Dalam dunia kerja saat ini, segala sesuatu tampaknya adalah tentang produktivitas. Bagaimana kita dapat melakukan hal-hal dengan lebih cepat, menghabiskan lebih sedikit waktu untuk hal-hal yang tidak perlu kita lakukan, dan memotong redudansi dan ketidakefisienan yang memperlambat kita?
Komunikasi tidak terkecuali dengan tren ini. Dengan semakin banyak cara untuk tetap terhubung secara digital, menjadi hal yang umum untuk mengurangi rapat, mengirim lebih sedikit email dan lebih pendek, dan umumnya tetap berhubungan lebih sedikit - semua atas nama menghemat waktu.
Tetapi William Allen, direktur senior Behance, berpikir ini sebenarnya menghambat efektivitas tim.
Dalam esainya untuk buku terbaru 99U, Make Your Mark: Panduan Kreatif untuk Membangun Bisnis dengan Dampak , ia menyarankan bahwa ada baiknya membuat redudansi untuk memastikan semua orang di tim Anda berada di halaman yang sama. Dia menjelaskan:
Jangan pernah berasumsi tim Anda mengetahui hasil keputusan yang Anda buat setiap hari. Dengan asumsi - alih-alih secara aktif memberi informasi - menjamin mereka akan menghabiskan lebih banyak waktu untuk menebak apa yang seharusnya mereka lakukan dibandingkan secara aktif melakukannya.
Sementara dia membuat rekomendasi ini untuk membantu para pemimpin perusahaan memastikan bahwa ide-ide gambaran besar dan keputusan harian tersebar di seluruh tim secara efektif, saya pikir ide untuk menciptakan redundansi dalam komunikasi ini layak dipertimbangkan oleh para profesional, pemimpin atau tidak. Pertimbangkan, katakanlah, menjadi sedikit lebih berulang dalam komunikasi Anda dengan bos Anda untuk memastikan dia tahu semua pekerjaan hebat yang Anda lakukan dan apa yang Anda butuhkan untuk berhasil. Atau mungkin mencoba mengulangi hal-hal dengan kolega Anda untuk membuat semua orang merasa di loop tentang tujuan dan jadwal proyek.
Tentu saja, menjadi lebih berlebihan dan jelas tidak harus berarti menjadi merendahkan atau mengganggu. Berikut adalah beberapa ide yang akan membantu Anda mencapai keseimbangan yang tepat.
1. Ingat: Apa yang Berulang pada Anda, Mungkin Anda Baru dalam Seseorang
Allen mengingatkan kita dalam esainya bahwa, meskipun Anda mungkin mengulangi pesan beberapa kali, banyak orang yang bekerja sama dengan Anda mungkin hanya mendengarnya sekali, paling banyak. Jadi, bahkan jika Anda berbicara melalui ide secara rinci dalam satu pertemuan, setiap rekan tim yang tidak ada di sana hari itu masih tertinggal dalam kegelapan. Biarkan diri Anda mengulangi hal-hal beberapa kali untuk memastikan semua orang mendapat kesempatan untuk mendengarnya.
2. Gunakan Berbagai Bentuk Komunikasi
Manfaatkan fakta bahwa orang yang berbeda belajar (dan menyerap pesan) dengan cara yang berbeda dengan mengomunikasikan pesan yang sama melalui beberapa forum yang berbeda. Misalnya, sebutkan strategi penjualan baru Anda dalam rapat, lalu kirim email tindak lanjut pada hari berikutnya untuk mengulangi pesan Anda. Atau, kirim email tentang ide untuk retret tim, lalu bawakan pesan Anda lagi bersama seorang rekan saat Anda pergi untuk minum kopi bersama.
3. Gunakan Messenger
Allen menyarankan agar para pemimpin membawa seorang kolega ke semua pertemuan mereka, memberdayakan dia untuk menyebarkan poin-poin penting. Ini mungkin sedikit berlebihan bagi sebagian orang, tetapi siapa pun dapat menggunakan strategi “pohon telepon” untuk membantu memastikan suatu pesan berulang-ulang - tanpa benar-benar harus mengulanginya berulang-ulang. Saat Anda menyampaikan ide dalam pertemuan dengan satu rekan kerja, minta dia membagikannya dengan timnya.
Secara keseluruhan, ide-ide ini adalah tentang mencoba memastikan bahwa ide-ide penting tidak tersesat dalam upaya untuk menyelesaikan sesuatu lebih cepat. Dan bagian terbaiknya adalah? Semakin jelas komunikasinya, semakin produktif tim Anda.
