Apakah Kalender Google Anda padat dengan banyak proyek mikro? Apakah Trello menghabiskan waktu berjam-jam di hari Anda? Sudahkah Anda membuat begitu banyak daftar sehingga Anda bahkan tidak bisa memperbaikinya lagi?
Saya tidak ragu Anda mengatur jadwal Anda dengan niat terbaik, tetapi jika rasanya usaha Anda untuk tetap teratur tidak membuahkan hasil, kemungkinan Anda menggunakan alat perencanaan yang salah.
Sebagian besar alat penjadwalan populer saat ini melayani salah satu dari tiga tujuan. Pastikan Anda menggunakan yang tepat untuk pekerjaan yang ingin Anda capai.
1. Daftar Kerja Dasar
Anda tahu apa yang harus dilakukan daftar. Jadwal semacam ini sangat bagus untuk anggota tim individu atau untuk proyek nonlinear di mana urutan tugas yang diselesaikan tidak terlalu penting.
Alat-alat seperti Wunderlist dan Any.do luar biasa bagi mereka yang mencari sesuatu yang lebih mendasar karena mereka memiliki antarmuka pengguna yang bersih dan dapat diakses di beberapa perangkat. Buat dan simpan daftar Anda di aplikasi web, atau kelola di mana saja dari ponsel Anda.
Gunakan Saat Prioritas Anda Menyelesaikan Tujuan Yang Tidak Terkait
Agenda harus sederhana dan mudah, yang berarti Anda dapat dengan cepat merencanakan dan memodifikasinya tanpa membuang bagian lain dari hari Anda. Jika tugas harian Anda tidak saling bergantung, ini akan membantu Anda mengingat apa yang harus Anda lakukan tanpa terlalu banyak waktu untuk mengatur.
Jadi, jika Anda mencari akhir pekan, dan Anda ingin membeli bahan makanan, pergi lari, bertemu dengan teman-teman, dan mengirim beberapa email; Taruhan terbaik Anda adalah mencatat semua item yang tidak berhubungan ini pada daftar tugas Anda yang praktis.
2. Jadwal Kanban
Alat Kanban fokus membantu Anda mengatur tugas ke dalam ember. Idealnya, saat tugas bergerak dari satu ember ke ember berikutnya, tugas itu semakin dekat untuk diselesaikan. Misalnya, keranjang ini bisa berupa tahapan proses atau subtugas dalam tugas yang lebih besar yang harus Anda selesaikan.
Jadwal Kanban adalah apa yang Anda lihat digunakan oleh alat-alat seperti Trello dan Google Keep. Mereka membiarkan Anda dengan mudah memindahkan item, menetapkan tenggat waktu dan pengingat, dan berbagi waktu Anda dengan orang lain.
Gunakan Ketika Prioritas Anda Melewati Banyak Tahapan Terstruktur
Sistem bucket akan membantu Anda memvisualisasikan tahapan dalam suatu proses dan melacak setiap proyek saat mereka bergerak melalui tahapan ini. Tidak hanya ini dapat membantu Anda mengelola proyek Anda, tetapi mungkin juga membantu Anda menemukan inefisiensi dalam proses Anda.
Jika Anda memiliki tim karyawan jarak jauh yang mengerjakan berbagai aspek dari proyek yang sama - dan yang melacak kemajuan berdasarkan hasil alih-alih jadwal - ini adalah cara yang harus ditempuh.
3. Jadwal Gantt
Jadwal Gantt menekankan ketepatan waktu dan tenggat waktu. Dengan jenis ini, Anda dapat merencanakan berapa lama setiap langkah dari suatu proses harus diambil, dan bagaimana setiap langkah terkait dengan langkah-langkah yang datang sebelum dan sesudahnya.
Orang yang bekerja berdasarkan tenggat waktu sering lebih suka menggunakan Google Kalender atau Instagantt dari Asana. Kedua alat ini memungkinkan Anda mewarnai kode proyek Anda (yang menurut saya sangat membantu). Mereka juga menyertakan fitur seret dan lepas sehingga Anda dapat dengan mudah mengatur ulang tugas Anda, jika sesuatu yang tidak terduga muncul.
Gunakan Saat Prioritas Anda Adalah Batas Waktu
Fokus penjadwalan Gantt pada ketepatan waktu akan membantu Anda memecah subtugas proyek Anda yang lebih besar dan mengalokasikan jumlah waktu yang tepat untuk masing-masing proyek. Dengan memecah jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek, Anda akan dapat merencanakan setiap langkah proses dengan lebih efisien dan menghindari tekanan tenggat waktu yang mendekat.
Jika Anda ingin memastikan bahwa semua anggota tim Anda menyelesaikan subtugas proyek yang panjang tepat waktu, Anda akan ingin menggunakan ini.
Bantulah diri Anda dan luangkan beberapa menit - hari ini - untuk menuliskan beberapa aspek terpenting dari jadwal Anda. Jangan berpikir tentang alat manajemen tugas yang saat ini Anda gunakan: Cukup tuliskan apa yang penting dalam pekerjaan Anda sehari-hari.
Kemudian, lihat daftar Anda dan tentukan jadwal seperti apa yang terbaik untuk Anda. Apakah Anda memerlukan sistem yang lebih memenuhi tenggat waktu Anda, atau apakah Anda membutuhkan daftar sederhana yang tidak memerlukan waktu satu jam untuk merencanakan setiap minggu?
Hanya saja, jangan lupa untuk menjadwalkan waktu untuk tweet saya dan katakan padaku bagaimana sistem baru Anda bekerja.
