Di perusahaan saya, kami memiliki sekelompok individu khusus yang dikenal sebagai "Tim Eskalasi dan Tindakan." Mereka berdedikasi untuk memecahkan masalah paling kritis organisasi kami, dan baru-baru ini, saya harus mengirimkan yang mendesak kepada mereka.
Apa masalahnya, Anda bertanya? Singkatnya, pekerjaan saya adalah untuk menarik laporan hasil untuk klien kami, menunjukkan prevalensi risiko kesehatan dan perilaku dalam populasi (yaitu, tekanan darah tinggi, pra-diabetes, perilaku menetap). Satu laporan yang saya tarik mengecualikan lebih dari 75% orang yang seharusnya berada di dalamnya.
Seperti yang dapat Anda bayangkan, ini tidak sepenuhnya ideal. Maksud saya, jika Anda memesan pizza dan kotak itu hanya memiliki dua irisan ketika dikirim, maukah Anda hanya mengangkat bahu dan berkata, “Baiklah, lebih baik daripada tidak sama sekali!”
Seperti halnya tanggung jawab restoran untuk menyediakan seluruh pizza yang Anda pesan kepada Anda, adalah tugas saya untuk memberi klien pelaporan yang paling terperinci dan akurat sehingga saya dapat menginformasikan masa depan program mereka dan kesehatan peserta mereka.
Tim eskalasi bekerja dengan tekun untuk mengatasi masalah dan terus memberi saya informasi - saya senang melaporkan bahwa masalah itu sudah diperbaiki. Dan sepanjang jalan, karena transparansi tim, saya belajar lebih banyak tentang teknik pemecahan masalah.
Jadi, lain kali Anda menghadapi rintangan, bukannya panik, cobalah mengambil langkah-langkah berikut untuk mengatasinya.
1. Identifikasi Masalahnya
Aku tahu. Kau menatapku dan memutar matamu. Identifikasi masalahnya? Saya sudah tahu apa itu, bodoh. Tetapi - apakah Anda benar-benar?
Ketika mendefinisikan apa yang salah, Anda perlu memecahnya dan sespesifik mungkin. Alih-alih hanya mengatakan "Laporan ini salah, " saya perlu memberikan informasi berikut kepada tim:
- Mengapa laporannya salah? "Tidak ada cukup banyak orang di dalamnya."
- Bagaimana Anda tahu laporannya salah? "Saya tahu bahwa jumlah X berpartisipasi, tetapi hasil hanya 25% dari yang ditampilkan."
- Kapan Anda membutuhkan resolusi? “Saya harus bisa menunjukkan data akurat kepada klien.
Seperti yang dikatakan oleh Michael Cooper, seorang pelatih bisnis eksekutif, “Masalah yang didefinisikan dengan baik sering kali mengandung solusi sendiri di dalamnya, dan solusi itu biasanya cukup jelas dan langsung.” Menurut Cooper, menjelaskan masalah dengan tepat adalah “sederhana dan kesulitan apa pun yang timbul karena membutuhkan kesabaran, pengulangan, dan pemeriksaan menyeluruh. Ini adalah elemen terpenting dari pemikiran kritis. ”
2. Dapatkan ke Bawah Itu
Bagian besar dari pemecahan masalah adalah menemukan penyebabnya. Kenapa ini terjadi?
Mari kita kembali ke skenario pizza dengan cepat. Masalahnya telah diidentifikasi: Pizza Anda tiba dan hilang enam dari delapan potong. Tapi, mengapa kotak itu hampir kosong?
Ada perbedaan yang sangat besar antara "Ups, saya tidak sengaja mengambil kotak yang salah dari mobil" dan "Maaf, saya makan sebagian besar pizza Anda dalam perjalanan ke sini."
Dalam Skenario A, masalah dapat diperbaiki oleh petugas pengiriman yang kembali ke mobilnya dan meraih kotak yang benar. Dalam Skenario B, seseorang harus membuatkan Anda pizza yang sama sekali baru atau mengembalikan semua uang Anda. Atau keduanya, sebenarnya. (Juga, pria pizza Anda mungkin perlu uraian tugasnya dibacakan kepadanya lagi.)
Solusi yang Anda putuskan sangat bergantung pada akar penyebabnya. Dan walaupun mungkin sedikit (atau sangat) membosankan untuk menemukan pelakunya, itu akan membuat menemukan solusinya jadi lebih mudah. Pikirkan tentang mencoba mengurai simpul di headphone Anda - jika Anda terus menariknya ke tengah, itu akan semakin buruk. Tetapi apakah Anda mulai di akhir kalimat, Anda bisa melepaskannya lebih cepat.
3. Telepon Teman
Saya sangat suka mencari tahu sendiri. Google adalah sahabat saya (saya tahu, Anda cemburu), dan saya suka menggali melalui file dan sistem dalam upaya menemukan jawabannya. Tapi, sementara saya yakin Anda harus mencoba mengumpulkan sebanyak mungkin info sebelum membawa orang lain, ada batasannya. Ada titik tertentu di mana Anda hanya membuang-buang waktu dan berlari dalam lingkaran.
Karena saya bisa tersesat dalam lubang hitam menggali, saya telah mengembangkan aturan: Cari selama 30 menit. Jika tidak ada jawaban saat itu, panggil pasukan. Rekan kerja Anda dapat menawarkan Anda perspektif berbeda yang mungkin tidak Anda lihat karena Anda begitu sibuk dengan masalahnya. Selain itu, mereka mungkin memiliki pengetahuan sejarah yang tidak Anda miliki. Mungkin hal yang sama ini muncul sebelumnya, dan mereka sudah tahu solusinya. Jangan buang waktu untuk menyelesaikan sesuatu yang sudah diselesaikan.
Hanya ada begitu banyak yang saya ketahui tentang bagian belakang sistem pelaporan kami. Bahkan, saya tahu sedikit. Saya bahkan tidak memiliki wawasan ke mana saya bisa mencari untuk menemukan jawaban ajaib. Setelah saya mencoba menjalankan laporan, saya menarik para ahli. Tanpa mereka, saya masih akan duduk di sini dengan tak berguna.
Terakhir, bahkan jika Anda dapat menyelesaikan masalah sendiri, Anda harus tetap mengingatkan orang lain untuk beberapa alasan:
- Anda tidak ingin siapa pun, terutama manajer Anda, tidak dihiraukan oleh dampak apa pun yang mungkin terjadi.
- Rekan kerja Anda dapat belajar dari kisah Anda.
- Orang lain mungkin memiliki ide bagus untuk mencegah agar masalah tersebut tidak terjadi lagi.
4. Perbaiki Masalahnya
Setelah Anda menentukan langkah-langkah yang perlu diambil untuk mulai memperbaiki masalah ini, mintalah bantuan orang yang tepat. Mungkin Anda memutuskan Anda bisa melakukannya sendiri. Tetapi jika Anda tidak bisa, jangan anggap semuanya sebagai martir di tempat kerja. Misalnya, jika solusinya mengharuskan seseorang untuk melakukan beberapa pengkodean dan itu benar-benar asing bagi Anda, jangan coba-coba melakukannya . (Anda dapat mempelajari cara membuat kode di waktu lain.)
Pastikan bahwa ketika Anda mendelegasikan, Anda memberikan semua informasi yang diperlukan: detail latar belakang apa pun yang tidak mereka miliki, hasil yang diinginkan, dan kerangka waktu tertentu. Semua orang harus berada di halaman yang sama persis.
Masalah muncul. Inilah hidup. Mengetahui beberapa strategi pemecahan masalah dan bagaimana cara mengatasinya tidak hanya akan melakukan keajaiban untuk tingkat stres Anda, tetapi juga untuk karir Anda. Lagi pula, dalam sebuah studi oleh Burning Glass Technologies, keterampilan ini terdaftar dalam 10 keterampilan teratas yang dicari pengusaha di sebagian besar bidang karir.
Apakah Anda memiliki pendekatan yang berbeda ketika ada yang salah di tempat kerja? Beri tahu saya di Twitter!
