Akhirnya! 23 aturan email yang tidak tertulis

Baru setelah saya membantu saudara saya yang masih kuliah meretas (er, mengatur) kotak masuknya dan menjelaskan beberapa nuansa metode komunikasi yang ada di mana-mana ini, saya menyadari betapa banyak aturan email yang tidak tertulis telah dikembangkan selama bertahun-tahun.

Beberapa dari mereka cukup jelas, tetapi mereka layak untuk diulangi (karena saya masih melihat orang-orang memecahkannya dari waktu ke waktu). Dan yang lainnya tidak langsung intuitif - tetapi, jika diikuti secara universal, akan membantu kita semua lebih baik mengirim dan menanggapi email.

Jadi, saya menuliskannya. Tinjau daftar itu, dan ulangi setelah saya: "Saya bersumpah bahwa saya akan mengikuti aturan email selamanya."

Baris subjek Anda harus selalu deskriptif. "Intro" tidak cukup deskriptif. "Intro: Alex (The Muse) // Jennifer (XYZ Co)" lebih baik.
Simpan setiap email sesingkat mungkin; ini menghemat waktu Anda dan, yang lebih penting, menghargai waktu si penerima.
Semakin cepat Anda merespons, semakin pendek respons Anda.
Selalu sertakan satu baris konteks jika penerima tidak mengharapkan email ini. Ini sama relevannya dengan surel pertama kali ("Di sinilah kami bertemu") seperti halnya surel untuk seseorang yang bekerja bersama Anda secara rutin ("Surel ini adalah tentang tahap selanjutnya dari proyek yang sedang kami kerjakan bersama").
Tempatkan “tanya” atau “item tindakan” Anda terlebih dahulu dalam email, bukan yang terakhir, dan buat secara eksplisit. Itu harus segera jelas kepada penerima apa yang Anda inginkan.
Jika ada tenggat waktu, katakan demikian. Jika permintaan itu tidak mendesak, katakan demikian.
Jika Anda tidak memerlukan respons dan email hanya FYI, katakan saja.
Buat pertanyaan sespesifik mungkin. "Apa pendapat Anda tentang proposal itu?" Bukan pertanyaan yang bagus. "Bisakah kita meneruskan proposal vendor sebesar $ 20.000 pada hari Jumat?" Lebih baik.
Gunakan peluru atau daftar bernomor bila memungkinkan. Ini lebih mudah untuk skim daripada blok teks.
Ketika sesuatu sangat penting, cetak tebal.
Jangan terlalu sering menggunakan huruf tebal di email Anda.
Gunakan font yang dapat dibaca. Komik Sans bukan font yang bisa dibaca.
Jika Anda menerima permintaan dari orang lain tetapi tidak bisa langsung merespons, jawablah dengan memberi tahu dia kapan Anda akan mendapatkannya. Ini akan menghemat email check-in Anda dan membantu orang lain merencanakan.
Selalu CC jumlah minimum orang yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan. Semakin banyak orang di rantai email, semakin rendah perasaan tanggung jawab untuk menjawab.
Gunakan "Balas Semua" hanya ketika benar-benar dibutuhkan. Tidak ada yang suka orang yang menyumbat kotak masuk seluruh departemen.
Jika seseorang berada di utas email yang tidak lagi diperlukan, pindahkan orang itu ke BCC dalam balasan Anda berikutnya, dan katakan demikian di baris pertama email tersebut. ("Sam, terima kasih sudah memperkenalkan Mary dan aku - aku akan memindahkanmu ke BCC dan mengambilnya dari sini.")
Selalu lakukan intro opt-in ganda. Jika tidak, orang akan mulai takut mendengar dari Anda.
Jangan membajak utas pada satu topik untuk membahas topik lainnya. Mulailah utas email baru sebagai gantinya, dengan baris subjek dan penerima yang relevan.
Jangan menumpuk. Tidak ada yang membutuhkan email ke-20 "Ini tampak hebat bagi saya juga!".
Jika Anda mengirim email untuk tujuan bisnis, minta informasi dan judul kontak Anda di catatan kaki. Lebih sederhana, semakin baik.
Jika Anda mengirim email ke orang yang sangat sibuk, itu benar-benar dapat diterima dan agak diharapkan bahwa Anda akan meneruskan email awal kembali kepadanya dengan pesan tindak lanjut setelah satu atau dua minggu. Kebanyakan orang yang sibuk membutuhkan setidaknya satu dari ini. Jangan lakukan lebih dari tiga.
Tidak dapat diterima untuk menindaklanjuti email dalam waktu 48 jam kecuali itu benar-benar mendesak. Banyak orang memperlakukan email sebagai bentuk korespondensi dan mungkin hanya memiliki prioritas lebih tinggi daripada menjawab Anda segera.
Jika Anda menerima atau ingin mengirim email yang marah, tunggu saja. Jika ini mendesak, segera telepon.