Email: Ia menemukan jalannya ke setiap sudut kehidupan kita. Email pribadi. Email kantor. Email sekolah. Email pribadi kedua (untuk spam). Dunia bisnis adalah penggerak email unggulan, menghasilkan lebih dari 108 miliar email sehari.
Dengan email yang mendominasi percakapan Anda dalam semua aspek kehidupan Anda - terutama kehidupan profesional Anda - Anda akan mengirim banyak permintaan setiap hari. Dari meminta seseorang di bidang akuntansi untuk menjalankan laporan untuk Anda memohon kepada orang lain dalam desain grafis untuk membantu Anda memformat proposal, Anda mungkin mengirim banyak email yang meminta bantuan.
Tetapi ketika permintaan Anda tidak secara langsung, menjadi sangat mudah bagi penerima untuk mengabaikan pesan Anda sampai menghilang ke dalam kotak masuk terlupakan - atau, lebih buruk, menghapusnya sepenuhnya.
Jadi ketika Anda membutuhkan bantuan, bagaimana Anda menulis email yang akan mendapat respons? Jawaban singkatnya adalah: hati-hati. Berikut adalah beberapa petunjuk untuk membantu Anda menyusun pesan yang benar-benar akan menarik perhatian pembaca - dan respons yang Anda butuhkan.
Gunakan Baris Subjek untuk Keuntungan Anda
Hal pertama yang pertama: Baris subjek ada karena suatu alasan. Gunakan itu untuk memberi tahu penerima secara jelas mengapa Anda baru saja menambahkan email lain ke kotak masuknya, dan Anda akan segera meningkatkan peluang bahwa ia benar-benar akan membukanya.
Baris subjek yang tidak jelas (seperti "Punya pertanyaan") tidak membantu dan bisa menjengkelkan - dan Anda tidak ingin seseorang membuka email Anda dalam keadaan jengkel ketika Anda membutuhkan sesuatu. Sebaliknya, hormati waktu penerima Anda, dan biarkan dia tahu secara spesifik mengapa Anda mengirim komunikasi. Misalnya: “Perlu ulasan Anda: Penyesuaian brosur program.”
Perlu bantuan menulis baris subjek yang bagus? Lihatlah kiat-kiat ini.
Sambut Pembaca Anda Sebelum Menuntut
Saya sering mendapat email dari siswa yang langsung mengajukan permintaan, permintaan, atau pertanyaan tanpa repot-repot mengatakan, "Selamat pagi" atau bahkan sekadar, "Hai." Anda (mudah-mudahan) tidak akan menerobos masuk ke kantor seseorang dan mulai berderak menuntut, jadi jangan lakukan itu melalui email, baik.
Anda tidak harus memulai berbasa-basi panjang, tetapi tidak ada salahnya untuk memasukkan sesuatu yang pribadi sebelum meluncurkan ke permintaan Anda: "Hai Randi! Bagaimana 10K akhir pekan ini? Saya memikirkan Anda pada hari Sabtu dan mengirimkan getaran baik ke jalan Anda. "Atau, " Selamat pagi, Yakub. Bagaimana akhir pekanmu? Itu adalah cuaca yang bagus untuk berkebun - saya harap Anda dapat memanfaatkannya sebaik mungkin! ”
Salam ini singkat dan sederhana, tetapi menunjukkan tingkat minat yang tulus pada penerima. Ingat apa yang saya katakan sebelumnya tentang tidak ingin pembaca Anda jengkel saat membuka email Anda? Sulit merasa kesal dengan seseorang yang membuat komentar atau mengajukan pertanyaan tentang sesuatu yang penting bagi Anda. Penerima Anda, bagaimanapun, adalah manusia dengan perasaan dan minat di luar kantor. Terkadang cara terbaik untuk terhubung dengan seseorang dan membuatnya terhubung dengan sesuatu adalah bersikap baik.
Ingat Apa yang Anda Pelajari di Kelas Bahasa Inggris
Jika permintaan Anda mendesak, mungkin tergoda untuk mengirim email dengan terburu-buru dengan singkatan seperti teks, kalimat yang ditulis dengan tergesa-gesa, dan paragraf yang bertele-tele tanpa tanda baca yang berarti. Jika Anda berada dalam kondisi ini, berhentilah. Ambil napas dalam-dalam. Saat meminta bantuan, hal terakhir yang ingin Anda lakukan adalah mempersulit seseorang untuk memahami permintaan Anda. Jika penerima Anda tidak dapat memahami email Anda, Anda baru saja melukai peluang Anda untuk mendapatkan bantuan yang Anda butuhkan.
Misalnya, paragraf yang bertele-tele tanpa koma yang sesuai akan memaksa pembaca untuk membaca dan membaca kembali bagian-bagian untuk memastikan dia mengerti apa yang Anda coba komunikasikan. Itu membutuhkan waktu ekstra dan bisa sangat membuat frustrasi - dua hal yang ingin Anda hindari. Cara mengatasinya sederhana: Tulis kalimat lengkap. Pisahkan paragraf panjang menjadi paragraf yang lebih kecil. Gunakan koma dengan tepat.
Dan satu tip tanda baca terakhir: Jika Anda cenderung mengakhiri kalimat dengan serangkaian tanda seru, silakan berhenti. Kecuali jika Anda mengumumkan bahwa tim Anda baru saja memenangkan kesepakatan bajillion-dolar, hukuman Anda tidak mengharuskan deretan poin seru.
Jangan Menulis Novel
Ya, saat mengirim permintaan melalui email, Anda perlu melakukan beberapa kecakapan dengan memasukkan ucapan, kalimat lengkap, dan tanda baca yang sesuai. Tetapi sepenuhnya mungkin untuk mencapai hal-hal itu dan mengajukan permintaan Anda hanya dalam beberapa kalimat, bukan beberapa paragraf.
Beberapa pakar karier menyarankan email harus lima kalimat atau kurang. Bahkan ada alat yang dapat membantu Anda membatasi email Anda ke nomor kalimat pilihan Anda.
Bergantung pada kerumitan permintaan Anda, Anda mungkin tidak selalu dapat mengikuti saran lima kalimat, tetapi Anda harus menulis draf pertama Anda, lalu pertimbangkan apakah Anda dapat memotong bahan apa pun untuk membuatnya lebih mudah dibaca. Kemudian, lihat produk akhir dan tanyakan pada diri Anda apakah permintaan jelas atau apakah akan ditangani lebih efisien melalui telepon atau secara langsung.
Sebagai contoh:
Lihat? Dipoles, tetapi to the point. Alih-alih menulis paragraf tentang alasan mengapa Randi akan menjadi kandidat yang ideal, penulis memberikan penjelasan yang jelas dan ringkas tentang apa yang diinginkannya, diikuti dengan permintaan untuk membahasnya lebih lanjut.
Jangan Kirim Email
Saya tahu - Anda baru saja membaca seluruh kolom tentang membuat "permintaan" yang efektif melalui email, dan sekarang saya mengatakan kepada Anda untuk tidak menekan tombol kirim. Apa masalahnya?
Mengetikkan email itu tidak sia-sia. Terkadang mengetik dan mengedit permintaan dapat membantu Anda memikirkan pesan Anda sehingga Anda jelas tentang apa yang ingin Anda tanyakan, bagaimana Anda akan mendukung permintaan Anda, dan bagaimana Anda dapat menjawab pertanyaan atau masalah yang muncul dari permintaan tersebut. Itu bisa menjadi latihan yang berharga untuk mempersiapkan Anda menghadapi tatap muka.
Beberapa permintaan sepenuhnya sesuai melalui email. Namun, jika Anda memiliki permintaan penting dan akses langsung ke orang yang dapat membantu Anda, tanyakan pada diri Anda apakah percakapan pribadi akan lebih bermanfaat daripada permintaan elektronik. Tidak ada konteks, nada suara, ekspresi wajah, atau emosi melalui email. Terkadang, duduk berseberangan dengan seseorang dan membiarkannya melihat keaslian Anda, perasaan Anda, senyum Anda, atau kekecewaan Anda - Anda tahu, hal-hal yang membuat Anda menjadi manusia - dapat menjual pesan Anda jauh lebih baik daripada yang dibuat dengan sangat cermat (tetapi tanpa -of-humanity) email.
Sebagai catatan, saya bukan anti-teknologi. Saya menulis banyak email dan menghabiskan terlalu banyak waktu mengejar kelinci melalui Twitter. Tetapi jika saya benar-benar membutuhkan dukungan atau bantuan seseorang, saya yakin saya bisa dan harus berusaha mengangkat telepon atau berjalan ke kantornya untuk menjelaskan apa yang saya inginkan dan mengapa saya pikir orang itu dapat membantu saya.
Pertahankan permintaan Anda secara ringkas, langsung ke sasaran, dan dipoles - baik elektronik maupun tatap muka - dan Anda akan memiliki peluang yang jauh lebih baik untuk mendapatkan bantuan yang Anda butuhkan.
