Antara memilah-milah spam, menyusun respons yang tepat, dan mengawasi pesan yang memerlukan tindak lanjut, tetap berada di atas kotak masuk Anda bisa terasa seperti pekerjaan itu sendiri. Itu sebabnya kami memilih otak para profesional yang telah menemukan rahasia untuk kotak masuk yang efisien dan terorganisir - meskipun menerima ratusan email sehari. Karena memiliki sistem di tempat dapat membantu Anda menaklukkan bahkan kotak masuk yang paling sulit diatur.
1. Hanya Menyimpan Email yang Memerlukan Tindakan Segera di Kotak Masuk Anda
Kotak masuk nol mungkin tujuan yang terlalu tinggi, tetapi dengan menjadi kejam tentang pesan mana yang akan mengambil real estat di kotak masuk Anda, Anda bisa sangat dekat.
“Hampir setiap hari, kotak masuk email saya memiliki kurang dari 25 pesan di dalamnya. Ini disengaja. Saya ingin dapat membuka kotak masuk saya dan segera melihat apa yang paling mendesak dan membutuhkan tanggapan, ”kata Leigh Ann Newman, manajer program senior di sebuah perusahaan konsultan pemerintah internasional. "Kebiasaan ini mendorong saya untuk mengambil tindakan terhadap barang-barang dengan cara yang sangat tepat waktu."
Bukan hal yang aneh bagi Newman untuk menerima, dalam rentang beberapa jam, lebih dari 100 email, banyak di antaranya mendesak dan melibatkan manajer tingkat tinggi. Pada tahun 2008, ia memiliki kesempatan untuk memulai dari awal ketika perusahaannya berubah menjadi sistem email baru selama akuisisi. “Rasanya seperti pembersihan musim semi untuk kotak masuk saya. Dan, sejak saat itu, saya tidak bisa berfungsi dengan kotak masuk yang dibanjiri dengan email yang tidak dijawab, ”katanya.
2. Buat "Folder Menunggu" untuk Email yang Ditunda Tindakan
Jadi ke mana email pergi jika bukan kotak masuk Anda? Buat "folder tunggu" untuk email yang memerlukan tindakan dari orang lain sebelum Anda bisa merespons. “Ini adalah penghemat waktu yang sangat besar, ” kata Darcy Miller, pakar di tempat kerja dan pendiri Pin dan Pivot, yang selama bertahun-tahun dibombardir dengan lebih dari 150 email sehari. "Dengan begitu, email-email itu tidak membuang kotak masuk Anda, dan ini adalah tempat yang bagus untuk melihat setiap hari atau minggu untuk mengingatkan Anda tentang proyek apa yang masih tertunda."
Dia belajar trik ini dengan cara yang sulit ketika, selama tahun pertama pekerjaan pertamanya, dia tidak dapat menemukan lampiran email yang dia butuhkan. "Saya menghabiskan setengah hari mencari email itu, di antara ribuan email yang ada di kotak masuk saya saat itu, " katanya. "Aku bersumpah sejak saat itu, aku akan mengendalikan kotak masukku!"
3. Jadikan Subfolder atau Label BFF Baru Anda
Di seluruh papan, kotak masuk pakar merekomendasikan membuat subfolder atau sistem label yang mudah didekode. Nate Masterson, CEO Maple Holistics, memperkirakan dia mendapatkan lebih dari 250 email beberapa hari, jadi organisasi adalah yang terpenting. "Label email adalah teman Anda, " sarannya. "Gunakan mereka untuk mengelompokkan rantai email penting, jadi ketika Anda perlu melihat sesuatu untuk referensi, Anda dapat melakukannya dengan mudah."
Newman mengatakan labelnya mencakup topik yang mungkin ditanyakan orang lain, dukungan untuk keputusan yang dibuatnya, dan bahan referensi untuk kebutuhan bisnis di masa depan. "Saya memiliki lusinan subfolder dan ratusan email yang diarsipkan di dalamnya untuk referensi, " katanya. "Saya dapat menemukan apa yang saya butuhkan dalam hitungan detik dari permintaan karena saya tahu di mana itu disimpan dan bagaimana cara menemukannya dengan cepat."
4. Tetapkan Aturan atau Filter Kotak Masuk
Banyak penyedia email memungkinkan Anda untuk membuat aturan kotak masuk atau filter yang akan mengambil tindakan untuk Anda dan dapat membantu Anda dengan cepat mengategorikan email tanpa menghabiskan tenaga otak.
Untuk tetap di atas torrent dari 150 email yang menemukan jalannya setiap hari, Rachel Neill, CEO, Carex Consulting Group, mengambil keuntungan dari fungsi aturan Outlook. "Saya memiliki aturan yang mengatur bahwa memasukkan email ke folder yang berbeda, kode warna, dan memprioritaskan berdasarkan pengirim, " katanya. Kemudian, pada akhirnya, dia akan dengan cepat memindai apa pun yang mungkin dia lewatkan. “Aturan membantu memastikan saya menindaklanjuti secara konsisten dan memblokir kebisingan. Ini membantu saya menjaga kekacauan seminimal mungkin. ”
5. Gunakan Kalender Anda untuk Melacak Email yang Memerlukan Tindak Lanjut
Karena beberapa email mungkin memerlukan lebih dari sekadar balasan, Newman menyarankan untuk menambahkannya ke kalender. "Jika saya menerima email yang tidak hanya membutuhkan tanggapan langsung tetapi juga semacam tindakan tindak lanjut, saya memindahkan email ke subfolder yang ditunjuk dan menaruh pengingat pada kalender saya yang mencakup lokasi folder dan tanggal saat tindak lanjutnya adalah diperlukan, ”katanya.
Dia menggunakan Microsoft Outlook, yang memungkinkan akses ke Kalender Outlook, tetapi Anda juga bisa melakukan ini di Gmail. Cukup klik tombol "Lainnya" di bilah alat dan pilih "Buat acara."
6. Jangan Biarkan Junk Mail Luntur di Kotak Masuk Anda
Merasa seperti Anda sedang bermain-main-mola dengan email promosi? Jadilah cepat dengan tombol berhenti berlangganan. Davis Siksnans, CEO dan Pendiri Printful, menggunakan aturan tiga pukulan untuk email promosi dan buletin. Ketiga kalinya ia menghapus buletin atau email promo dari pengirim tertentu, ia berhenti berlangganan dari daftar.
7. Buat Template untuk Respons Ke Anda
Menyesuaikan balasan yang berbeda untuk setiap email bisa sangat menyita waktu. Jika Anda mendapati diri Anda mengirim jenis email yang sama berulang-ulang, Anda dapat mengambil manfaat dari menyimpan beberapa respons stok dalam konsep yang dapat Anda gunakan kembali dengan mudah.
Betsy Fein, presiden perusahaan pengatur profesional Clutterbusters, telah sering mengajukan pertanyaan yang dapat diatasi dengan tanggapan yang dikunci dan dimuat. "Saya punya email pra-tulis yang bisa saya atur sehingga saya kirim ke email yang menanyakan hal yang sama, seperti 'ceritakan tentang layanan Anda, ' atau 'bagaimana cara mengatur janji temu?'"
Jika Anda tidak ingin melakukan ini dengan tangan, coba plugin Gmail MixMax, atau masuk ke pengaturan Anda dan aktifkan respons terekam. (Klik pada roda gigi di sisi kanan atas kotak masuk Anda, pilih "Pengaturan" dari dropdown, pilih tab "Advanced", dan tekan "Enable" di sebelah "Canned Responses.") Ini akan memungkinkan Anda untuk menyimpan balasan templated.
8. Tetapkan Blok Waktu Samping untuk Memeriksa Email - dan Menempel Mereka
Anda mungkin tidak akan membiarkan jadwal Anda terbuka untuk rapat dengan waktu dan panjang yang tidak ditentukan sepanjang waktu, jadi mengapa memberikan kendali bebas email untuk mengganggu pada hari Anda?
“Saya tidak membiarkan email saya terbuka sepanjang hari; Saya menetapkan waktu tertentu pada siang hari untuk membaca setiap email dan dengan serius menanggapi, mengarsipkan, atau menyimpan untuk nanti. Dengan cara ini saya tidak melakukan banyak tugas dan saya dapat melewati semua email saya lebih cepat karena saya benar-benar fokus pada tugas yang ada, ”kata David Mitroff, seorang konsultan bisnis. "Saya menyarankan agar orang mulai dengan tiga blok setengah jam sehari untuk membaca dan menanggapi email mereka dan menjaga kotak masuk mereka menutup sisa hari itu dan menyesuaikan seperlunya dari sana."
Selain menggunakan pemblokiran waktu untuk tetap mengikuti email harian, Justin Lavelle, Chief Communications Officer BeenVerified, merekomendasikan untuk menyisihkan waktu seminggu sekali untuk pemeliharaan kotak masuk. “Pilih waktu setiap minggu untuk mempertahankan kotak masuk Anda. Lindungi waktu sebagaimana Anda akan melakukan pertemuan penting lainnya dan terorganisir, ”sarannya. "Sapu yang tidak relevan, arsipkan yang lengkap, dan prioritaskan daftar yang harus dilakukan."
9. Nonaktifkan Notifikasi Email
Bahkan jika Anda telah mengundurkan diri untuk hanya memeriksa email di blok yang telah ditentukan sebelumnya, lagu sirene notifikasi kotak masuk Anda mungkin terlalu menggoda untuk ditolak. Jika itu masalahnya, solusinya sederhana: Matikan pemberitahuan Anda. "Jika Anda bekerja di blok waktu, Anda tidak akan pernah pergi lebih dari beberapa jam tanpa melihat email Anda, " kata Miller. "Matikan notifikasi, karena hal itu akan mengalihkan perhatian Anda dari melakukan apa yang sedang Anda kerjakan di meja Anda."
Anda dapat meminta pertanggungjawaban diri sendiri dengan menggunakan fungsi Jeda Kotak Masuk Boomerang. Siksnans hanya mengizinkan email masuk dua kali sehari pada waktu-waktu tertentu ketika ia dapat mencurahkan perhatiannya kepada mereka.
10. Memeras Tugas Email Tanpa Mindless Selama Downtime
Pastikan akun email disinkronkan secara efektif ke ponsel Anda, dan gunakan saat-saat idle untuk melakukan pembersihan inbox cepat. “Banyak pesan yang saya terima tidak memerlukan tindakan langsung, ” kata Ben Taylor, pendiri HomeworkingClub.com. "Spam dapat dihapus, hal-hal lain dapat diajukan, dan Anda dapat menangani banyak hal ini saat Anda berada dalam antrian supermarket selama dua menit."
