Ada banyak cara agar email dapat disalahartikan atau disalahpahami. Untuk mengimbangi nada suara yang tidak salah lagi melalui telepon atau bahasa tubuh yang berbicara banyak, Anda harus hati-hati, terkadang dengan bijaksana memilih ungkapan yang Anda gunakan.
Sejujurnya, saya tidak suka seberapa sering saya melemparkan tanda seru untuk menunjukkan bahwa semuanya baik-baik saja, baik, tidak pernah lebih baik, atau untuk menunjukkan penghargaan saya untuk permintaan terpenuhi - tetapi kadang-kadang tidak ada cara lain untuk menunjukkan saya ' m game. Namun, kadang-kadang, bahkan tanda baca yang bersemangat pun tidak bisa menyelamatkan situasi jika makna kata-kata Anda mengandung permusuhan yang mendasarinya.
Sebelum Anda lari dari email yang tergesa-gesa dan berisiko menyinggung atau mengganggu penerima, periksa jalur yang umum tetapi tidak populer ini dan pilihlah alternatifnya.
1. "Maaf Menjadi Beban / Repot"
Ini adalah garis pasif-agresif. Dalam hampir 100% kasus ketika kalimat ini digunakan, orang tersebut sama sekali tidak meminta maaf, dan mereka tidak menganggapnya sebagai beban atau gangguan. Sebaliknya, sembilan dari 10, mereka menggunakan ungkapan ini karena mereka ingin mendapatkan perhatian (dan mungkin simpati atau kasihan) pembaca. Mereka berasumsi bahwa mengambil pendekatan ini akan mendapat respons yang penuh kasih dari penerima.
Alih-alih Katakan: "Terima Kasih Telah Bersabar dengan Saya"
Ini menunjukkan tanggung jawab untuk apa pun yang sedang terjadi dan jauh lebih mungkin untuk bertemu dengan respons yang murah hati dan mungkin bahkan jaminan bahwa itu bukan masalah. Dan jika Anda benar-benar membutuhkan respons ASAP, ini adalah cara terbaik untuk mendapatkan tindak lanjut dengan cepat.
2. "Apa pun yang Anda Pikirkan"
Oke, mari kita asumsikan bahwa ini telah diucapkan mengikuti permintaan untuk input. Jika permintaan itu tulus tetapi Anda jengkel karena ada bolak-balik apa pun (ide Anda baik-baik saja dengan cara awal Anda menyampaikannya, terima kasih banyak), maka izinkan saya menjadi yang pertama memberi tahu Anda bahwa ketiganya tampaknya tidak berbahaya kata-kata menyampaikan kekesalan dan frustrasi Anda dalam sekop.
Alih-alih Katakan: "Saya Terbuka untuk Gagasan Anda dan Senang Melakukan Lebih Banyak Brainstorming"
Ini menunjukkan bahwa Anda memiliki minat aktif dalam menemukan solusi yang menyenangkan dan sesuai. Benar-benar tidak pernah ada waktu bahwa "apa pun yang Anda pikirkan" dibaca sebagai pernyataan yang fleksibel dan menerima. Itu tidak menunjukkan bahwa Anda bersedia menjadi pemain tim; sepertinya Anda jengkel bahwa ide Anda tidak diterima tanpa pertanyaan. Jangan menjadi orang yang benar sendiri.
3. "Mohon Nasihat"
Ini formal dan sedikit menuntut ketika Anda memikirkannya. Lebih jauh, itu tidak membuka diskusi; itu memaksa, menunjukkan bahwa Anda tidak punya waktu untuk ini dan hanya perlu instruksi yang jelas tentang langkah-langkah selanjutnya dengan cepat . Namun, sayangnya, tidak semuanya berubah dalam sepeser pun. Kadang-kadang, bolak-balik dan ruang untuk diskusi diperlukan untuk hasil akhir yang menyenangkan.
Alih-alih Katakan: "Biarkan Saya Tahu jika Anda Pikiran tentang Bagaimana Cara Melakukannya"
Membingkai ulang respons seperti ini mendorong keterlibatan dan dialog terbuka. Anda pada dasarnya mengatakan bahwa Anda terbuka untuk pendapat orang lain tentang masalah ini, tetapi juga baik-baik saja mencari solusi sendiri jika itu lebih disukai.
4. "Saya Berharap Ini Lebih Menyukai Anda"
Orang yang mengatakan ini sangat senang dengan apa pun "itu" -dan dulu. Tapi, sayangnya, dia telah bertemu dengan umpan balik yang kurang dari senang dan telah disesuaikan sehingga orang yang menilai itu akan senang. Kenyataannya adalah bahwa dia tidak peduli, karena dia mungkin melihat tidak perlu melakukan modifikasi apa pun sejak awal.
Alih-alih Katakan: "Saya Tertarik pada Tanggapan Anda tentang Pembaruan Ini"
Bersikap terbuka untuk mendengar umpan balik, bahkan jika Anda curiga itu mungkin tidak 100% positif, adalah bagian penting untuk meningkatkan dan memajukan. Kita semua dapat melakukan penyesuaian dari waktu ke waktu berdasarkan kritik konstruktif. Bahkan jika Anda sebenarnya tidak terlalu tertarik, kenakan wajah permainan terbaik Anda dan terima umpan baliknya.
Tak satu pun dari kita yang sempurna atau selalu tahu persis apa yang harus dikatakan, tetapi kadang-kadang masalah sederhana sebelum Anda berbicara dan bertanya pada diri sendiri apakah apa yang akan Anda katakan dapat ditafsirkan dengan cara yang salah. Sesaat menyinggung seseorang untuk melewati daftar tugas Anda sendiri tidak akan ada gunanya bagi Anda dalam jangka panjang.
