Anda tahu Anda harus kembali ke seseorang sesegera mungkin ketika dia mengirim email berlabel "urgen." angka terakhir, persetujuan, lampu hijau, jawabannya, atau langkah selanjutnya.
Tetapi tahukah Anda bahwa bukan satu-satunya saat Anda perlu memprioritaskan penulisan kembali? Memang benar: Jika Anda membiarkan pesan duduk beberapa hari di salah satu skenario berikut, Anda berisiko terlihat sangat tidak sensitif atau tidak profesional.
Ini keseimbangan yang sulit pasti, karena dalam setiap contoh, Anda juga ingin mengatakan hal yang benar. Tetapi penting untuk meluangkan waktu untuk menjawab.
1. Ketika Anda Telah Pingsan Sebelumnya
Apakah Anda terbiasa dengan punting email untuk mengelola kotak masuk Anda? Sebagai co-founder Muse dan COO Alex Cavoulacos menjelaskan:
Kirim pesan singkat, "Terima kasih telah memikirkan saya - saya sudah dipesan bulan ini, tetapi jika Anda menghubungi saya, saya akan senang membantu tetapi saya bisa." Banyak orang tidak akan pernah menindaklanjuti sama sekali - baik karena mereka lupa atau karena mereka tidak membutuhkan waktu dan saran Anda lagi - sehingga Anda dapat yakin bahwa orang-orang yang menindaklanjuti adalah orang-orang yang paling membutuhkan bantuan Anda.
Meskipun strategi ini akan menyelamatkan Anda dari menjawab semua orang yang tidak pernah mencapai kembali, keuntungannya adalah jika seseorang melakukan apa yang Anda minta - menunggu betapapun lama dan kemudian menindaklanjutinya - Anda benar-benar berutang kepadanya untuk mengirim tanggapan. Dia bersikap hormat dengan menghubungi Anda di lain waktu, dan karenanya Anda ingin menunjukkan rasa hormat yang sama padanya.
Tentu saja, Anda mungkin masih terlalu sibuk untuk membantu (dan itu tidak masalah). Tetapi Anda tidak boleh terlalu sibuk untuk mengirim respons yang membantu - bahkan jika itu memberikan jawaban singkat, mengarahkannya ke orang lain, atau memberikan tautan ke sumber daya - dan dalam waktu 24 jam jika memungkinkan. Selain itu, membuat balasan yang sebenarnya akan menyelamatkan Anda dari memulai rantai email "Aku akan membalas Anda nanti" tanpa akhir, yang akan dianggap memimpin orang lain.
2. Ketika Anda Mengatakan Sesuatu yang Pribadi
Banyak orang merasa sulit untuk membagikan informasi pribadi dengan rekan kerja mereka. Jadi, jika seseorang meluangkan waktu untuk berbagi berita yang mengecewakan dengan Anda melalui email, menulis kembali dengan cepat selalu diperlukan.
Itu tidak harus menjadi jawaban yang panjang, dan tidak apa-apa jika Anda tidak 100% yakin akan hal yang benar untuk dikatakan. Anda hampir selalu dapat memimpin dengan "Saya sangat menyesal mendengar …" Kemudian, dengan bijaksana alamat item tindakan apa pun yang ada di email (dengan asumsi ada satu, yang biasanya ada) dengan sesuatu seperti, "Silakan luangkan waktu Anda …" atau "Jangan ragu untuk meraih kembali ketika kamu kembali."
Dan jika ada masalah sensitif waktu yang mengharuskan Anda untuk meminta sesuatu yang nyata, luangkan beberapa menit untuk mencari tahu pertanyaan yang paling minim sebelum menjawab.
Misalnya, ini adalah bagaimana Anda dapat menanggapi rekan kerja yang memberi tahu Anda bahwa dia tidak akan dapat menyelesaikan presentasi papan karena minggu ini karena kematian dalam keluarga:
Bahkan ketika Anda tidak memiliki kata-kata yang tepat - dan tidak ada yang menjawab - dengan cepat menunjukkan bahwa Anda peduli. Itu membuat kekhawatiran Anda terasa lebih asli, dan membuatnya jelas bahwa Anda tidak dengan mudah melewati berita ini atau menambahkannya ke daftar seperti halnya dengan pesan lainnya.
Ya, kita semua berjuang untuk mencapai kotak masuk nol; dan saya benar-benar memahami keinginan untuk menunda menjawab satu email yang sulit karena Anda bisa menjawab 10 yang dasar dalam jumlah waktu yang sama. Tetapi tidak ada gunanya membuat orang lain merasa tidak penting - atau mempertaruhkan reputasi Anda sebagai orang yang perhatian. Jadi, luangkan waktu untuk membalas pesan dalam salah satu dari kategori ini: Anda bukan satu-satunya yang akan senang melakukannya.
