Beberapa hari, tidak ada yang lebih menyebalkan daripada miskomunikasi email. Anda menghabiskan waktu mengumpulkan pesan yang masuk akal, dan salah satu dari hal-hal berikut terjadi:
- Orang lain membalas balasan cepat yang membuat Anda mempertanyakan apakah mereka bahkan membaca balasan Anda.
- Mereka menulis sesuatu yang samar sehingga Anda tidak tahu apa yang mereka pikirkan.
- Mereka tidak menjawab sama sekali.
Pada titik ini, Anda siap untuk menyumpah email sama sekali - dan satu-satunya hal yang menghentikan Anda adalah mengetahui bahwa itu sama sekali tidak realistis.
Jadi, inilah penggunaan waktu Anda yang lebih baik: Tinjau apa yang Anda tulis dan lihat apakah Anda mungkin menyebabkan rangkaian peristiwa ini.
Saya tidak mengatakan ini untuk membuat Anda merasa buruk (dan itu bisa jadi Anda mendapat balasan yang tidak berharga bukan karena kesalahan Anda sendiri).
Namun, ada baiknya memeriksa apa yang Anda kirim; karena, jika Anda dapat mengidentifikasi cara untuk memperkuat pesan Anda - Anda akan tiba-tiba memiliki tingkat yang jauh lebih tinggi untuk mendapatkan kembali apa yang Anda butuhkan. Dan sesederhana berpura-pura Anda adalah penerima dan mengajukan dua pertanyaan berikut:
1. Mengapa saya menerima ini?
Fakta: Rata-rata orang menghabiskan 1/3 dari email pemeriksaan hari kerja mereka. Jadi, tidak setiap pesan akan mengumpulkan perhatian penuh mereka. (Pikirkan tentang hal ini: Apakah Anda cenderung membaca sekilas email grup yang ditujukan kepada semua orang?)
Tidak apa-apa mengirim pembaruan umum atau FYI tanpa perlu balasan. Namun, karena jenis-jenis pesan itu ada, ketika Anda mengirim dan mengirim email ke orang tertentu untuk alasan tertentu, Anda ingin membuatnya jelas - dan cepat.
Cara mudah untuk melakukan ini adalah mengajukan pertanyaan yang jelas, dan menabraknya di bagian atas. Perhatikan dua contoh berikut:
Pilihan 1
pilihan 2
Terbaik,
Seperti yang Anda tahu, versi kedua berbeda hanya dengan baris pembukaan, tetapi langsung membuatnya jelas bahwa ini lebih dari sekadar pembaruan umum, tanpa tindak lanjut yang diperlukan. Dengan memesan catatan dengan tujuan Anda (bukan hanya menyimpulkannya), Anda membuatnya mudah bagi rekan kerja Anda untuk melihat bahwa Anda ingin mendengar kabar dari mereka sebelum Anda bergerak maju.
2. Apa yang harus saya lakukan selanjutnya?
Membentangkan "Saya ingin pemikiran Anda tentang perubahan kedua yang saya buat untuk …" mencapai tujuan kedua juga. Ini juga memberi tahu pembaca persis apa yang Anda cari: umpan balik pada titik tertentu.
Saya tidak bisa cukup menekankan hal ini, karena menyoroti langkah orang lain berikutnya adalah kunci untuk mendapatkan respons yang Anda cari (dan itu menyelamatkan Anda dari saat yang canggung ketika, sebagai pengganti dari apa yang Anda butuhkan, Anda mendapat banyak ide tentang sesuatu yang sudah Anda putuskan).
Seharusnya ada baris seperti ini di setiap email yang Anda kirim:
- Aku ingin kamu memikirkan / Apa yang kamu pikirkan?
- Saya perlu untuk bergerak maju.
- Saya hanya mengirimkan ini untuk referensi Anda: Tidak diperlukan tindakan.
- Saya ingin berbagi, supaya Anda memiliki pembaruan.
- Bisakah Anda mengirim kembali oleh Anda?
Email yang ditulis dengan baik dapat membantu Anda menjadi lebih produktif, dengan menyelamatkan Anda dari rapat dan panggilan telepon yang dapat Anda capai dalam beberapa paragraf pendek. Untuk membuatnya lebih efektif, ingatlah untuk selalu mengingat apa yang dipikirkan orang lain ketika mereka menerimanya dan menjawab pertanyaan kunci mereka di muka.
Terinspirasi untuk menemukan lebih banyak cara untuk meningkatkan email Anda? Berikut adalah tiga artikel untuk dilihat sekarang:
- 10 Cara Menulis Email yang Lebih Baik
- Panduan Editor untuk Menulis Surel yang Baik
- Trik Mengejutkan untuk Menulis Email yang Mendapatkan Tanggapan
