Semua orang selalu mencari cara untuk membuat pekerjaan lebih mudah. Dan tidak ada kekurangan tips, trik, dan peretasan yang dirancang untuk membantu dengan tujuan itu.
Tapi yang bekerja untuk saya setiap hari adalah mengotomatiskan tugas yang berulang. Gagasan di balik melakukan ini adalah bahwa hal itu akan menghemat energi mental Anda untuk proyek yang sebenarnya membutuhkan pemikiran dan fokus yang mendalam.
Anda mungkin berpikir, kedengarannya hebat, tetapi bagaimana saya melakukannya?
Yang perlu Anda lakukan adalah membuat lembar contekan.
Lembar termudah dan paling berguna berisi item yang biasa Anda salin dan tempel. Tidak masalah apa industri Anda berada di baik. Jika Anda menggunakan komputer untuk pekerjaan Anda, mungkin ada beberapa hal yang harus Anda cari secara teratur sebelum Anda dapat menyelesaikan tugas.
Bagi saya, ini adalah beberapa baris kode HTML berbeda yang sering saya perlukan untuk mengunggah artikel ke The Muse.
Di posisi sebelumnya, saya memiliki beberapa lembar hemat waktu dan pelestarian fokus di siap: satu untuk rumus spreadsheet Excel, yang lain untuk header nota, dan yang paling populer, dokumen dengan nomor telepon dan instruksi masuk komputer untuk yang baru para karyawan. Alih-alih berurusan dengan kerumitan mencari nomor telepon kantor keuangan lagi, saya hanya bisa beralih ke dokter tepercaya saya, menyalin dan menempel apa yang saya butuhkan, dan mengirim email tanpa kehilangan tenaga.
Jadi, bagaimana tepatnya Anda memulai?
Langkah 1: Catat Apa yang Anda Temukan Menulis Ulang atau Pencarian Berulang Kali
Mungkin Anda mengirim banyak email yang sama atau sama setiap hari. Jika Anda menulis dari awal setiap kali, Anda menyia-nyiakan kekuatan otak (dan waktu) yang berharga. Seperti yang dapat Anda lihat dalam contoh di atas, teman-teman saya selalu bertanya kepada saya bagaimana cara melempar ke The Muse - sekarang saya memiliki respons cepat siap-pergi.
“Lembar contekan” Anda dapat terdiri dari beberapa templat email yang siap digunakan ulang tergantung pada siapa penerima. (Dan jika Anda menggunakan Gmail, pasti lihat Canned Responses - ini adalah pengubah permainan.)
Langkah 2: Pilih Cara untuk Menyimpan Informasi Anda
Tidak ada satu cara untuk melakukan ini - gunakan program yang paling masuk akal untuk Anda. Itu bisa berarti dokumen Word, dokumen Google, entri Notepad, atau bahkan konsep email yang disimpan dalam folder beranotasi. Apa pun yang Anda pilih, yang penting adalah Anda dapat dengan mudah merujuknya.
Langkah 3: Habiskan 20 Menit Mengisi Dokumen Anda Dengan Barang-Barang Itu Dari Langkah Satu
Apa pun itu (email, formula Excel, atau mungkin nomor telepon), ada baiknya sedikit usaha untuk mengetikkannya ke dalam dokumen sekali , dan kemudian mudah diakses untuk digunakan kembali di masa mendatang. Saya tahu bagi saya, sangat melegakan (dan menghemat waktu berjam-jam) untuk hanya melihat catatan di desktop saya untuk menyalin dan menempelkan rumus Excel yang saya temukan beberapa kali sehari.
Dan Anda bahkan dapat mempertahankan sekolah tua ini jika Anda menginginkannya. Ambil administrator kantor lama saya: Dia membingkai monitornya dengan berbagai catatan tempel berwarna yang membantunya dengan cepat merujuk pada kode status dan akronim yang dia butuhkan setiap hari.
Sistem apa pun yang Anda sukai - catatan di buku catatan digital Anda, dokumen Word, atau bahkan catatan tempel - temukan sesuatu yang cocok untuk Anda. Dan sementara saya tahu bahwa kadang-kadang sulit untuk berhenti sejenak pada daftar tugas yang harus Anda lakukan untuk mengerjakan sesuatu yang terasa membosankan pada saat ini, ini adalah hack kerja yang akan menghemat waktu Anda selama beberapa jam. Anda dapat melakukannya dalam waktu yang Anda perlukan untuk mengambil kopi di blok.
Jadi tunggu apa lagi? Ini adalah salah satu hal termudah yang dapat Anda lakukan untuk meningkatkan produktivitas harian Anda.
