Bos terbaik memiliki kebijakan pintu terbuka - kan? Tapi, apa sebenarnya artinya dalam praktik? Apakah menjadi manajer yang baik berarti bahwa tim Anda dapat masuk, duduk, dan "memilih otak Anda" kapan pun mereka mau?
Kedengarannya tidak efisien - dan itu karena tidak. Ketersediaan membutuhkan banyak waktu dan energi, dua sumber daya Anda yang paling berharga dan terbatas. Sangat penting untuk mengetahui apakah biaya / manfaat dari memberi begitu banyak kepada karyawan Anda sepadan. Mungkin saja keterlibatan Anda yang berlebihan tidak hanya membuat mereka frustrasi, tetapi juga membuat Anda tidak punya waktu untuk berpikir kreatif dan menangani tugas di luar mengawasi orang lain.
Untungnya, ada empat langkah yang dapat Anda mulai terapkan hari ini untuk memperbaiki situasi ini dan mengembalikan gaya manajemen Anda:
Langkah 1: Nol di dalam Masalah
Mudah untuk mengatakan, “tim saya membutuhkan saya, ” dan melibatkan diri Anda dalam pekerjaan semua orang. Lebih sulit untuk mundur dan memeriksa apakah Anda mampu mundur sedikit.
Kesadaran diri dimulai dengan diagnosis diri. Untuk mengetahui apakah Anda terlalu tersedia, tanyakan pada diri sendiri pertanyaan-pertanyaan berikut:
- Apakah karyawan Anda tersebar ketika Anda memasuki ruang istirahat?
- Apakah Anda menemukan diri Anda secara teratur bekerja lembur dan pada akhir pekan untuk menyelesaikan pekerjaan Anda?
- Apakah Anda tiba di pagi hari untuk menemukan barisan karyawan yang menunggu di depan pintu Anda?
Jika Anda menjawab ya untuk semua (atau semua) pertanyaan ini, Anda terlalu tersedia.
Langkah 2: Ubah Kebiasaan Anda
Sekarang setelah Anda tahu bahwa Anda dan karyawan Anda dapat memperoleh manfaat dari sedikit keterlibatan, buat batasan dengan menciptakan waktu ketika Anda berada di kantor dengan pintu tertutup. (Bekerja dalam pengaturan terbuka? Memblokir waktu pada kalender Anda sebagai DND untuk membuat efek yang sama.)
Tapi itu tidak berhenti di situ. Seiring dengan waktu penjadwalan untuk melakukan pekerjaan Anda di meja Anda , beri karyawan Anda kesopanan yang sama. Memang benar bahwa Anda ingin tetap terhubung dengan staf Anda untuk memaksimalkan peluang untuk mengenali pekerjaan yang dilakukan dengan baik, memberikan umpan balik kritis, dan mengidentifikasi bidang-bidang yang menjadi perhatian - tetapi Anda tidak perlu berada di hadapan mereka 24/7.
Satu perbaikan cepat untuk ini adalah memulai penjadwalan pertemuan satu lawan satu mingguan dengan masing-masing laporan langsung Anda. Jelaskan ini adalah waktu untuk memeriksa masalah tidak mendesak serta mengajukan pertanyaan - apakah itu tentang proyek saat ini atau inisiatif perusahaan yang akan datang. Selama waktu ini, pastikan untuk memberi orang itu perhatian penuh dan tidak terbagi. Menghabiskan 15 hingga 30 menit membahas pekerjaan akan membuat Anda lebih jauh daripada menjawab pertanyaan satu kali sepanjang hari saat Anda bergegas dari satu hal ke hal lain.
Langkah 3: Tetap pada Topik
Berbicara tentang perhatian, terlalu banyak manajer yang meregangkan ketersediaan mereka mengimbangi dengan tidak cukup mendengarkan atau dengan perhatian penuh mereka. (Jika karyawan mereka selalu mencari mereka, kapan pun mereka akan menjawab email?). Batasi konservasi berlebihan ini dengan memperjelas topik apa yang (dan tidak) cocok untuk tim Anda.
Sebagai contoh, saya pernah memiliki asisten eksekutif yang membiasakan diri berbagi masalah yang sangat pribadi dan tidak terkait dengan pekerjaan beberapa kali sepanjang hari. Setelah beberapa hari perilaku ini, saya membuat dua perubahan. Pertama, saya mengatur pertemuan satu-satu mingguan untuk membahas proyek-proyeknya dan meminta agar dia membawa apa pun yang berkaitan dengan pekerjaannya (yang tidak mendesak) saat itu. Kedua, saya memintanya untuk mengelompokkan keprihatinannya dan membatasi mereka pada topik-topik yang terkait dengan jabatan dalam pertemuan itu. Itu berhasil. Dia berhenti datang kepada saya dengan masalah pribadi dan kami menumbuhkan hubungan kerja yang lebih kuat.
Sekarang, itu bukan berarti Anda tidak pernah bisa keluar dari topik. Anda bukan robot dan bukan tim Anda, dan Anda harus membina hubungan dengan mereka di luar daftar yang harus dilakukan. Namun, dengan menetapkan batasan yang jelas pada waktu yang tepat untuk berbicara tentang hubungan mereka, kehidupan kencan mereka, antrian Netflix mereka, dan rencana akhir pekan mereka, Anda dapat menyelamatkan diri dari banyak gangguan. Ini semudah mengatakan dari jam 9 pagi hingga siang hari, saya bekerja dengan sungguh-sungguh untuk memenuhi tenggat waktu proyek, jadi tolong hanya menjangkau jika itu benar-benar penting.
Langkah 4: Ambil Langkah Kecil untuk Memberdayakan (dan Melatih Kembali) Karyawan Anda
Selama Anda bertanggung jawab, Anda telah memberi tahu karyawan Anda bahwa mereka dapat datang kapan saja selama hari kerja, dan mengirim email kepada Anda kapan saja di luar jam kerja. Anda benar untuk berpikir bahwa Anda tidak bisa hanya mengirim email yang mengatakan "Mulai sekarang, tolong datangi saya dengan pertanyaan mendesak dan tinggalkan saya sendiri untuk mengerjakan sisa waktu."
Sebaliknya, dorong perubahan sedikit demi sedikit. Ketika tim Anda mendatangi Anda dengan sebuah pertanyaan, alih-alih memberikan jawaban langsung, tanyakan apa yang akan ia lakukan. Jika seseorang datang kepada Anda selama waktu Anda akan memakai kalender sebagai "DND" tanyakan apakah dia membutuhkan bantuan segera atau dapat kembali lagi nanti.
Ketika percakapan berbelok ke arah pribadi, terus terang tentang kebutuhan Anda untuk memenuhi tenggat waktu atau mengatasi masalah lain. Namun, jika Anda ingin melanjutkan percakapan, pastikan untuk mengatur waktu untuk membicarakannya, terutama di tempat yang tidak bekerja, seperti sambil minum kopi atau saat makan siang.
Kebijakan pintu terbuka dan mendengarkan aktif adalah strategi manajemen yang sangat baik. Namun, bahkan praktik terbaik yang diambil sampai ekstrem menciptakan inefisiensi dan ketidakefektifan. Di suatu tempat di alam semesta bos ada keseimbangan antara keterlibatan yang tepat dan pembunuhan yang berlebihan. Tetapi mengetahui bahwa tidak apa-apa dan lebih produktif untuk meluangkan waktu untuk menutup pintu Anda - secara harfiah dan kiasan - adalah awal yang baik.
