Anda membuka email Anda hal pertama di pagi hari dan ada 30 pesan yang belum dibaca. Atau, Anda akhirnya menangani kotak masuk Anda dan tepat sebelum Anda akan keluar satu lagi email masuk. Atau, bagaimana dengan skenario ini: Anda kesulitan memprioritaskan antara tugas-tugas Anda yang lain dan beberapa pesan berbintang.
Pertanyaan pertama yang muncul di kepala Anda dalam situasi ini adalah, Haruskah saya buka ini?
Cukup mudah untuk memutuskan, bukan?
Tetapi kemudian, pikiran kedua yang Anda miliki adalah, Apakah saya perlu merespons ini sekarang?
Itu yang sulit, dan sejujurnya, kaulah satu-satunya orang yang tahu jawabannya. Jadi, walaupun saya mungkin tidak memenuhi syarat untuk memberi tahu Anda dengan tepat kapan Anda harus kembali ke seseorang, saya dapat membantu Anda mempersempit pilihan Anda.
Mereka Mengatakan Begitu
Cukup mudah, tetapi jika seseorang meluangkan waktu untuk mengatakan, "Tolong kembalilah kepadaku hari ini" atau "Aku ingin tahu apa yang kamu pikirkan sore ini" atau "Biarkan aku tahu apa yang kamu pikirkan sebelum pertemuan jam 3 sore kita" atau " Saya butuh ASAP ini, ”mereka bersungguh-sungguh.
Ini juga berlaku untuk tenggat waktu yang diberikan seseorang kepada Anda - artinya jika mereka menetapkan tanggal untuk respons Anda, Anda harus menyampaikannya kepada mereka saat itu (atau, jika Anda merasa terlalu produktif, sebelumnya).
Ini Dari Seseorang Yang Sangat Penting
Jika Anda bekerja dengan klien yang menuntut atau eksekutif tingkat tinggi, dan Anda tahu bahwa reaksi yang tertunda akan merusak reputasi Anda (atau perusahaan Anda), merespons hari itu selalu merupakan panggilan yang tepat.
Ini tentang masalah yang mendesak
Masalah muncul, tenggat waktu didorong, bos membutuhkan hal-hal pada menit terakhir - jika tampaknya mendesak atau prioritas tinggi, atau memengaruhi sesuatu yang sedang Anda kerjakan, mungkin perlu segera diperhatikan.
Pengaturan Waktu Tidak Benar
Sekarang jam 5 sore, dan seseorang baru saja menghubungi Anda. Tentu, Anda dapat merespons saat itu juga, tetapi kemungkinan mereka akan meninggalkan kantor untuk hari itu - dan itu akan hilang dalam lautan pesan yang mereka dapatkan besok.
Jika Anda tahu bahwa orang itu tidak akan merespons hari ini, tidak apa-apa untuk mendorongnya kembali.
Anda Perlu Waktu untuk Mengatasinya
Seseorang mengajukan pertanyaan sulit kepada Anda, atau mereka menginginkan sesuatu yang perlu Anda periksa dengan atasan Anda, atau kata-kata mereka membuat Anda lengah atau membangkitkan emosi. Beri diri Anda waktu tambahan untuk memikirkannya, tenang, dan menyusun respons Anda - Anda akan merasa lebih baik mengetahui Anda mengirim respons profesional, bahkan jika itu membutuhkan lebih banyak waktu.
Itu Membutuhkan Lebih Dari Sekedar Respons
Mungkin respons tidak hanya dibutuhkan dari Anda, tetapi membutuhkan input banyak orang. Atau, Anda harus mengirimi mereka spreadsheet atau draft presentasi yang sudah dilengkapi. Itu selalu lebih baik untuk mengambil lebih banyak waktu untuk mengumpulkan bahan-bahan Anda dan menutupi semua pangkalan Anda daripada mengirim respons setengah matang untuk permintaan yang sepenuhnya matang.
Ini akan Membuat Anda Terlihat Baik
Penulis Muse Sara McCord menguraikan dua kali Anda akan membuat kesan yang lebih baik jika Anda menunggu untuk membalas email. Yang pertama adalah ketika seseorang meminta ide-ide baru - selama itu tidak mendesak, mereka meminta Anda untuk bijaksana, jadi menunda memberi kesan Anda benar-benar mencoba untuk menghasilkan beberapa hal hebat.
Yang kedua adalah jika seseorang menulis pesan panjang untuk Anda - akan terlihat tidak sopan jika Anda hanya mengirim email satu kalimat cepat, jadi beri Anda waktu luang untuk mendapatkan jawaban yang sama menyeluruhnya.
Anda Tidak Tersedia (dan Mereka Tahu Itu)
Terakhir, jika Anda sedang berlibur, atau bepergian, atau sakit, atau tidak sehat karena alasan apa pun - dan Anda mengomunikasikan hal ini dengan cara tertentu (melalui pesan OOO atau pesan dari mulut ke mulut antar kantor) -orang itu tidak mengharapkan tanggapan segera.
Membuat respons ideal itu cukup sulit, jadi gunakan lembar contekan ini untuk mengetahui waktu yang tepat untuk mengirimkannya, dan Anda yakin akan mempertahankan hubungan bintang.
Dengan semua ini, Anda mungkin merasa tidak enak segera merespons. Dalam hal ini, ikuti saran pakar karier Sara McCord dan balas tanggapan ini:
Dengan cara ini, semua orang tahu Anda mendapat pesan dan itu ada di radar Anda.
