Sebut aku gila, tapi aku selalu lebih suka tidur daripada kafein. Tetapi dengan jadwal yang tidak menentu dan tenggat waktu yang ketat, tidur enam jam atau lebih per malam bukanlah tugas yang mudah bagi seorang konsultan - tanyakan saja pada soda diet saya dan kolega yang kecanduan kopi. Antara pekerjaan yang menuntut dan kehidupan rumah yang lebih menuntut, saya telah menghabiskan banyak waktu mencoba berbagai peretasan produktivitas untuk memeras sebanyak yang saya bisa setiap hari.
Alat favorit saya untuk menyelesaikan sesuatu? Penghitung waktu 10 menit di ponsel saya.
"Aturan 10 menit" saya cukup mudah: Setiap tugas pada daftar tugas Anda harus tidak lebih dari 10 menit untuk diselesaikan. Jika perlu waktu lebih dari 10 menit, maka Anda harus memecahnya menjadi tugas yang lebih kecil atau mendelegasikannya kepada orang lain. Kunci aturan ini adalah menegakkannya, yang berarti mengatur timer di ponsel Anda mati pada tanda 10 menit. Tingkat kecepatan dan fokus yang membawa ini ke hari Anda tidak kalah menakjubkan.
Ketika saya pertama kali menantang tim saya untuk menerapkan aturan 10 menit ke dalam tindakan, saya biasanya menghadapi skeptisisme. Pertanyaan seperti, "Itu gila - bisakah saya benar-benar membangun model Excel besar ini dalam peningkatan 10 menit?" Dan "Apakah Anda memberi tahu saya bahwa Anda juga melakukan hal ini dalam kehidupan rumah tangga, mandi 10 menit dan berolahraga 10 menit? “Berlimpah. (Omong-omong, kedua pertanyaan ini adalah "ya!")
Ingin mencobanya? Berikut adalah tiga tips untuk membuat aturan 10 menit bekerja untuk Anda.
1. Mendelegasikan
Sejauh ini, cara paling efektif untuk menemukan waktu tambahan dalam hari Anda adalah melakukan outsourcing hal-hal yang harus Anda lakukan yang dapat dilakukan orang lain dengan mudah dalam 10 menit atau kurang. Sebagai contoh, saya memiliki kolega yang sangat sukses dan dihormati yang mengklaim bahwa kunci keberhasilannya adalah bahwa ia “mengatakan 'ya' untuk semuanya, tetapi hanya benar-benar melakukan tugas yang hanya dia yang bisa melakukan yang terbaik.” Yang lainnya, dia mendelegasikan.
Mendelegasikan tidak semudah kedengarannya. Mungkin sulit untuk melepaskan tugas ketika Anda takut bahwa pekerjaan orang lain tidak akan sebaik pekerjaan Anda. Sangat membantu untuk mengingat bahwa "dilakukan lebih baik daripada sempurna, " dan satu-satunya cara Anda akan maju dalam karir Anda adalah jika Anda melepaskan hal-hal yang telah Anda kuasai dan menghadapi tantangan baru. Pergeseran pola pikir lain yang membantu saya menyadari bahwa mendelegasikan menciptakan peluang bagi orang lain. Sekarang saya secara aktif memikirkan tugas dan proyek apa yang dapat saya buat untuk tim saya yang akan membantu mereka belajar, tumbuh, dan memajukan karier mereka (yang dengan mudah membantu menjernihkan piring saya juga). (Berikut adalah beberapa tips pendelegasian lainnya.)
Salah satu tantangan yang paling saya lihat dengan orang-orang yang kesulitan mendelegasikan - terutama mereka yang berada di posisi awal - adalah bahwa mereka lupa bahwa mereka dapat dan harus mendelegasikan diri. Jika Anda merasa tidak nyaman meminta penyelia atau atasan untuk melakukan sesuatu, coba ini: Mulailah dengan menunjukkan apa yang Anda lakukan, dan posisikan "permintaan" Anda sebagai permintaan bantuan. Misalnya, alih-alih, “Saya ingin Anda memanggil tim lead, ” Anda bisa mengatakan “Saya sedang berupaya menarik data untuk analisis ini - apakah mungkin bagi Anda untuk membantu saya dengan memanggil lead tim lain?”
Sebagai seorang manajer, saya dapat memberi tahu Anda bahwa saya terlalu sering mendapati diri saya meminta tim saya untuk mendelegasikan sesuatu kepada saya, dan saya menyukainya ketika mereka menciptakan peluang bagi saya untuk membantu.
2. Temukan Tugas Mudah, 10 Menit
Anda mungkin skeptis pada awalnya, tetapi hanya dengan mengubah cara Anda membingkai tugas Anda, Anda akan melihat bahwa hampir semuanya dapat dipecah menjadi tugas 10 menit. Apakah Anda perlu meneliti topik baru? Mulailah dengan 10 menit di Google memindai artikel berita, diikuti dengan 10 menit mencatat semua yang Anda tahu dan beberapa pertanyaan teratas yang masih perlu Anda jawab, dan kemudian 10 menit masing-masing memanggil orang untuk mendapatkan saran tentang menjawab pertanyaan terbuka Anda (poin bonus jika Anda cukup cerdas untuk menyadari bahwa panggilan telepon adalah bentuk delegasi!).
Voa! Anda baru saja meremas sebuah tugas yang mungkin telah berlangsung berjam-jam menjadi 30 menit.
Pendekatan ini juga bekerja setelah jam. Saya memiliki seorang kolega yang sangat tertarik dengan aturan 10 menit dan bagaimana hal itu membantunya selama jam kerja sehingga dia memutuskan untuk mencobanya di rumah. Dia mengambil timer untuk beberapa pagi untuk mengatur waktu rutinitasnya sebelum bekerja, dan dengan mandi 10 menit, sarapan 10 menit, dll., Dia menemukan bahwa dia dapat memotong waktu standar "bersiap-siap", berdagang itu untuk tidur yang didambakan sebagai gantinya. Dia tidak pernah berpikir mungkin untuk mandi dalam 10 menit - sampai dia mencobanya dan menyadari itu sebenarnya cukup mudah!
3. Gunakan Timer Itu
Menggunakan timer Anda adalah bagian penting dari aturan, jadi jangan lupakan. Seperti semua orang di dunia bisnis tahu, "kami melakukan apa yang kami ukur."
Ini berlaku untuk aturan 10 menit juga - Anda harus menggunakan timer atau jam untuk melacak berapa lama Anda menghabiskan waktu untuk hal-hal. Smartphone membuat ini lebih mudah dengan aplikasi timer bawaan mereka, tetapi setiap jam dengan jarum menit akan berfungsi. Apa pun yang Anda lakukan, jangan menebak - karena jika kira- kira 10 menit Anda selalu menjadi 20, Anda tidak memaksimalkan produktivitas Anda.
Kadang-kadang, Anda akan menghabiskan kurang dari 10 menit untuk suatu tugas (lebih banyak waktu kembali - yay!), Dan kadang-kadang alarm itu berdering dan Anda akan tetap berada di telepon (tidak, saya tidak menyarankan Anda hanya menutup telepon) ketika alarm berbunyi). Jangan merasa tidak enak karena harus berlari - catat saja untuk lain kali.
Misalnya, jika salah satu rekan kerja cenderung mengoceh, perkenalkan percakapan Anda berikutnya dengan memberi tahu dia bahwa Anda punya 10 menit untuk bertukar pikiran. Bagaimana jika Anda benar-benar membutuhkan lebih banyak waktu? Itu bagus juga: Melacak waktu yang Anda habiskan akan memberikan wawasan tentang bagaimana Anda bekerja, sehingga Anda dapat merencanakan hari Anda dengan lebih baik di waktu berikutnya.
Aturan 10 Menit Beraksi
Salah satu contoh favorit saya dari aturan ini dalam tindakan terjadi beberapa tahun yang lalu ketika sebuah tim yang sedang saya kerjakan menerima panggilan telepon pukul 4 sore yang ditakuti dari seorang klien yang mengarahkan kembali pekerjaan yang akan kami presentasikan keesokan paginya. Ugh, sangat banyak untuk malam yang santai!
Ada dua pekerjaan besar yang terlibat, jadi kami membagi tim kami menjadi empat. Masing-masing dari dua sub-tim kami memiliki jumlah slide PowerPoint yang sama untuk dirubah, dengan jumlah analisis yang sama, sehingga seharusnya kami membutuhkan waktu yang sama untuk menyelesaikannya.
Saya berkata kepada rekan tim saya bahwa saya benar-benar ingin selesai pada jam 6 sore sehingga kami bisa pergi makan malam, dan dia setuju tetapi ragu tentang kemampuan kami untuk menyelesaikannya. Jadi, kami menghitung halaman, dibagi dengan dua jam tersisa dalam sehari, dan menemukan bahwa jika kami dapat mencapai tingkat 10 menit per halaman, kami akan memiliki cukup waktu untuk menyelesaikannya - ditambah buffer untuk apa pun yang terbukti menjadi sangat rumit. Dienergisasi ulang, kami membagi halaman, mengatur timer, dan mulai engkol. Untuk membuat permainan dari itu, kami membuat penghitungan di papan tulis tentang berapa banyak halaman masing-masing kami selesai di bawah atau di atas tanda 10 menit.
Pada jam 6 sore, kami selesai - dan merasa benar-benar senang. Tim lain yang tidak menggunakan aturan 10 menit? Mereka selesai sekitar 9.
Tantangannya ada di. Untuk tugas Anda berikutnya hari ini, keluarkan timer Anda dan coba sendiri. Jam terus berdetak!
