Ada beberapa hal yang lebih menyebalkan daripada menghabiskan berjam-jam menulis (dan menghapus dan menulis ulang) email lima kalimat yang sempurna - dan kemudian tidak mendapatkan respons yang Anda harapkan. Anda mengira manajer Anda akan senang, tetapi sebaliknya, ia terdengar, well, jengkel.
Apa yang terjadi? Apakah Anda mengirim pesan pada waktu yang salah? Apakah Anda tidak membuat permintaan Anda cukup jelas? Apakah ucapan Anda terlalu ramah? Apakah Anda mengeluarkan getaran yang salah?
Cukup mengejutkan, masalah ini bisa sampai pada sesuatu yang lebih sederhana: beberapa kata. Kata-kata yang sangat mungkin dalam email yang sudah Anda kirim hari ini.
Baru-baru ini, saya menulis artikel tentang kata-kata yang memberikan kesan yang salah dalam email, dan saya terkejut melihat berapa banyak profesional (terutama pengusaha dan manajer perekrutan) yang mentweet saya dengan lebih banyak saran untuk ditambahkan ke daftar itu.
Apa kata-kata paling umum yang mereka ungkapkan? Baca mereka dan menangis.
1. Juga
Saya mengakuinya: Saya memiliki kecanduan pada kata "juga." Ini sampai pada titik di mana saya harus melakukan pembacaan ulang khusus atas email saya untuk memastikan saya tidak memasukkannya lebih dari sekali dalam pesan yang diberikan. Menggunakan "juga" terlalu sering bisa tampak seperti Anda terlalu banyak meminta, dan jika Anda berada di ujung penerima semua item tindakan itu, bisa jadi sangat menentukan apa yang harus diatasi terlebih dahulu.
Kata transisi diperlukan untuk email, jadi apa yang harus dilakukan pengirim email? Beberapa alternatif favorit saya termasuk "sebagai tambahan, " "selanjutnya, " "membangun itu, " dan "pada catatan lain."
2. Mungkin
Sama seperti "semoga" (yang saya bicarakan di artikel lain), kata ini menambah tingkat ketidakpastian apa yang Anda katakan ketika tidak harus ada.
Misalnya, alih-alih mengirim email yang mengatakan, "Saya mungkin bisa menyelesaikannya hari ini jam 5 sore, " lebih konkret dengan tenggat waktu Anda. Keluarkan "mungkin" sama sekali. Atau, jika Anda benar-benar tidak yakin apakah Anda akan selesai dengan tenggat waktu Anda, berikan tenggat waktu baru kepada diri sendiri, atau setidaknya sedikit lebih banyak fleksibilitas. Bahkan mengatakan Anda akan selesai pada "akhir hari ini" atau "besok ketika Anda tiba di kantor" terdengar jauh lebih mudah daripada "mungkin." Skenario terburuk: Anda melebih-lebihkan waktu yang dibutuhkan dan mengirimkan barang lebih awal. Dalam sejarah kerja, tidak ada yang pernah mengeluh tentang itu.
3. Coba Ke atau Mencoba
Yoda pernah berkata, "Lakukan atau tidak, tidak ada upaya, " dan dia punya poin bagus.
"Coba" atau "mencoba" berada di bawah wilayah yang sama dengan "mungkin" karena tidak memberikan indikasi bahwa Anda merasa yakin dengan apa yang Anda lakukan. Bahkan, beberapa majikan yang tweeted kepada saya menunjukkan bahwa ketika seorang karyawan menggunakan salah satu kalimat, mereka hanya berasumsi bahwa dia tidak dapat melakukan apa yang diminta, titik.
Apakah Anda benar-benar ingin bos Anda meragukan Anda karena satu kata? Biarkan saya menjawab itu untuk Anda: Tidak. Lain kali Anda menemukan diri Anda menggunakan "coba" dalam surel, keluarkanlah. Jika Anda benar-benar tidak yakin apakah Anda dapat melakukannya atau tidak, tanyakan pada diri sendiri mengapa - jika itu karena Anda kekurangan informasi vital atau keterampilan khusus, hubungi pihak-pihak terkait dan cari tahu apa yang perlu Anda dapatkan atau capai untuk mengubah Anda “Coba” menjadi “lakukan.” Jika itu tidak mungkin, manajer Anda akan ingin segera tahu. Selama Anda menjelaskan alasannya (contoh: "Saya tidak memiliki izin untuk mengakses drive yang dibagikan"), dia akan mengerti dan baik membantu Anda menghilangkan hambatan atau hanya menetapkan ulang tugas.
4. Jujur
Jika ada kata yang bersaing dengan "secara harfiah" untuk istilah yang paling sering disalahgunakan, "jujur" akan ada di sana. Orang-orang menaburkannya ke email setiap saat sebagai pengisi, dan setelah beberapa saat, pencarian untuk menunjukkan kejujuran mulai terasa tidak autentik - seolah-olah Anda membiarkan seseorang mengungkap rahasia besar, itu sama sekali bukan rahasia.
Jujur, hentikan itu.
5. Berpikir
Orang-orang berbicara tentang frasa kualifikasi sepanjang waktu ("Saya tidak yakin apakah ini ide yang bagus, tapi …"), tetapi yang tampaknya sering muncul adalah "Saya pikir …" Saya belum benar-benar memikirkan yang ini sampai seorang manajer perekrut tweet itu kepada saya, jadi saya pergi melalui email dari karyawan saya untuk melihat apakah itu benar.
Benar saja, itu dia. "Saya pikir kita harus bergerak maju." "Saya pikir kita harus duduk dan membicarakan hal ini." "Saya pikir kita sudah dekat." Ada beberapa email di mana orang menggunakan frasa ini ke atas sebanyak tiga kali dalam satu paragraf. Dan sementara saya memperhatikan kedua jenis kelamin menggunakannya, wanita cenderung menulis "Saya pikir" lebih sering.
Lain kali Anda mengirim pesan, lepaskan saja "Saya pikir …" dan bagikan pandangan Anda. Lagi pula, jika email itu datang dari Anda, ke siapa pun Anda mengirimkannya, akan segera mengaitkan pemikiran apa pun di dalamnya kepada Anda !
Mereka mengatakan bahwa lebih sedikit lebih banyak, dan saya jujur berpikir bahwa mungkin mencoba untuk membuat email Anda lebih pendek juga merupakan cara terbaik. Lihat apa yang saya lakukan di sana?
