Baru-baru ini, saya semakin sering menerima panggilan telepon yang terkait dengan bisnis, yang meskipun dengan orang-orang pintar, membuat saya terkesan buruk. Tentu, panggilan tampaknya cukup sederhana, tetapi apa pun dari gangguan teknologi yang bisa dihindari hingga manajemen waktu yang buruk dapat benar-benar memengaruhi kesan klien dan kolega Anda tentang Anda (belum lagi produktivitas Anda).
Jadi, sama seperti ada aturan tidak tertulis untuk email dan rapat, saya menjabarkan pedoman untuk panggilan telepon bisnis dan panggilan konferensi yang harus diikuti semua orang. Ini untuk panggilan yang lebih produktif (dan lebih tidak mengganggu) selamanya!
Setuju sebelum panggilan orang yang memanggil siapa dan di nomor mana. Email tiga menit setelah panggilan seharusnya dimulai dengan "di mana saya harus menghubungi Anda?" buang waktu semua orang.
Secara umum, jika Anda meminta sesuatu dari orang lain, Anda harus menawarkan untuk memanggilnya. Jika Anda membantu orang lain, minta orang itu menelepon Anda untuk menghindari kejar orang.
Jadwalkan panggilan untuk jangka waktu yang Anda butuhkan, dan ingat bahwa ini bisa lima, 10, atau 20 menit. Anda tidak harus membulatkan ke kenaikan 30 menit terdekat.
Jika Anda tahu sebelumnya bahwa Anda akan terlambat menelepon, beri tahu orang lain melalui email dan tawarkan untuk meneleponnya saat Anda siap.
Jika orang yang Anda panggil tidak menerima, jangan tinggalkan pesan untuk pertama kali. Coba lagi 1-2 menit kemudian, dan jika dia tidak mengangkat, tinggalkan pesan dan juga email, biarkan dia tahu Anda menelepon dan menyatakan berapa banyak lagi waktu Anda akan tersedia. Jangan menelepon lagi setelah itu kecuali itu mendesak.
Jika lebih dari dua orang berbicara, siapkan dial-in terlebih dahulu. Ada banyak layanan gratis, seperti UberConference, yang membantu dalam hal ini.
Simpan panggilan ke sesedikit mungkin orang, dan pastikan semua orang di sana benar-benar diperlukan. Semakin banyak orang di telepon, semakin sedikit orang yang memperhatikan.
Pastikan Anda menerima panggilan dari lokasi yang tenang dengan sinyal yang bagus. Menggunakan garis tanah sedapat mungkin membantu menghindari masalah sinyal.
Jika Anda terjebak di lokasi yang bising, beri tahu orang bahwa Anda akan bisu kecuali Anda berbicara. Ini hal yang harus dilakukan untuk menghormati.
Jika Anda tidak menelepon dari telepon yang Anda gunakan secara teratur, pastikan Anda tahu cara mengoperasikannya. Ini sangat penting ketika menggunakan sistem telepon kantor yang tidak dikenal.
Saya tidak merekomendasikan menggunakan slide untuk menyajikan sesuatu di telepon, kecuali Anda sedang melakukan demo, tetapi jika ya, jangan kirimkan melalui email. Alih-alih, gunakan layanan berbagi layar seperti GoToMeeting atau Screenleap untuk memastikan orang tidak mengintip, melompat maju, dan kemudian berhenti memperhatikan.
Jika Anda menggunakan layanan berbagi layar, pastikan itu berfungsi sebelum panggilan dimulai dan bahwa rekan-rekan Anda memasang apa pun yang mereka perlukan sebelum panggilan.
Jika Anda bertemu dengan orang-orang untuk pertama kalinya, atau benar-benar ingin orang memperhatikan, pertimbangkan konferensi video.
Sama seperti rapat, mulailah tepat waktu. Menunggu orang yang tercerai-berai hanya mendorong mereka.
Jika Anda bergabung dengan panggilan konferensi, segera perkenalkan diri Anda sehingga tidak ada yang terkejut bahwa Anda mendengarkan selama tiga menit tentang apa yang mereka pikir merupakan percakapan satu lawan satu.
Jika seseorang bergabung terlambat, jangan tangkap dia. Itu membuang-buang waktu orang lain. Dorong orang ini untuk mengejar seseorang di akhir panggilan untuk melihat apa yang terlewatkan.
Berikan gambaran umum tentang siapa Anda dan mengapa Anda menelepon dalam 120 detik pertama panggilan, kemudian tentukan agenda atau tujuan Anda. Orang lain yang menelepon harus tahu apa yang Anda inginkan dari mereka segera.
Dalam beberapa menit pertama dari setiap panggilan, konfirmasikan berapa lama setiap orang harus berbicara, sehingga Anda dapat mengatur percakapan dengan tepat.
Jika Anda memiliki lebih dari tiga orang di telepon, penyelenggara harus melakukan panggilan cepat untuk memastikan semua orang ada di sana, dan memperkenalkan mereka secara singkat jika memungkinkan.
Hanya berkeliling melakukan perkenalan pribadi jika itu akan membantu bisnis diselesaikan, dan memasukkannya ke dalam agenda Anda. Kalau tidak, Anda akan membuang banyak waktu.
Kecuali jika panggilannya adalah tentang Anda membagikan keahlian Anda, Anda tidak boleh berbicara lebih dari 70%. Jika banyak orang yang menelepon, jumlah itu turun menjadi 25%.
Buat kalimat Anda singkat dan jeda secara teratur di antara berbagai ide. Ini akan memungkinkan orang untuk melompat atau bertanya.
Jika Anda adalah penyelenggara panggilan, itu adalah tugas Anda untuk memanggil orang-orang untuk berpartisipasi jika mereka tidak berbicara dan orang lain memonopoli percakapan.
Gunakan tombol bisu secara strategis. Jika Anda dibisukan untuk 90% dari panggilan, Anda kemungkinan tidak sepenuhnya memperhatikan.
Jangan menjadi orang yang memeriksa email dan perlu mengajukan pertanyaan untuk diulangi. Jika Anda mendapati diri Anda memeriksa email selama sebagian besar panggilan Anda, mereka terlalu lama, terlalu banyak orang yang terlibat, atau Anda tidak perlu menggunakannya.
Lima menit sebelum panggilan berakhir, peringatkan semua orang bahwa itu sudah selesai, dan tanyakan apakah ada pertanyaan. Jangan biarkan itu terlindas jika mungkin - itu tidak menghargai waktu orang lain.
Pantau terus langkah selanjutnya saat panggilan berlangsung, dan kirim berkeliling melalui email sesudahnya sebagai pengingat.
Beritahu kami! Apa aturan panggilan telepon favorit Anda? Adakah yang kami lewatkan?
