Saya sangat takut akan pemberitahuan yang bertahan lama. Tentu, ini sedikit gila, tapi saya menolak untuk membiarkan bendera merah di ponsel saya tidak tersentuh. Ini berarti saya segera membuka setiap peringatan perbankan yang saya dapatkan (bahkan jika saya tahu pembelian itu milik saya), setiap email yang saya terima (bahkan jika saya tidak langsung membacanya), dan setiap teks yang saya lihat (walaupun saya tidak tahu) t segera merespons).
Anda mungkin berpikir karena ini saya menghabiskan setiap detik dari hari saya dengan hidung saya di ponsel saya, tetapi saya tidak melakukannya. Saya sebenarnya menyelamatkan banyak kerumitan dan kegelisahan dengan secara konsisten menghapus notifikasi dan mencapai kotak masuk nol. Saat itulah Anda tidak hanya membuka, menghapus, dan menjawab setiap email, tetapi Anda telah menghapusnya dari kotak masuk Anda dalam beberapa bentuk atau lainnya.
Saya telah berbicara dengan beberapa orang yang bekerja dengan saya tentang mengapa mereka meninggalkan begitu banyak pesan yang belum dibaca, tertinggal di kotak masuk mereka, dan saya mendapat beberapa jawaban yang sangat masuk akal dan logis: "Itu mengingatkan saya untuk menjawabnya, " "Saya menggunakannya sebagai untuk -melakukan daftar untuk hari itu, "" Aku menyimpannya tanpa dibuka jika aku tahu aku ingin membacanya di beberapa titik tetapi tidak punya waktu sekarang, "" Lebih mudah untuk menemukan mereka, "" Itu spam, aku tidak punya untuk membaca itu. "
Tetapi saya juga bertanya kepada mereka apakah mereka merasa lebih baik jika mereka tidak memiliki email sisa, atau apakah itu membuat mereka stres untuk melihat begitu banyak pemberitahuan di sebelah kotak masuk mereka, dan kebanyakan dari mereka mengatakan ya untuk keduanya. Karena bahkan jika Anda memiliki apa yang Anda pikir merupakan sistem pembodohan, secara mental, perasaan ketidaklengkapan, kehilangan sesuatu, membuat orang menunggu, masih akan mengomel pada Anda.
Jadi pilihan terbaik Anda adalah membuka semuanya dan menghapusnya dari kotak masuk Anda.
Apakah ini terdengar mustahil bagi Anda? Apakah Anda pikir Anda terlalu lutut untuk sampai ke tempat saya? Pegang topi Anda, karena saya akan meledakkan pikiran Anda - dan kotak masuk Anda - dalam lima langkah mudah.
Langkah 1: Temukan Waktu Anda
Hal pertama yang pertama, cari tahu berapa banyak waktu yang Anda perlukan untuk mencapai ini. Ini juga tergantung pada berapa banyak email yang saat ini Anda miliki di kotak masuk Anda - semakin besar angkanya, semakin lama waktu yang dibutuhkan.
Jika Anda ingin ini menjadi satu-dan-dilakukan semacam kesepakatan, Anda harus memblokir sebagian waktu. Pastikan ini cocok dengan jadwal Anda - jangan mencoba melakukan ini ketika Anda stres, atau kelebihan beban, atau dalam suasana hati yang buruk, karena saat itulah hal-hal seperti tanggapan penting jatuh melalui celah-celah.
Sebaliknya, jika Anda lebih suka menanganinya langkah satu demi satu - satu hari berhenti berlangganan semua sampah, hari lain buat folder, dan sebagainya - pastikan Anda juga memblokir waktu itu dalam jadwal Anda setiap hari. Menempatkannya secara fisik di kalender atau daftar kerja membuat Anda merasa (lebih) wajib untuk melengkapinya.
Dan seperti catatan, kotak masuk nol tidak akan pernah menjadi satu hal (tetapi lebih banyak tentang itu nanti).
Langkah 2: Nilai Kotak Masuk Anda
Selanjutnya, mari kita tengok apa yang sedang kita kerjakan. Lihat saja - jangan sentuh, hapus, atau klik sesuatu. Jelajahi hanya baris subjek, tanggal yang diterima, dan pengirim, dan catat tren:
- Jenis email apa yang Anda dapatkan secara teratur? Apakah sebagian besar dari mereka buletin? Surat sampah? Pesan dari bos, keluarga, atau teman Anda? Surat berantai?
- Apa baris subjeknya? Apakah mereka spesifik? Apakah mereka dengan mudah memberi Anda informasi tentang konten?
- Dari tanggal berapa mereka? Beberapa bulan lalu? Apakah kebanyakan dari mereka datang dari satu hari dalam seminggu?
- Siapa yang mengirim email kepada Anda? Kemungkinannya adalah sebagian besar dari mereka berasal dari hanya beberapa orang atau akun.
Latihan ini tidak hanya akan membantu Anda mengetahui pendekatan terbaik Anda untuk menjawab, mengatur, dan menyingkat kotak masuk Anda, tetapi juga akan membuat Anda menyadari kebiasaan khas Anda. Jika Anda cenderung menyimpan pesan selama berbulan-bulan tanpa memeriksanya, maka itu masalah penundaan. Jika Anda memiliki lebih banyak email sampah daripada yang bekerja, itu adalah masalah prioritas. Jika Anda menerima terlalu banyak dari orang yang sama, itu masalah komunikasi. Dan, jika Anda menerima jumlah besar, misalnya, hari Senin, itu masalah penjadwalan. Dan percayalah, semua ini mudah diperbaiki.
Bergerak…
Langkah 3: Berhenti Berlangganan dan Spam
Hal pertama yang akan kita lakukan secara fisik adalah mulai menghapus dan berhenti berlangganan semua spam Anda. Anda akan terkejut betapa banyak kekacauan ini diselesaikan sendiri, bahkan sebelum menangani hal-hal penting.
Berikut adalah jenis yang kemungkinan besar Anda dapatkan:
- Email dari orang yang selalu Anda tanggapi
- Surel dari orang yang terkadang Anda tanggapi
- Email dari orang yang tidak pernah Anda tanggapi
- Nawala dan langganan (Anda sebenarnya berlangganan)
- Lansiran media sosial
- Pesan sampah / spam / PR / pengirim yang tidak dikenal
Tiga kategori terakhir itulah yang akan kita bahas pertama di sini, tumpukan “tidak bekerja” atau “untuk bersenang-senang”.
Nawala dan Langganan
Ini adalah yang paling penting dari "sampah" surat, karena kemungkinan Anda berlangganan ini di beberapa titik waktu karena alasan yang sah. Ini bisa menjadi toko yang Anda sukai dan dapatkan kupon dari, outlet berita, majalah ilmiah, dan produk yang dikumpulkan.
Jadi, sebelum saya berperan sebagai polisi jahat dan mengatakan untuk menyingkirkan semuanya - yang, sejujurnya, bukan ide yang buruk jika Anda menginginkan awal yang baru - mari kita menempatkan segala sesuatu ke dalam perspektif dan mencari tahu apa yang sebenarnya Anda gunakan. Untuk masing-masing, tanyakan pada diri sendiri tiga pertanyaan ini:
- Seberapa sering Anda membukanya?
- Jika Anda membukanya, seberapa sering Anda benar-benar membacanya?
- Jika Anda membacanya, seberapa sering Anda menggunakannya? (apakah ini berarti mencetaknya, mengirimkannya ke teman, merujuknya ke pekerjaan Anda, menyimpannya dan membacanya lagi nanti)
Jika Anda tidak dapat menjawab pertanyaan ini, berhenti berlangganan dan hapus. Jika Anda tidak dapat mencapai nomor tiga, berhenti berlangganan dan hapus. Jika Anda tidak dapat mengingat bagaimana Anda mulai menerima mereka, berhenti berlangganan dan hapus. Jika Anda tidak cukup sering membukanya, berhenti berlangganan dan hapus. Jika Anda berada di pagar- baiklah -Unroll.me adalah aplikasi yang akan membantu Anda memilah-milah tumpukan langganan sehingga Anda tidak perlu melakukan pekerjaan sendiri.
Bersikap baik, tapi jujurlah dengan dirimu sendiri. Apakah Anda benar-benar akan ingat untuk menggunakan kupon itu sebelum kedaluwarsa? Apakah Anda benar-benar akan kembali dan membaca artikel itu? Apakah Anda benar-benar peduli tentang XYZ? Jika tidak antusias, “Ya!” Selamatkan diri Anda dari sakit kepala nanti dan potong kabelnya.
Lansiran Media Sosial
Ini merupakan semua email yang Anda dapatkan dari Twitter, Facebook, Instagram, LinkedIn, Medium,, Spotify, Snapchat, Skype, Venmo - apakah saya melewatkannya? Nah, jika menurut Anda ini berkaitan dengan ini, lemparkan ke tumpukan juga. Beberapa dari mereka mungkin mengatakan sesuatu seperti "Jesse mengomentari posting Anda" atau "Anda memiliki 25 pengikut baru, " sementara yang lain promosi, pemeriksaan keamanan, atau buletin.
Demi inbox nol, saya hanya akan mengatakan Anda harus mencoba menjaga akun dan media sosial Anda terpisah. Karena selain mendapat pemberitahuan kotak masuk, Anda mungkin juga mendapatkan notifikasi telepon dan angka merah terang di sudut aplikasi Anda - yang pada akhirnya membuatnya mubazir.
Jadi, tugas Anda selanjutnya adalah masuk ke setiap akun media sosial yang Anda miliki, klik “Pengaturan, ” dan matikan semua peringatan email Anda. Kemudian, klik yang terakhir yang dikirim platform kepada Anda dan tekan "berhenti berlangganan" untuk memastikan Anda juga tidak terdaftar.
Keindahan dari ini adalah bahwa itu bukan keputusan permanen - Anda selalu dapat kembali dan mengubah pengaturan Anda. Tetapi saya akan menempatkan uang besar yang tidak akan Anda lewatkan.
Sampah
Banyak sampah yang kita pakai untuk diri kita sendiri, apakah itu karena kita membagikan informasi kita ke toko-toko acak, atau kita daftar alamat kita di media sosial kita, atau kita menanggapi orang asing. Jadi saran terbesar saya untuk Anda adalah selalu berhati-hati dalam cara Anda memberikan email, dan kepada siapa.
Tetapi beberapa di antaranya tidak bisa dihindari, dan itu adalah hal-hal yang harus Anda hapus tanpa membuka. Dan untuk orang-orang yang terus mengirimkan barang kepada Anda, pastikan untuk melaporkannya sebagai spam sebelum Anda menghapusnya sehingga mereka tidak akan muncul lagi.
Langkah 4: Dapatkan Terorganisir
Setelah Anda menangani sebagian besar bulu-bulu - dan hanya setelah Anda memegang bulu-bulu itu - inilah saatnya untuk membahas hal-hal yang daging - atau tiga kategori teratas yang saya sebutkan di atas.
Sekarang, saya tidak akan memberi tahu Anda bagaimana mengatur kotak masuk Anda - tidak ada sistem yang sempurna, strategi ideal, atau metode "setiap orang sukses melakukan ini". Anda adalah penjaga surat Anda, sehingga Anda berhak mengaturnya sesuai keinginan. Tetapi saya akan mencantumkan beberapa pendekatan yang dapat Anda lakukan:
Menggunakan Label dan Folder
Ini adalah opsi untuk orang-orang seperti saya yang menolak untuk menggunakan aplikasi ketika mereka dapat melakukannya sendiri. Pertama, cari tahu untuk setiap email jika Anda harus segera merespons, jika Anda perlu merespons nanti, atau jika Anda tidak perlu merespons sama sekali (untuk yang ini saya akan mengatakan buka, baca, dan simpan atau hapus tepat pada saat yang sama).
Kemudian, putuskan rencana tindakan Anda. Jika Anda perlu segera merespons tetapi tidak punya waktu sekarang, beri bintang atau letakkan di folder berlabel "Need to response to" dan letakkan catatan pada daftar tugas Anda untuk memeriksa kembali pada folder itu.
Jika Anda perlu menunggu lebih lama - mungkin karena Anda sedang mengerjakan sesuatu yang berkaitan - kirim respons singkat agar pengirim tahu bahwa Anda melihat pesan itu dan akan kembali kepadanya dalam beberapa hari X. Kemudian, simpan di folder lain berlabel "Sedang diproses."
Saat memberi nama folder Anda, pastikan Anda spesifik dan membuatnya mudah dikenali. Tidak ada yang lebih buruk daripada lupa di mana Anda meletakkan laporan bank atau informasi asuransi Anda karena folder itu berlabel "Lain-lain."
Trik paling penting untuk membuka setiap pesan di tempat adalah memiliki sistem cadangan yang lain. Tentu, menggunakan folder membuat mereka tetap teratur, tetapi karena sudah dibuka tidak ada tanda peringatan untuk memeriksanya. Jadi, bersandar pada daftar tugas, kalender online Anda, atau pengingat ponsel Anda untuk memastikan Anda melacak kapan Anda menerima sesuatu dan kapan Anda harus kembali ke seseorang.
Menggunakan Aplikasi
Jika pendekatan pertama tidak berhasil untuk Anda, selalu ada aplikasi! Dan saya punya banyak untuk Anda coba.
Untuk Gmail, coba Kotak Masuk oleh Google, alat luar biasa yang membantu Anda memindai foto atau acara dengan cepat, mengurutkan pesan ke dalam kategori, dan bahkan menyinkronkan dengan kalender Anda. Selain itu, Boomerang, ekstensi ke Gmail, memungkinkan Anda menjadwalkan email untuk dikirim kemudian dan mengirim pembaruan ketika Anda atau seseorang harus merespons sehingga Anda tidak perlu meninggalkannya tanpa dibuka.
Aplikasi organisasi hebat lainnya termasuk Sortd, yang membuat daftar berguna, Agenda, yang secara otomatis mengurutkan pesan Anda, dan CloudMagic, yang memungkinkan Anda menunda item untuk kembali lagi nanti.
Untuk membuat memeriksa kotak masuk Anda lebih menyenangkan setiap hari, cobalah Permainan Email, yang mana kali Anda berusaha dan memberi Anda imbalan positif. Dan untuk pengguna seluler yang keranjingan, cobalah Boxer, alat utama Anda untuk menjawab dan menyortir secara efisien dan aktif.
Langkah 5: Buat Sistem untuk Masa Depan
Selamat! Anda (semoga) telah melalui setiap email, menghapus atau mengurutkannya, dan mencapai angka nol yang indah itu.
Tetapi pekerjaan itu tidak berhenti sampai di sini - Anda sekarang harus menemukan metode untuk mempertahankan ini. Berikut adalah dua hal yang saya sarankan lakukan untuk menjaga kotak masuk Anda tetap rendah secara konsisten:
Bicaralah dengan Jaringan Anda
Saat Anda menganalisis kotak masuk di langkah kedua, apakah ada orang tertentu yang keluar? Apakah itu karena mereka mengirimi Anda pesan terbanyak, atau karena mereka memiliki waktu atau hari yang khas ketika mereka berkomunikasi dengan Anda?
Orang-orang ini dapat membantu Anda mempertahankan kotak masuk nol (siapa yang akan mengira?). Setelah Anda mengetahui sistem apa yang bekerja untuk Anda, putuskan bagaimana Anda ingin menerima email dan beri tahu jaringan Anda.
Misalnya, bos saya mencari menurut baris subjek untuk menemukan email yang dia butuhkan, jadi saya selalu memastikan untuk memberikan informasi yang cukup padanya di baris subjek sehingga mudah ditemukan. Demikian pula, kami mengirim banyak pembaruan yang tidak mendesak bolak-balik. Daripada merespons ketika mereka masuk, kami membuat sistem untuk hanya mengirim jenis pembaruan tertentu pada hari-hari tertentu. Sekarang saya tahu persis apa jenis pesan yang diharapkan, dan kapan.
Komunikasi terbuka bukan hanya kunci dalam memiliki alur kerja yang terorganisir dan penuh hormat, tetapi kekurangannya juga bisa menjadi apa yang berkontribusi pada kotak masuk gila Anda. Jadi, duduklah bersama bos dan kolega Anda dan beri tahu mereka cara mengirim barang yang lebih baik kepada Anda - dan tanyakan kepada mereka apa yang mereka sukai!
Ada juga saat-saat ketika Anda menerima banyak email tentang hal-hal yang dapat Anda bicarakan dengan mudah secara langsung. Jika ini sering terjadi, alih-alih berkomunikasi secara online, jadwalkan rapat mingguan untuk membahas semua informasi itu.
Jadwalkan Waktu Email Ke Hari Anda
Meskipun kotak masuk Anda memiliki ratusan dan ribuan email yang belum dibaca, saya yakin Anda akan memeriksa akun Anda setiap hari, jika tidak setiap jam. Jadi mengapa hal itu lepas kendali begitu cepat?
Dugaan saya adalah Anda tidak memeriksanya secara aktif . Anda mungkin menyegarkannya, gulir ke bawah untuk melihat siapa yang mengirim apa, dan kemudian tutup sebelum membuka atau benar-benar membaca apa pun.
Mari kita ubah kebiasaan itu - mulailah menyisihkan 15 menit di awal dan akhir setiap hari (atau momen singkat setiap beberapa jam), untuk melewati dan membuka setiap hal yang masuk. Jadikan prioritas seperti tugas lainnya. Dan setelah beberapa saat, Anda akan dapat membuka, membaca, menghapus, mengajukan, dan menandai setiap jenis email yang Anda terima dalam hitungan detik.
Hal terakhir yang akan saya rekomendasikan adalah memisahkan pekerjaan dan akun pribadi Anda. Semakin Anda mencampur keduanya, semakin besar kemungkinan Anda akan memiliki spam yang belum dibaca dalam akun kantor Anda, dan pesan-pesan penting akan hilang di akun pribadi Anda.
Saya perhatikan, setelah melihat banyak akun rekan saya, bahwa pekerjaan mereka jauh lebih terorganisir karena, dapat dimengerti, mereka menganggap serius karier mereka. Tetapi kehidupan pribadi Anda layak mendapatkan banyak cinta. Jadi, jika Anda tidak berada di kotak masuk nol di sana, berikan waktu dan energi yang dibutuhkannya sama bersihnya. Karena saya benar-benar percaya kehidupan yang rapi, di semua bidang, adalah kehidupan yang lebih bahagia dan tidak membuat stres.
Apakah ini berhasil untuk Anda? Apakah Anda punya kiat lain untuk meretas kotak masuk nol? Tweet saya!
