Sebagai seorang manajer, kehidupan sehari-hari Anda dipenuhi dengan komunikasi: memimpin rapat, mengirim email, membuat presentasi, dan mampir ke meja karyawan Anda untuk mengobrol.
Tetapi sesibuk apa pun yang Anda rasakan dengan interaksi itu, Anda mungkin sebenarnya tidak berkomunikasi secara efektif. Terlepas dari semua percakapan yang Anda lakukan sepanjang hari, tim Anda mungkin sebenarnya bingung tentang prioritas, tujuan, dan tugas Anda - dan mereka. Dan itu dapat dengan cepat menyebabkan harapan yang tidak terpenuhi dan masalah kinerja yang dirasakan.
Jadi untuk memastikan tim Anda sinkron, perhatikan lima tanda bahwa komunikasi tim Anda tidak aktif, sehingga Anda dapat mengatur ulang percakapan dan kembali ke jalurnya.
1. Pekerjaan Digandakan
Ketika pekerjaan tidak dikomunikasikan dengan benar, biasanya timbul kebingungan. Contoh sempurna: Ketika perusahaan saya mengalami merger baru-baru ini, ada dua tim komunikasi yang harus berkumpul - lengkap dengan dua direktur, level manajer, dan tim asosiasi. Tiba-tiba, kami seharusnya menjadi satu.
Tetapi dengan kurangnya komunikasi yang efektif, itu justru sebaliknya. Tidak ada yang tahu apa yang menjadi tanggung jawab semua orang, sehingga setiap anggota tim terus melakukan apa yang selalu dia lakukan. Saya akan mengedit konten untuk bos saya, sementara rekan kerja saya mengedit konten yang sama untuk bosnya. Pada akhirnya, kami memiliki dua karya yang diedit berbeda dan tidak tahu apa yang harus dilakukan dengan keduanya. Kami menduplikasi upaya, menghasilkan banyak kerja keras yang sebenarnya tidak bisa digunakan - karena sudah dilakukan.
2. … Atau Tidak Dilakukan Sama sekali
Komunikasi yang jelas adalah kunci ketika Anda menugaskan proyek ke anggota tim. Baru-baru ini saya memiliki bos yang memiliki cara yang sangat plin-plan dalam membicarakan proyek. Dia akan menulis kepadaku email panjang dan berliku, yang akan merenungkan proyek potensial. "Aku ingin tahu apakah kita harus menulis siaran pers tentang ini?" "Aku tidak yakin apakah kita bisa mendapatkan penawaran pelanggan yang akan berhasil."
Bagi saya, itu berarti dia masih memikirkannya, sehingga saya bisa melanjutkan proyek saya yang lain. Baginya, itu berarti ya, saya harus mulai menyusun siaran pers dan mencari tahu situasi kutipan sendiri. Ketika dia memeriksa kemajuan saya, saya tidak punya apa-apa untuk dilaporkan - karena dalam pikiran saya, dia tidak pernah benar-benar memberi saya lampu hijau.
Pada akhirnya, pekerjaan tidak selesai, tenggat waktu tidak terpenuhi, dan kemajuan terhenti.
3. Produk Jadi Bukan Yang Anda Harapkan
Salah satu rekan kerja saya baru-baru ini magang. Dia tidak pernah berhasil sebelumnya, jadi ini adalah pertama kalinya dia merasakan tantangan untuk mengkomunikasikan harapan dengan seorang karyawan. Dia mulai dengan apa yang dia pikir merupakan tugas yang cukup mudah - tetapi ketika dia menerima kembali pekerjaan darinya, itu bahkan tidak mendekati apa yang dia pikir dia minta. Setiap kali, dia menoleh ke saya dan bertanya, "Apakah saya gila?"
Kenyataan pahitnya adalah, sesuatu dalam komunikasi terputus. Entah dia, sebagai manajer, tidak menjelaskan apa yang dia inginkan dalam istilah yang jelas, atau karyawan itu tidak melakukan bagiannya dalam mengajukan pertanyaan klarifikasi untuk menentukan apa yang perlu dia sampaikan - atau kombinasi keduanya.
Apa pun itu, adalah tanggung jawabnya untuk memulai perubahan sehingga komunikasi mereka - dan pekerjaan - dapat meningkat.
4. Ada Keheningan di Satu Ujung
Salah satu kesalahan yang paling banyak bercerita - dan umum - adalah jika salah satu pihak mendominasi pembicaraan.
Sebagai contoh, seperti dalam cerita di atas dengan rekan kerja saya, dia melakukan hal-hal sebagai manajer baru, menugaskan proyek, melatih karyawannya, dan mengkomunikasikan tujuan. Dan di pihak karyawan? Keheningan radio.
Itu juga biasa terjadi sebaliknya. Saya pernah memiliki bos yang tinggal di negara bagian lain, dan saya akan pergi selama berminggu-minggu (secara harfiah, berminggu-minggu!) Tanpa mendengar kabar darinya. Saya akan melanjutkan pekerjaan rutin saya, mengirimkan beberapa email kepadanya, kadang-kadang mencoba menelepon, dan - tidak ada. Selain percakapan sekali saja yang jarang, saya dibiarkan menggunakan perangkat saya sendiri.
5. Anda Tidak Memiliki Prioritas yang Sama
Ketika karyawan Anda mengerjakan beberapa tugas secara bersamaan (yang mungkin selalu), mereka akan memprioritaskan beberapa di atas yang lain. Tetapi ketika Anda tidak jelas tentang tujuan dan prioritas Anda, penyelarasan tujuan Anda dan daftar pekerjaan mereka adalah yang pertama kali dilakukan.
Tiba-tiba, Anda membutuhkan produk jadi dari tugas utama Anda. Anda beralih ke karyawan yang ditunjuk, tetapi dia memberi Anda pandangan bertanya. “Saya telah mengerjakan brief klien lain sepanjang minggu. Saya pikir itulah yang Anda butuhkan. "
Komunikasi yang baik berarti bahwa semua orang di tim Anda - termasuk Anda - berada di halaman yang sama ketika menyangkut proyek mana yang berada di bagian atas daftar prioritas, dan yang dapat menunggu hingga nanti.
Sebagai seorang manajer, mudah untuk menyalahkan masalah-masalah ini pada faktor-faktor lain: Karyawan Anda berkinerja buruk, mereka tidak mendengarkan, atau mereka sama sekali tidak cocok dengan peran mereka.
Tapi sejujurnya, Anda tidak bisa mulai menyalahkan masalah kinerja sampai Anda menaklukkan masalah yang lebih besar. Inti dari masalah - dan tempat Anda harus mulai mengatasinya - adalah dalam komunikasi tim Anda. Dan sebagai manajer, itu dimulai dengan Anda. Berusaha keras untuk memperbaiki cara Anda berinteraksi dengan tim Anda, dan Anda akan menemukan bahwa banyak masalah lain yang biasanya Anda temui di sepanjang jalan diselesaikan juga.
