Sekarang, saya akan berasumsi bahwa Anda berpengalaman dalam dasar-dasar etiket email itu. Anda tahu, hal-hal seperti selalu termasuk baris subjek dan menahan godaan untuk CC setiap tubuh hangat di kantor Anda.
Ya, saya akan memberi Anda manfaat dari keraguan di sini. Tapi, apakah itu berarti saya pikir pesan Anda sempurna? Benar-benar tidak.
Ada beberapa dosa email yang tidak sering diulangi - tetapi masih sama ngerinya. Dan, kemungkinan besar, Anda mungkin bersalah melakukan itu (hei, saya di sana bersama Anda!) - terlepas dari Anda menyadarinya atau tidak.
Jika Anda mendapati wajah memerah pada menyebutkan salah satu dari kecerobohan ini? Nah, teman saya, email Anda masih memiliki ruang untuk perbaikan.
1. Bermain “Kentang Panas”
Anda bangga berada di atas kotak masuk Anda - pesan yang masuk tidak akan lama tanpa balasan dari Anda.
Sangat bagus bahwa Anda berkomitmen untuk menjadi begitu responsif. Namun, penting bagi Anda untuk mempertimbangkan kualitas dari apa yang Anda kirim. Apakah balasan Anda benar-benar mendorong pembicaraan ke depan? Atau, apakah Anda melepaskan pesan singkat (dan mungkin bahkan sama sekali tidak berguna) dalam upaya untuk menempatkan bola di pengadilan orang lain dan membuat diri Anda selangkah lebih dekat ke kotak masuk nol yang sulit dipahami?
Seringkali, orang menemukan bahwa mereka masuk dalam kategori yang terakhir. Sayangnya, permainan email kentang panas yang panik benar-benar kontraproduktif.
Cara Meningkatkan
Saya tahu tekanan untuk kembali ke orang-orang bisa tinggi, dan saya tidak mencoba untuk memberitahu Anda untuk membiarkan pesan tetap tidak terjawab.
Alih-alih, jika Anda tidak berada pada titik di mana Anda dapat memberikan respons berkualitas tinggi, kirim catatan singkat yang menyatakan bahwa Anda sedang mencari jawabannya dan akan kembali dengan jawaban yang lebih rinci segera setelah Anda memilikinya.
Langkah itu menghilangkan tekanan dari kebutuhan untuk merespons secara instan, sambil tetap memberi Anda waktu untuk mencurahkan pertimbangan yang memadai untuk pesan itu.
2. Menampilkan Rasa Humor Anda
Tidak ada yang ingin terdengar seperti robot tak bernyawa melalui email. Dan, percayalah, saya pasti menghargai uang kertas dan uang kertas yang masuk ke kotak masuk saya.
Namun, tidak ada jaminan bahwa penerima lain akan merasakan hal yang sama. Anda harus ingat bahwa pesan tertulis tidak memiliki isyarat nonverbal dan konteks lainnya yang biasanya membantu humor Anda masuk.
Jadi, penting untuk mengetahui audiens Anda sebelum membumbui email Anda dengan apa yang saya yakin adalah selera humor Anda. Saya akan senang dengan GIF anjing yang luar biasa di topi pesta. Anggota dewan Anda? Mungkin tidak terlalu banyak.
Cara Meningkatkan
Sekali lagi, memahami penerima Anda sangat penting di sini. Tapi, jika Anda bahkan merasakan keraguan tentang bagaimana lelucon atau komentar lucu Anda akan diterima, hapus saja.
Anda lebih baik aman daripada menyesal, dan Anda masih bisa bersikap ramah dan ramah dalam email Anda - tanpa rutinitas standup!
3. Rambling On dan On
Saya tahu ini bisa terlihat seperti garis yang bagus untuk berjalan. Anda mendengar begitu banyak obrolan tentang pertemuan-pertemuan yang ditakuti yang bisa terjadi melalui email sehingga mudah merasa tertekan untuk menghindari duduk di semua biaya.
Namun, upaya untuk mengabaikan semua kontak tatap muka ini sering menghasilkan email yang bertele-tele. Sebelum Anda menyadarinya, Anda telah membuat karya besar 3.000 kata yang menyelami detail tunggal dari presentasi penjualan mendatang. Peringatan spoiler: Tidak ada yang akan membacanya.
Cara Meningkatkan
Terkadang pesan yang lebih panjang tidak bisa dihindari. Dalam kasus tersebut, hal-hal seperti poin-poin, paragraf pendek, dan subjudul dapat membantu menjaga hal-hal teratur dan mudah dicerna.
Namun, mengingat panjang idealnya antara 50 dan 125 kata, lebih lama dari itu mungkin memerlukan rapat atau panggilan telepon.
4. Mengetik Email yang Tidak Anda Inginkan Orang Lain Melihat
Ada rasa privasi yang keliru yang menyertai kotak masuk Anda. Anda menganggap bahwa penerima yang dituju akan menjadi satu-satunya yang melihat komentar tajam tentang bos Anda.
Dengarkan dengan sangat hati-hati: Tidak hanya itu kasar, tetapi itu bisnis yang berisiko. Entah itu masalah teknologi pada akhirnya, departemen SDM yang snoopy, atau bahkan rekan kerja yang suka bergosip, kemungkinan bagus bahwa komentar Anda yang tidak ramah pada akhirnya akan membuatnya menjadi tangan yang salah atau di depan bola mata yang salah.
Cara Meningkatkan
Yang ini Anda hanya perlu berhenti - kalkun dingin.
Jika Anda tergoda untuk mengetik sesuatu yang agak tidak berwarna (bahkan bercanda!) Dalam pesan Anda, tanyakan pada diri sendiri ini: Apa reaksi Anda jika seseorang (seperti bos Anda atau kolega lain) melihat komentar itu?
Jika Anda sedikit khawatir dengan pemikiran itu, inilah saatnya untuk menekan tombol backspace.
5. Menikah dengan Kotak Masuk Anda
Baiklah, kesalahan terakhir ini sebenarnya tidak ada hubungannya dengan isi pesan yang Anda kirim. Tapi, ini masih penting untuk diperhatikan.
Sekali lagi, ingin secara aktif mengelola kotak masuk Anda adalah kualitas yang hebat (semua orang dengan ribuan email yang belum dibaca yang hanya nongkrong cemburu dengan komitmen Anda, saya yakin!). Namun, itu tidak memberi Anda izin gratis untuk menjaga agar mata Anda tetap terpaku pada ponsel di tengah makan malam, rapat, liburan, atau pernikahan (ya, saya pernah melihat itu terjadi).
Tidak hanya kotak masuk kompulsif Anda yang menyegarkan memaksa Anda untuk melewatkan percakapan dan pengalaman nyata , tetapi juga sangat tidak memedulikan orang-orang yang menghabiskan waktu bersama Anda.
Cara Meningkatkan
Jawabannya di sini sederhana: Jauhkan ponsel Anda. Saya tahu, sepertinya tidak mungkin. Tapi, seperti yang saya pelajari dalam percobaan ini, itu lebih dari sepadan.
Inilah kabar baiknya: Semua kecerobohan ini adalah hal-hal yang dapat Anda selesaikan, asalkan Anda mau belajar dan mengubah kebiasaan Anda. Anda tidak ditakdirkan untuk hidup sebagai pengacau email total.
Terapkan saran itu (dan, saat Anda melakukannya, pelajari dasar-dasar etiket email ini!), Dan Anda akan siap untuk meningkatkan permainan email Anda lagi.
