kronis.
Berikut adalah beberapa aturan yang saya coba patuhi:
3. Nama File Memiliki Tujuan
Saat Anda memberi nama file, pilih frasa yang berarti sesuatu. Jika saya mendapatkan lampiran yang disebut DSC1045.jpg atau Draft Idea.doc , saya tidak memiliki cara mudah untuk mengetahui apa itu - atau lebih penting lagi, mencarinya nanti. Tes yang bagus: Bayangkan menemukan file di desktop Anda setelah beberapa bulan. Apakah Anda dapat dengan mudah mengetahui apa itu? Jika tidak, ganti nama.
Untuk dokumen yang Anda buat secara rutin, seperti catatan untuk rapat dewan bulanan, akan lebih mudah untuk membedakan dokumen berdasarkan tanggal rapat daripada topik. Jangan pernah menggunakan Bulan-Hari-Tahun, karena akan mengurutkannya berdasarkan bulan, kemudian hari, diikuti tahun. Alih-alih, gunakan Tahun-Bulan-Tanggal (dengan jumlah bulan) agar Anda dapat dengan mudah menyortir secara kronologis. Misalnya: Gunakan 2012-10-27 Board Presentation.pdf, bukan Okt27-12 Board Presentation.pdf atau 10-27-2012 Board Presentation.pdf . Ini akan menghemat banyak waktu saat browsing dan mencari nanti.
4. Kontrol Versi, Kontrol Versi, Kontrol Versi
Jika Anda ingat sesuatu tentang penamaan file, biarkan itu menjadi kontrol versi. Yang ini mudah. Saat Anda pertama kali membuat dokumen, itu harus diakhiri dengan v1. Misalnya, saya akan memberi nama proposal: ClientA Proposal_v1.ppt . Setiap kali Anda menyimpan perubahan dan mengirimkannya ke klien atau kolega, perbarui untuk versi 2, 3, 4, dan seterusnya. Setelah dokumen selesai, Anda ingin menyimpan ClientA Proposal_vf.ppt atau ClientA Proposal_final.ppt untuk akses mudah nanti. Karena tidak ada yang lebih buruk daripada harus bertanya-tanya apakah ada versi 14, atau apakah versi 13 benar-benar yang terakhir.
