Anda telah membuat apa yang Anda anggap sebagai email yang sempurna. Itu ramah - tapi tidak terlalu ramah. Ini terorganisasi dengan baik dengan bagian tebal dan poin-poin. Anda bahkan melempar emoji manis untuk ukuran yang baik.
Anda menekan "kirim" pada mahakarya Anda itu dan menunggu balasan yang tak terhindarkan mulai bergulir. Anda menunggu satu jam, lalu empat jam, lalu dua hari. Semua yang Anda dengar sebagai respons terhadap pesan Anda yang dipoles sempurna itu? Jangkrik - dan suara frustrasi Anda sendiri bergema di otak Anda.
Apa yang menyebabkannya? Anda mengira Anda mengikuti semua aturan email yang benar dan sudah dicoba itu. Anda memeriksa empat kali lipat bahwa Anda mengirimnya ke penerima yang tepat. Anda bahkan membaca ulang untuk yang ke-800 kalinya untuk memastikan tidak ada yang bisa disalahartikan sebagai agresif kasar atau pasif. Jadi, mengapa Anda hanya mendapatkan kesunyian radio sebagai balasannya?
Perlambat - Anda mungkin terlalu memikirkannya. Bahkan, bisa jadi email Anda terlalu panjang .
Terlalu panjang?
Apakah Anda senang ketika Anda harus mengarungi email yang begitu padat itu memberi Anda kejang tangan dari menggulir begitu banyak? Mungkin tidak. Kemungkinannya, penerima Anda merasakan hal yang sama.
Menurut penelitian yang dilakukan oleh ekstensi email, Boomerang, panjang ideal adalah antara 50 dan 125 kata. Pesan dalam rentang itu menghasilkan tingkat respons di atas 50%.
Seperti apa panjang itu? Lihat kembali “Terlalu Panjang?” Lalu hentikan mata Anda di sini . Itu 87 kata, yang memukul tepat di tengah kisaran yang Anda inginkan.
Boomerang menemukan bahwa tingkat respons menurun dari 50% untuk email 125 kata, menjadi 44% untuk email 500 kata. Untuk pesan yang luar biasa 2.500 kata atau lebih? Tingkat respons benar-benar menukik - di bawah 35%.
Lihat apa yang saya maksud? Pesan yang bertele-tele yang telah Anda buat mungkin akan membuat orang menangis. Sebaiknya Anda menjaga segala sesuatunya pendek (tapi tidak terlalu pendek - Anda ingin tetap di atas 50 kata, setelah semua).
Cara Mengecilkan Email Anda
"Tapi, semua yang aku katakan sangat penting, " kamu bergumam pada dirimu sendiri sekarang. Percayalah, saya mengerti - saya bisa menjadi penulis yang cukup bertele-tele. Namun, sejak saya mencari nafkah dengan merangkai surat-surat, saya telah berhasil mempelajari beberapa trik dan taktik yang membantu saya mengendalikannya.
1. Cari koma
Ini adalah salah satu trik favorit saya untuk digunakan ketika saya tahu saya harus memotong beberapa tulisan. Saya memindai kembali seluruh bagian, menjaga mata saya dikupas untuk koma. Meskipun mereka sering dimasukkan dalam daftar, Anda juga akan menemukannya setelah banyak frasa pengantar singkat (saya sudah menggunakan beberapa dari mereka dalam artikel ini).
Ketika Anda mencoba untuk membuat hal-hal singkat, frasa-frasa ini dapat dengan mudah dihapus - tanpa mengorbankan keseluruhan pesan Anda. Dari frasa seperti, "Hanya untuk menjadi jelas, " untuk "Jika Anda bertanya-tanya, " bahkan ke sederhana, "Tak perlu dikatakan, " mereka kualifikasi yang tidak perlu yang hanya mengambil real estat yang berharga.
2. Hapus Adjectives and Adverbs
Menghapus kata sifat berbunga-bunga dan kata keterangan yang tidak berguna dari surel Anda yang panjang dan menjengkelkan benar-benar dapat membuatnya lebih pendek. Mau contoh? Hapus mereka dari kalimat pertama dan Anda pergi dengan, "Menghapus kata sifat dan kata keterangan dari email Anda dapat membuatnya lebih pendek."
Ya, mereka dapat membawa sedikit keramahan dan nada percakapan ke pesan Anda. Tetapi, ketika Anda mencari untuk mengurangi jumlah kata Anda, mereka harus menjadi salah satu hal pertama yang harus dilakukan. Bagaimanapun, sangat mungkin untuk menulis email yang lebih pendek tanpa menjadi dingin atau kasar.
3. Saring Fokus Anda
Jika Anda melewati kedua langkah itu dan masih menemukan diri Anda jauh di atas batas 125 kata, Anda bisa mencoba terlalu banyak membahasnya. Apakah Anda akan lebih baik membagi hal-hal menjadi pesan yang berbeda, lebih pendek?
Alih-alih mengirim seluruh tim Anda ikhtisar yang membahas detail proyek terbaru Anda, meminta ide untuk piknik perusahaan, dan juga mengingatkan semua orang bahwa ulang tahun bos Anda akan datang, pilih satu topik dan patuhi itu. Tidak hanya surel Anda akan lebih pendek, tetapi juga lebih terorganisir.
Ambillah dari saya, saya tahu bahwa mempersingkat tulisan Anda tidak selalu mudah - ada alasan William Faulkner menyebutnya sebagai "membunuh kekasih Anda".
Jika Anda masih berjuang untuk menghindari menulis War and Peace , tanyakan pada diri sendiri: Jika topik ini sangat besar, apakah paling cocok untuk mengirim email? Atau, haruskah Anda mengangkat telepon, menjadwalkan rapat, atau bahkan membuat Google Doc di mana semua orang bisa berkolaborasi - alih-alih menyumbat kotak masuk semua orang?
Menyertakan pertimbangan sebelumnya, bersama dengan tiga tips di atas, akan berarti email Anda singkat, to the point, dan - yang paling penting - merespons.
