Sebut saja produk dari jadwal sibuk, peningkatan konektivitas teknologi, atau rentang perhatian yang digoreng, tetapi untuk alasan apa pun, ketika Anda mengumpulkan kelompok untuk rapat, hampir semua orang memiliki kesulitan membuang gangguan dan tetap berpegang pada tugas yang sedang dihadapi. Faktanya, 47% karyawan mengutip rekan kerja yang terganggu sebagai rintangan terbesar untuk mengadakan pertemuan yang produktif.
Jika Anda menganggap serius pekerjaan Anda, Anda mungkin sudah melakukan yang terbaik untuk menunjukkan keterlibatan: mendengarkan secara aktif, menyela ketika diperlukan, dan menjauhkan ponsel dari meja. Tetapi bahkan ketika etiket pertemuan yang baik ada di pikiran Anda, mudah untuk masuk ke kebiasaan buruk.
Untuk tetap dalam kemurahan hati rekan kerja Anda dan mendapatkan sesuatu yang berharga dari setiap pertemuan, Anda harus tetap mengikuti yang berikut.
1. Tidak Melakukan Kontak Mata
Pada titik ini, pentingnya melakukan kontak mata selama rapat hampir menjadi klise - tetapi untuk alasan yang baik. Mempertahankannya menunjukkan keterlibatan, minat, dan rasa hormat. Itu bahkan terbukti meningkatkan kesadaran diri Anda. Awalnya mungkin terasa tidak nyaman, tetapi ada banyak peretasan mudah untuk meningkatkan kontak mata Anda tanpa membuat orang takut dengan tatapan lampu depan rusa.
Salah satu tips terbaik saya adalah memastikan bahwa pengaturan pertemuan Anda kondusif untuk kontak mata sejak awal: Cobalah mengatur grup Anda dalam lingkaran atau setengah lingkaran sehingga semua orang dapat saling melihat tanpa mengejek. Bahkan jika seseorang tidak berada dalam ruang fisik yang sama dengan Anda, pentingnya kontak mata tetap berlaku.
Untuk mengakomodasi peserta yang menelepon melalui panggilan video, posisikan kamera Anda dengan cara yang sesuai dengan garis pandang alami Anda sehingga Anda tampak saling menatap mata ketika Anda berbicara.
2. Menggunakan Laptop Anda
Menggunakan laptop Anda sering dimulai dengan niat terbaik: membuat catatan, mengambil informasi yang relevan secara online, dan sebagainya. Tapi terlalu mudah untuk mengubah transkrip dari pertemuan menjadi mencoba mencari tahu nama lagu yang Anda terjebak di kepala Anda tadi malam tanpa menyadarinya. Itu sebabnya saya sarankan menghindari laptop sama sekali. Banyak hal yang biasanya dilakukan dengan satu dapat dengan mudah dilakukan dengan tangan, seperti membuat catatan pada kertas, atau berbagi data pada lembar kerja yang dicetak. Tetapi jika komputer mutlak harus, Anda masih dapat meminimalkan penggunaannya. Ketika melalui presentasi, misalnya, dorong pembicara untuk membagikan layarnya di TV sehingga semua orang dapat mengikuti.
Bahkan jika penyelenggara rapat Anda tidak secara ketat melarang laptop, membiarkannya di meja Anda atau menutupnya saat Anda fokus pada agenda membantu Anda menjaga gangguan yang tidak ada artinya (belum lagi notifikasi email dan obrolan) di teluk. Plus, membuangnya tanpa kompromi pasti akan meninggalkan kesan positif pada rekan kerja Anda dan mungkin mendorong mereka untuk melakukan hal yang sama.
3 Menghadiri Pertemuan yang Tidak Relevan
Ada tiga hal yang bisa Anda yakini dalam hidup: kematian, pajak, dan undangan pertemuan yang tidak perlu. Dan meskipun sangat mudah untuk mengklik "Ya" pada undangan dan muncul hanya karena Anda ditanya, Anda sebenarnya melakukan tindakan merugikan terhadap rekan tim Anda. Ketika Anda tidak memiliki kepentingan dalam rapat, tampil sebagai orang yang tidak tertarik secara praktis tidak dapat dihindari. Jauh lebih baik untuk tetap di meja Anda dan menjadi produktif daripada muncul dan terlihat bosan.
Untuk mengatasi hal ini, pastikan Anda mengetahui tentang pertemuan itu, mengapa penyelenggara menginginkan Anda di sana, apa (jika ada) yang perlu Anda persiapkan sebelumnya, dan apa yang ingin Anda capai pada akhirnya. Memiliki konteks ini memudahkan Anda untuk memutuskan apakah pertemuan itu akan benar-benar mendapat manfaat dari kehadiran Anda, atau apakah waktu Anda akan lebih baik dihabiskan di tempat lain. Seringkali, informasi ini dimasukkan dalam agenda atau dalam pertemuan mengundang dirinya sendiri, tetapi jika tidak, merasa bebas untuk secara singkat memeriksa dengan penyelenggara pertemuan tatap muka sebelumnya. Jika Anda memutuskan kehadiran Anda tidak perlu, jelaskan dengan sopan pilihan Anda kepada penyelenggara. Jika Anda menanganinya dengan benar, dia mungkin akan menghargai kejujuran Anda.
Untuk tingkat tertentu, memberi ke gangguan hanyalah bagian dari menjadi manusia. Tidak ada yang bisa tetap di jalur 100% dari waktu, dan itu akan terlihat jelas dalam rapat sesekali. Tetapi jika Anda menemukan diri Anda secara tidak sengaja meninggalkan setiap pertemuan tanpa tahu mengapa Anda ada di sana, ada baiknya memperkenalkan beberapa penyesuaian pada rutinitas Anda.
