Saya akan mengakuinya - saya suka ketika pertemuan dibatalkan. Ketika pemberitahuan itu muncul di komputer saya untuk memberi tahu saya bahwa saya punya waktu kembali, saya merasa bebas. Berat badan sudah terangkat dan saya merasa kembali mengendalikan jadwal saya. (Erm, tidak, saya tidak punya masalah kontrol, mengapa Anda bertanya?)
Tetapi saya juga memahami pentingnya pertemuan ketika dilakukan dengan benar. Beberapa hal dapat diselesaikan dengan lebih baik ketika Anda dapat berbicara dengan orang secara langsung dan tidak tersesat dalam jejak email dan pesan obrolan.
Yang sedang berkata, kadang-kadang masih perlu untuk mendorong satu kembali. Berikut adalah beberapa contoh saat Anda memiliki izin untuk menghapus satu dari kalender untuk saat ini (jika Anda yang merencanakannya).
1. Anda belum sepenuhnya siap
Anda menjatuhkan bola. Mungkin Anda lupa pertemuan itu akan datang atau Anda terus mengabaikan waktu yang Anda siapkan untuk mempersiapkannya. Bagaimanapun, Anda tidak siap memimpin diskusi secara penuh dan produktif.
Jika Anda masih bertemu, kemungkinan akan kekurangan arahan dan membuat semua orang bertanya-tanya apa yang terjadi (jika ada). Dan, yah, itu hanya buang-buang waktu saja, bukan?
Tetapi dengarkan ini: Anda tidak ingin "rapuh dan tidak dapat diandalkan" menjadi kartu panggil Anda. (Setidaknya, kurasa tidak.)
Jadi, ya, tidak apa-apa jika ini sering terjadi. Hidup terjadi - tetapi jangan biarkan itu menjadi kebiasaan. Alih-alih, jadikan misi Anda untuk tetap pada tugas, bertanggung jawab, dan menghargai waktu orang lain.
Dan berhati-hatilah dengan jenis pertemuan yang Anda jadwalkan kembali. Jika Anda terus-menerus menunda pertemuan satu lawan satu dengan bos atau laporan langsung Anda, misalnya, Anda mungkin pada akhirnya akan menghancurkan kepercayaan pada hubungan penting itu.
2. Anda Tidak Memiliki Semua Informasi
Anda memiliki waktu ini diblokir di kalender Anda selama berbulan-bulan. Anda menghabiskan beberapa jam untuk mengumpulkan semua yang Anda butuhkan, dan Anda mengembangkan agenda yang terperinci tetapi realistis. Tetapi, terlepas dari semua pekerjaan persiapan yang Anda lakukan, Anda masih kehilangan beberapa informasi penting.
Klien tidak menandatangani kontrak, atasan Anda tidak menyetujui anggaran proyek, Anda membangun kembali situs web tetapi pemasaran belum memutuskan tema - apa pun itu, tanpa pengetahuan nugget ini, Anda hanya akan menjadi Memutar roda Anda di lumpur dan mendapatkan tempat.
Jadi, tunda rapat hingga Anda bisa mendapatkan informasi yang Anda butuhkan.
3. Sesuatu Yang Lebih Besar Terjadi
Sebuah perusahaan tempat saya bekerja diakuisisi, dan kepemimpinan menyampaikan berita kepada kami di penghujung hari, ketika kebanyakan orang berkemas untuk pergi.
Itu berarti hari berikutnya penuh ketidakpastian. Tidak ada yang ingin bertemu untuk membicarakan detail kecil dari proyek tertentu. Mereka menginginkan jawaban untuk pertanyaan seperti, "Apakah saya masih memiliki pekerjaan?"
Orang-orang perlu waktu untuk memproses ketika perubahan perusahaan besar terjadi, apakah itu pengumuman bahwa akan ada PHK atau berita reorganisasi perusahaan.
Dan, tentu saja, mereka juga membutuhkan waktu dan ruang ketika sesuatu yang besar mengguncang dunia, seperti bencana alam atau serangan teroris. Akibatnya, barang sehari-hari yang lebih kecil terkadang perlu disisihkan. Anda akan memiliki banyak waktu untuk mengatasinya setelah semua orang merasa lebih stabil dan siap untuk fokus. Rapat bisa menunggu.
Rapat bukan favorit saya, dan saya tidak sendirian. Jadi, saya memohon kepada Anda- harap disengaja ketika Anda merencanakan dan melanjutkan dengan satu.
Ketika Anda perlu membatalkan atau menjadwal ulang, lakukan dengan hati-hati. Ketika Anda menekan tombol hapus itu, berikan penjelasan kepada peserta Anda. Tidak perlu sesuatu yang puitis, hanya alasan pendek dan manis:
atau
Intinya: Jika Anda meletakkan sesuatu di kalender, Anda harus melakukan yang terbaik untuk mematuhinya.
Tetapi jika salah satu dari situasi ini muncul, maka dengan segala cara, tunda. Pertemuan di mana tidak ada yang bisa dicapai - baik karena sesuatu yang lebih besar adalah pengalih perhatian atau karena Anda tidak memiliki semua bagian dari teka-teki itu - biasanya tidak bermanfaat.
