Izinkan saya menceritakan sebuah kisah kepada Anda: Suatu ketika, seorang karyawan memiliki kencan yang sangat penting setelah bekerja. Mereka baru saja akan mematikan monitor mereka dan mengenakan mantel mereka ketika rekan kerja mereka berhenti dengan meminta "dua detik" dari waktu mereka. Karyawan itu berkata pasti, mengapa tidak, mereka bisa meluangkan dua detik. Dan "dua detik" itu berubah menjadi pertemuan setengah jam yang melibatkan beberapa langkah dan membuat karyawan dengan panik meminta maaf pada tanggal mereka karena datang terlambat.
Tentu, saya membuat cerita khusus ini, tetapi tidak jauh dari kenyataan. Sebenarnya, ini terjadi sepanjang waktu di kantor saya - dan di luar kantor juga.
Masalahnya adalah cara kita berbicara tentang waktu. Kami senang mengira permintaan kami pendek, mudah, atau hanya membutuhkan sedikit usaha, tetapi karena kami tidak pernah mengetahui secara spesifik berapa banyak waktu yang kami butuhkan untuk melakukan sesuatu, semuanya biasanya berakhir lebih lama dari yang diharapkan.
Jadi, jika Anda ingin mulai meninggalkan pekerjaan tepat waktu (dan mengelola jadwal Anda dengan lebih baik secara umum), Anda perlu berhenti membiarkan orang-orang pergi dengan mengatakan hal berikut kepada Anda:
1. "Aku Membutuhkan Ini di Akhir Hari"
Tanyakan kepada tiga orang di kantor Anda apa arti "akhir hari" bagi mereka. Apakah mereka memiliki jawaban yang sama?
Saya melakukan ini dengan rekan-rekan saya dan mendapat tiga tanggapan berikut:
- 17:00 (satu jam sebelum Anda pergi kerja)
- 6 sore (ketika Anda benar-benar meninggalkan pekerjaan)
- 12 pagi (ketika hari secara fisik berakhir)
Intinya adalah, ketika seseorang memberitahu Anda untuk mendapatkan sesuatu pada mereka di akhir hari, itu bisa berarti apa saja.
Follow Up Dengan
Di sinilah sederhana, mari kita dapatkan pernyataan halaman yang sama dapat melakukan keajaiban: "Saya mendefinisikan akhir hari sebagai 17:00 - apakah itu bekerja untuk Anda?"
2. "Bisakah Anda Memberikan Ini Kepada Saya SECEPATNYA?"
Sekali lagi, ASAP dapat memiliki arti yang berbeda bagi orang yang berbeda. Itu menyiratkan urgensi - namun, kita sering menggunakannya ketika sesuatu yang sebenarnya tidak terlalu mendesak.
Follow Up Dengan
Ingatkan orang itu bahwa Anda tidak hanya duduk diam menunggu kebakaran dengan menyebutkan bagaimana ini cocok dengan prioritas Anda. Jika ini benar-benar situasi ASAP, percayalah bahwa mereka akan memberi tahu Anda.
Coba: "Berdasarkan jadwal saya, saya bisa menyampaikan ini kepada Anda pada pukul 10 pagi pada hari Rabu. Jika Anda pikir Anda membutuhkannya lebih cepat, saya bisa melakukannya! Tetapi saya harus menyesuaikan kembali prioritas saya untuk mewujudkannya. "
3. "Ini Hanya Butuh Dua Detik"
Mari kita hadapi itu: Tidak ada yang perlu dilakukan dua detik. Bahkan bersin membutuhkan waktu lebih lama dari ini.
Follow Up Dengan
Sesuatu di sepanjang baris: ", jadi jika itu benar-benar percakapan cepat, saya bisa memilikinya sekarang - tetapi jika tidak, dapatkah itu menunggu?"
4. "Pertanyaan Cepat untuk Anda …"
Jika Anda membaca cerita saya di atas, Anda tahu bahwa pertanyaan cepat jarang cepat.
Follow Up Dengan
Sama seperti di atas, tanyakan kepada mereka berapa lama pertanyaan mereka mungkin perlu dibahas.
5. "Aku Menjalankan Lima Menit Terlambat, Maaf"
Kemungkinan orang ini tidak akan tiba tepat dalam lima menit.
Follow Up Dengan
Cari tahu di mana mereka berada dan jika mereka layak menunggu: "Kami ingin menyelesaikan pertemuan ini pukul 4 sore - di mana Anda saat ini, dan haruskah kita mulai tanpa Anda dan mengejar Anda nanti?"
Ini berjalan dua arah juga. Jika Anda menemukan diri Anda menggunakan bahasa ini, paksa diri Anda untuk menjelaskan. Karena semakin banyak kita mulai berbicara tentang waktu secara realistis, semakin baik kita semua dapat bekerja sama untuk mengelola harapan satu sama lain.
