Beberapa minggu yang lalu, saya menulis tentang aturan email yang tidak tertulis, dan saya kagum pada berapa banyak orang yang merasa terbantu. Ternyata, ada banyak aturan di luar sana yang bisa kita manfaatkan dari menulis!
Dengan mengingat hal itu, saya akan melakukan beberapa daftar lagi, dimulai dengan titik sakit kantor terbesar kedua: rapat. Baca terus untuk mengetahui aturan yang harus diketahui tentang cara menjalankan pertemuan yang sukses, dan kolega di mana pun akan berterima kasih.
Pastikan Anda benar-benar membutuhkan rapat sebelum menjadwalkannya. Mungkinkah ini diselesaikan 10 menit di telepon atau melalui email saja?
Setiap pertemuan harus memiliki tujuan: Anda harus membuat keputusan atau menyelesaikan suatu tindakan bersama. Memberi pembaruan hampir selalu dapat terjadi melalui email.
Jangan menjadwalkan lebih banyak waktu dari yang Anda butuhkan. Sebagian besar pertemuan dijadwalkan selama satu jam penuh, ketika seharusnya 20 menit, 30 menit, atau 45 menit- maks .
Mulai tepat waktu. Jangan menunggu orang yang tersesat - itu hanya mendorong mereka.
Berakhir tepat waktu. Mengatakan, "Saya tahu kita semua harus melakukan banyak hal, jadi mari kita coba dan simpan ini dalam waktu kurang dari 30 menit, " akan mengingatkan orang-orang bahwa Anda ingin pertemuan yang efisien sama seperti yang mereka lakukan.
Undang saja orang-orang yang benar-benar perlu ada di sana. Semakin banyak orang dalam rapat, semakin sedikit yang dilakukan.
Setiap pertemuan harus memiliki seseorang yang ditugaskan sebelumnya untuk menjalankannya. Jika bukan Anda, sebutkan nama orang lain (dan pastikan orang itu tahu dia yang bertanggung jawab).
Panggang dalam beberapa menit untuk chit-chat di awal pertemuan. Kami adalah manusia, bukan robot, dan membangun hubungan dengan kolega membantu bisnis berjalan lebih lancar.
Jika Anda ingin orang membaca sesuatu sebelumnya, mengirimkannya setidaknya tiga jam sebelumnya adalah baik, dan sehari sebelumnya lebih baik. Mengirimnya 20 menit sebelumnya tidak berguna.
Pesan terlebih dahulu ruang rapat Anda, atau berikan diri Anda 10 menit sebelum rapat untuk mengetahuinya. Berkeliaran di aula dengan semua orang di belakangnya menyia-nyiakan waktu semua orang.
Tetapkan agenda, dan bagikan di awal pertemuan untuk menjaga semua orang di jalurnya.
Jika Anda ingin orang lain memperhatikan, jangan beri mereka beberapa handout di awal pertemuan. Mereka akan mulai membolak-balik mereka, dan mereka akan terganggu.
Jangan periksa ponsel atau email Anda selama rapat. Setiap orang dapat mengetahui apa yang Anda lakukan, dan mereka akan mulai melakukan hal yang sama.
Pantau terus langkah selanjutnya saat rapat berlangsung. Setiap item tindakan harus dikirim sebagai pengingat setelah pertemuan.
Item tindakan tanpa seseorang yang ditugaskan padanya tidak berharga. Dalam kebanyakan kasus, tenggat waktu juga diperlukan.
Jika seseorang berbicara terlalu banyak, potong dia (baik). Demikian juga, jika seseorang berbicara terlalu sedikit, cobalah untuk melibatkannya.
Jika percakapan berjalan di luar topik, Anda dapat dan perlu untuk memperbaikinya. Sederhana, "Mari kita jadwalkan waktu untuk membahasnya nanti jika itu membantu, karena kita hanya punya 10 menit lagi, " bekerja dengan sempurna.
Jika rapat lebih dari satu jam, jadwalkan waktu untuk istirahat, dan beri tahu peserta sebelumnya tentang mereka. Mengetahui mereka dapat memeriksa email mereka dalam 45 menit akan membantu mereka tetap fokus sekarang.
Tonton bahasa tubuh. Anda dapat dengan mudah mengetahui apakah orang-orang bosan, terlepas, atau merasa waktu mereka terbuang sia-sia, selama Anda mencarinya.
Jika perlu, tetapkan notulen, sehingga Anda bisa fokus menjalankan rapat.
Menilai secara teratur apakah pertemuan berulang dalam kalender Anda diperlukan sama sekali, dan jika demikian, jika format, panjang, dan peserta berkontribusi terhadap efektivitasnya. Jika tidak? Ubah mereka!
