Email, seperti segala bentuk komunikasi, adalah hal pribadi. Cara Anda memeriksa, mengelola, dan mengirim segala sesuatu mulai dari satu kalimat hingga missives elektronik seringkali merupakan campuran antara preferensi dan kebiasaan.
Yang sedang berkata, ada beberapa aturan cut-and-dry bahwa kita semua harus mengikuti untuk memanfaatkan komunikasi email kita, produktivitas kita, dan waktu kita. Baca terus untuk tiga kesalahan kotak masuk umum, bagaimana mereka menyakiti Anda di tempat kerja, dan bagaimana membuat perubahan ke manajemen email yang lebih baik.
Kesalahan # 1: Meninggalkan Email di Kotak Masuk Anda
Saya akan mulai dengan yang paling kontroversial: meninggalkan semua email Anda di kotak masuk Anda. Saya tahu Anda berpikir semuanya sama, apakah Anda meninggalkan email di kotak masuk Anda setelah Anda berurusan dengan mereka atau tidak, tetapi otak Anda memohon berbeda. Sebuah studi 2011 dari Princeton's Neuroscience Institute menetapkan bahwa "ketika lingkungan Anda berantakan, kekacauan membatasi kemampuan Anda untuk fokus." Ini juga berlaku untuk lingkungan virtual Anda; semakin banyak email yang dapat Anda lihat - bahkan yang tidak penting lagi - semakin banyak waktu yang dihabiskan otak Anda untuk memikirkannya.
Penelitian menunjukkan bahwa mengurangi kekacauan inbox akan membuat Anda kurang terganggu, lebih produktif, dan lebih mampu memproses informasi. Jika itu bukan alasan yang baik untuk menyimpan 3.679 email lama itu di kotak masuk Anda, saya tidak tahu apa itu.
Cara Melakukan Perubahan
Mulai gunakan kotak masuk Anda hanya untuk surat baru. Jika Anda selesai dengan email, itu harus diarsipkan, diarsipkan, atau dihapus (lihat di bawah ini untuk digunakan kapan). Anda selalu dapat mencari email apa pun yang Anda butuhkan nanti.
Kesalahan # 2: Menghapus Kapan Anda Harus Mengarsipkan atau Mengarsipkan (dan sebaliknya)
Jadi sekarang Anda menggunakan kotak masuk Anda hanya untuk surat baru (hore!), Pertanyaannya adalah: Apa yang harus Anda lakukan dengan semua email yang Anda lakukan?
Opsinya adalah a) menghapus atau b) file di folder yang relevan (atau arsip, untuk pengguna Gmail). Banyak orang membuat kesalahan dengan membelok terlalu jauh ke ekstrem: menghapus semua pesan atau menyimpan semuanya. Yang benar adalah, keseimbangan yang sehat adalah solusi terbaik. Menimbun email yang Anda tidak perlu berkontribusi terhadap kuota penyimpanan di akun email Anda dan membuatnya lebih sulit untuk menemukan email yang ingin Anda simpan ketika Anda mencari mereka. Dan terlalu banyak menghapus? Anda mungkin berakhir seperti teman saya yang menghapus email konfirmasi penerbangan dan hampir ketinggalan pesawatnya.
Cara Melakukan Perubahan
Setelah selesai dengan email, ambil dua detik untuk memikirkan apakah Anda mungkin ingin memiliki akses lagi di masa mendatang. Jika tidak: Saat untuk menghapus. Jika ya: Arsipkan atau arsipkan!
Kesalahan # 3: Menggunakan Kotak Masuk Anda sebagai Daftar yang Harus Dilakukan
Bagi orang yang tidak suka daftar hal yang harus dilakukan, solusi mudah (atau menurut mereka) adalah menggunakan kotak masuk mereka sebagai satu. Sekarang, ketika datang ke tugas standar yang berhubungan dengan email seperti "Membalas email Jerry tentang waktu rapat, " saya pikir orang-orang sudah mati. Tugas-tugas itu seharusnya tidak ada dalam daftar yang harus dikerjakan sama sekali, mereka hanya harus dijawab sebagai bagian dari kegiatan bisnis normal.
Tetapi untuk tugas yang sebenarnya, seperti "Buat proposal untuk klien baru" atau "Bayar sewa kantor, " Saya sangat merekomendasikan menemukan sistem daftar tugas yang sesuai untuk Anda, dan berpegang teguh pada itu. Mengapa? Karena jika Anda ingin menyelesaikan tugas paling penting setiap hari, Anda harus dapat memprioritaskan dan memfokuskan daftar tugas Anda. Menggunakan kotak masuk Anda sebagai daftar tugas menempatkan waktu Anda di tangan orang lain. Dengan setiap email baru datang tugas baru, apakah Anda suka atau tidak. Tetapi harus secara sadar menambahkan tugas ke daftar tugas Anda adalah kesempatan untuk menentukan apakah Anda benar-benar harus melakukan itu sekarang, daripada pekerjaan lain.
Masih belum yakin? Jill Duffy, Leo Babauta, dan Jesse Garner semua membuat kasus yang sangat baik untuk ini, juga.
Cara Melakukan Perubahan
Buka kotak masuk Anda, dan tarik semua to-dos yang bisa ditindaklanjuti. Jika itu satu-satunya hal yang membuat kotak masuk email itu layak, arsipkan, arsipkan, atau hapus email itu sekarang. Dan oke, jika Anda benar-benar bersikeras menggunakan kotak masuk Anda sebagai to-do list, coba Mailbox, sebuah aplikasi yang dapat membantu mengubah email menjadi to-dos dan mengeluarkannya dari kotak masuk Anda.
