E-mail. Tidak bisa hidup dengan itu Tidak dapat menyelesaikan pekerjaan Anda tanpa itu. Apakah saya benar?
Tahun lalu kami mengirim lebih dari 2, 5 miliar email. Dan ini berita buruknya. Terlepas dari jumlah kebencian yang baik, jumlah itu hanya akan bertambah. Volume adalah masalah, seperti waktu yang Anda habiskan untuk itu. Bahkan, laporan mengatakan Anda memeriksanya sekitar 36 kali per jam. 36 kali. Dalam satu jam.
Setelah Anda mulai mencoba-coba apa yang ada di kotak masuk Anda, dibutuhkan sekitar 16 menit untuk memfokuskan kembali perhatian Anda pada pekerjaan Anda yang lain. Oh, dan jika Anda membutuhkan dokumen yang terkubur di email Anda di suatu tempat, dibutuhkan sekitar dua menit untuk menemukannya. Lakukan perhitungan: Ini dengan cepat menambah wabah pada produktivitas Anda.
Anda membutuhkannya untuk melakukan pekerjaan Anda. Anda tidak bisa membuangnya seperti kebiasaan buruk. Bahkan, tidak diragukan lagi sesuatu yang sangat Anda andalkan untuk mendapatkan informasi, persetujuan, atau jawaban dari kolega sehingga Anda bisa mendapatkan pekerjaan yang berhasil.
Tetapi jika Anda tidak jelas tentang apa yang Anda inginkan dari orang lain ketika Anda mengirim email, atau jika Anda tidak mengajukan pertanyaan yang baik, ingatkah itu 36 kali per jam? Ya, perhatikan perkiraan itu meningkat secara substansial. Saya ragu itu terdengar menarik. Berikut adalah empat tips yang dapat Anda gunakan untuk meminimalkan dan mempercepat pertukaran Anda dan berkomunikasi lebih baik dari sebelumnya.
1. Klarifikasi Pertanyaan Anda
Pernahkah Anda melemparkan sebuah ide kepada seorang kolega dan berakhir dengan, “Pikiran?” Jika tujuan Anda adalah mendapatkan masukan dari seseorang pada tenggat waktu yang mendesak, arah proyek, atau rekomendasi tentang opsi, Anda harus memberinya sesuatu yang lebih khusus untuk dikerjakan. Lagi pula, dia tidak ingin menghabiskan lebih banyak waktu mencoba memecahkan kode pesan Anda daripada Anda ingin menghabiskan membaca jawabannya.
Jika Anda baru saja mengirim rencana yang membutuhkan tindakan, misalnya, alih-alih diakhiri dengan terbuka dan samar, "Pikiran?" Ajukan pertanyaan tertentu, seperti, "Apa yang diperlukan untuk secara realistis mengimplementasikan rencana ini minggu depan ? Beri tahu saya jika ada yang bisa saya lakukan untuk mendapatkannya secepatnya. ”Rekan Anda akan dapat merespons dengan cepat dan langsung, dan Anda akan mendapatkan respons kualitas yang jauh lebih tinggi.
2. Potong ke Chase
Sarah, anggota proyek Tipe A yang sering Anda ajak kerja sama, menginginkan segalanya lebih cepat dari minggu sebelumnya. Dia melakukannya lagi. Anda mendapatkan email untuk kiriman dengan tenggat waktu yang sangat pendek. Anda frustrasi dan tergoda untuk menjawab, "Bisakah Anda memberi saya lebih banyak waktu untuk proyek itu?" Dengan harapan untuk menegosiasikan ulang tenggat waktu. Jika ya, butuh setengah lusin respons lagi untuk menyelesaikan garis waktu sendirian.
Alih-alih, beri tahu kolega Anda apa yang Anda mampu lakukan, dan biarkan saja. “Hei, Sarah, aku punya tiga proyek prioritas lain dalam antrian saya sekarang. Saya akan menyelesaikan ini pada akhir hari Kamis depan. Jika saya bisa menyelesaikannya lebih cepat, saya akan memberi tahu Anda. Terima kasih atas kesabaran Anda. "Boom. Selesai
3. Berhenti Mengajukan Pertanyaan
Beberapa pesan menghasilkan surat yang tidak perlu karena Anda tanpa sadar mengundang tanggapan. Untuk menghindarinya, berhentilah menutup dengan, "Apakah ini masuk akal bagi Anda?" Sebaliknya, katakan "Beri tahu saya jika Anda memiliki pertanyaan." Jika penerima memiliki pertanyaan, dia akan memberi tahu Anda; kalau tidak, dia akan tahu bahwa tidak ada respons yang diperlukan.
Anda juga dapat menutup dengan sesuatu seperti, "Beri tahu saya jika kami tidak selaras dengan ini, " atau "Beri tahu saya jika Anda ingin membicarakan hal ini lebih lanjut." Bahasa ringkas ini memperjelas bahwa percakapan ditutup kecuali ada masalah di ujung penerima.
4. Jangan Abaikan Judul
Baris subjek pesan Anda adalah emas efisiensi. Gunakan real estat itu untuk memberi tahu pembaca tentang seberapa banyak perhatian yang perlu mereka keluarkan dan kapan. Kunjungi email-email berlebih di pass.
Gunakan judul Anda untuk menunjukkan urgensi, hasil, dan garis waktu. Sebagai contoh, sebuah judul dapat membaca sesuatu seperti, “Tindakan diperlukan pada siang hari Jumat | Proyek Acme akan jatuh tempo minggu depan. ”
Sekarang pembaca Anda tahu bahwa ini akan membutuhkan perhatian. Dia sadar bahwa ada tenggat waktu untuk merespons dan bekerja yang harus dia fokuskan untuk diselesaikan minggu depan. Pernyataan tunggal dan konkret itu mencegah satu ton bolak-balik.
Mengingat banyaknya waktu dan perhatian yang dibutuhkan email, baik sebagai pengirim maupun penerima, Anda dapat melihat bagaimana beberapa teknik sederhana akan membantu Anda mengirim pesan yang menghasilkan lebih sedikit respons sebagai balasan dan meningkatkan komunikasi keseluruhan antara Anda dan rekan kerja atau klien Anda. . Bukankah itu keren? Ketika Anda membuat komunikasi Anda sangat efisien, Anda tidak hanya akan merasa lebih mengendalikan kotak masuk Anda, kolega Anda akan menghargai seberapa efisien Anda membantu mereka juga.
Namun, perlu diingat bahwa kadang-kadang pilihan terbaik Anda adalah membuat percakapan menjadi offline. Sebagai aturan praktis, jika Anda tidak dapat menyelesaikan masalah dalam tiga pertukaran email, atau miskomunikasi terjadi karena utas yang gila-gilaan, ajukan percakapan langsung sehingga Anda dapat menyelesaikan masalah dengan cepat.
