Minggu lalu, saya mengadakan lokakarya untuk tim profesional kesehatan saat mereka memulai tahun fiskal baru. Sebelum lokakarya, saya meminta para peserta menyelesaikan survei tentang pekerjaan mereka: apa yang berjalan baik dan di mana mereka menghadapi tantangan.
Tidak mengherankan, beberapa tema yang sangat umum muncul, yang kami bahas selama kami bersama. Tiga besar termasuk ukuran beban kerja mereka, kualitas komunikasi yang buruk, dan kesulitan bekerja dengan orang lain seperti mereka sendiri.
Siapa yang tidak bisa berhubungan dengan tantangan di tempat kerja itu?
Saat kami mengerjakan setiap topik, diskusi tentu saja menyediakan alat untuk membantu mereka menyelesaikan masalah yang kami identifikasi.
Namun, saya juga menyadari bahwa jika mereka mengambil langkah-langkah proaktif setiap hari untuk mencegah masalah-masalah itu, mereka dapat mengurangi banyak tekanan pekerjaan sehari-hari mereka. Bonus: Pertemuan di masa depan dapat fokus pada mengeksplorasi konsep yang lebih inovatif dan kreatif.
Untuk itu, berikut adalah tiga langkah yang dapat Anda gunakan dalam pekerjaan Anda setiap hari untuk tetap unggul dari tantangan yang menghambat banyak tim. Saat Anda membaca, pertimbangkan caranya, jika Anda melihat tiga indikator kinerja utama ini setiap hari, kehidupan kerja Anda mungkin berubah.
1. Persen Waktu yang Anda Habiskan untuk Tiga Prioritas Kritis Anda
Hampir setiap klien yang saya temui kesulitan dengan beban kerja yang terlalu besar. Namun, ketika kita meluangkan waktu untuk benar-benar memecah pekerjaan, biasanya melibatkan banyak waktu dan energi yang terbuang. Menghindari pekerjaan, menunda-nunda, multi-tasking, dan gangguan semua pekerjaan penting sidetrack, menambah stres, dan membuat beban kerja apa pun tampak lebih besar dari itu.
Jika Anda ditantang oleh beban kerja, inilah latihan yang harus diselesaikan setiap hari: Letakkan dua kolom pada satu halaman. Di sebelah kiri, catat tiga hingga lima prioritas Anda yang paling penting, paling penting, dan paling mempengaruhi kinerja - Anda tahu, yang akan muncul pada ulasan akhir tahun Anda, dapatkan kenaikan gaji, dan buat skor departemen menjadi touchdown .
Di sisi kanan, setiap hari, pantau pekerjaan yang benar-benar Anda lakukan dan jumlah waktu yang dibutuhkan setiap tugas. Kemudian, lacak persentase waktu yang Anda habiskan untuk prioritas paling penting dibandingkan yang lainnya.
Apa yang kamu perhatikan?
Jika ada kesenjangan antara prioritas Anda yang paling penting dan apa waktu yang Anda habiskan, Anda kemungkinan menderita inflasi beban kerja. Anda sedang mengerjakan banyak tugas dan terlambat, tetapi tidak menyelesaikan hal-hal yang paling penting.
Di sisi lain, jika Anda memberikan prioritas Anda jumlah perhatian yang tepat dan meninggalkan pekerjaan yang kurang kritis sampai nanti (atau dibatalkan, jika itu yang diperlukan), beban kerja Anda akan tampak lebih realistis. Bonus: Anda akan merasa jauh lebih fokus dan berprestasi dalam proses tersebut.
Inilah tip lain: Sebagai seorang manajer, jika seseorang datang kepada saya mengatakan bahwa beban kerjanya terlalu besar, saya ingin melihat analisis ini sebelum pembicaraan lebih lanjut. Sebelum Anda membawa masalah beban kerja Anda ke manajer Anda, pastikan Anda memiliki fakta tentang apa yang sebenarnya mendorong ukurannya.
2. Persen Komunikasi Anda Yang Disesuaikan dengan Gaya Pendengar Anda
Ah, komunikasi. Saya suka kutipan dari George Bernard Shaw, "Satu-satunya masalah terbesar dalam komunikasi adalah ilusi yang telah terjadi." Seberapa benar itu?
Komunikasi yang buruk antara dan di antara anggota tim (dan bos) membuat pekerjaan menjadi sulit dan membuat segalanya lebih sulit.
Meskipun ada banyak alasan untuk ini, ada satu penyebab utama yang muncul di bengkel, dan itu salah satu yang sering saya lihat: Ketika berkomunikasi, Anda sering lebih memikirkan apa yang harus Anda katakan, daripada bagaimana orang lain perlu mendengar saya t.
Biarkan saya memberi Anda sebuah contoh. Kita semua memiliki kekuatan, gaya kerja, dan kepribadian yang berbeda. Saya cenderung menjadi pengemudi, yang berarti saya memiliki gaya komunikasi yang sangat langsung dan langsung. Kadang-kadang dalam karier saya, saya diberi tahu bahwa saya "mengintimidasi" atau "tidak bisa didekati." Sulit dipercaya, saya tahu - saya tidak pernah menganggap diri saya juga. Tetapi audiens saya melakukannya, dan itu yang terpenting.
Sebagai tanggapan, saya belajar untuk menyesuaikan gaya komunikasi dan konten saya kepada audiens. Jadi, jika target saya adalah seseorang yang sangat terdorong oleh hubungan dan peduli dengan aspek sosial dari membangun hubungan di tempat kerja, gaya langsung saya, to the the point mungkin terasa mengintimidasi atau berlebihan.
Dengan menyesuaikan pendekatan saya - menyampaikan pesan yang sama, tetapi lebih lambat, dengan lebih banyak keanggunan sosial dan fokus pada menjaga hubungan dengan orang itu - orang itu dapat lebih mendengarkan saya. Kemudian, mereka benar-benar mendengarkan, alih-alih merasa terintimidasi dan menjadi defensif.
Anda akan berkomunikasi lebih efektif ketika Anda mengingat kebutuhan audiens Anda. Lihatlah berbagai gaya komunikasi di tempat kerja Anda dan lihat bagaimana Anda dapat membingkai ulang pesan Anda sehingga orang lain akan lebih baik menerima apa yang Anda katakan.
Ingat, itu bukan tugas audiens Anda untuk menafsirkan pesan Anda. Adalah tugas Anda untuk berkomunikasi dengan cara yang akan dipahami audiens Anda.
3. Tindakan yang Telah Dilakukan untuk Memupuk Hubungan di Tempat Kerja Anda
Mari kita hadapi itu: Cara kerja dilakukan hari ini adalah melalui hubungan yang Anda miliki dengan orang-orang di sekitar Anda. Ketika Anda tidak memiliki hubungan yang kuat, pekerjaan Anda akan menderita.
Hubungan kerja yang lemah menciptakan lingkungan negatif. Pikirkan tentang hal ini: Apakah Anda cenderung mencari seseorang yang tidak begitu Anda pedulikan? Seperti apa jadinya moral jika ada hubungan yang lemah atau acuh tak acuh di kantor? Apakah Anda menikmati bekerja sebanyak itu?
Peserta lokakarya kami tegang di bawah tantangan datang dari berbagai departemen, budaya yang berbeda, dan generasi yang berbeda. Di tempat kerja, Anda dapat dengan mudah memilih untuk membiarkan kualitas-kualitas itu memecah belah Anda. Atau, Anda dapat berupaya mengatasi perpecahan itu dengan secara sengaja menciptakan dan membina hubungan dengan mereka yang tidak menyukai Anda. Ada banyak cara untuk membangun hubungan dengan orang lain - dan itu tidak harus sulit atau menghabiskan waktu.
Sebagai contoh, buat titik untuk bertemu satu orang untuk minum kopi setiap minggu, atau untuk duduk dengan kelompok yang berbeda saat makan siang. Puji orang lain (secara otentik) atas pekerjaan yang mereka lakukan; kirim catatan penghargaan saat diperlukan.
Dan jika Anda merasakan konflik antara diri Anda dan rekan kerja lainnya, jangan menghindarinya (dan tekankanlah sebagai hasilnya) - ajak dia ke dalam percakapan untuk mendiskusikan dan menyelesaikan perbedaan Anda. Mengambil tindakan untuk membina hubungan memperkuat ikatan Anda dengan tim dan meningkatkan kepercayaan diri Anda juga.
Sekarang, Anda siap untuk menilai hari kerja Anda melalui lensa yang sangat baru. Jika Anda dapat fokus pada prioritas, efektivitas komunikasi Anda, dan kualitas hubungan Anda, Anda akan mendapatkan hasil yang luar biasa.
