Di pekerjaan terakhir saya, salah satu anggota tim senior terkenal karena mengirim email setiap saat, siang atau malam. Bukan hal yang aneh bagi saya untuk tidur jam 11 malam dan bangun dengan kotak masuk kosong, kecuali satu, sangat pendek, dan email to-the-point. Meskipun tidak pernah memanggil saya dengan nama, dan, pada kenyataannya, jarang memasukkan segala jenis ucapan sebelum pertanyaan langsungnya, dia entah bagaimana tidak pernah berhasil terdengar kasar atau menuntut.
Bersamaan dengan "terima kasih!" Mengikuti apa pun yang dia perlu jawab, dia selalu menandatangani namanya dengan tanda x. Sekarang, sebuah x, seperti yang tidak diragukan lagi Anda ketahui dari huruf cinta penutup "xoxo" biasanya mewakili ciuman; dalam skenario tempat kerja, bagaimanapun, itu hanya isyarat ramah, jauh lebih formal daripada ditutup dengan "Terbaik, " atau "Salam."
Yakinlah bahwa tanda tangan yang sedang populer ini bukan satu-satunya cara untuk menyimpan pesan pendek Anda agar tidak terdengar kasar; pada kenyataannya, setidaknya ada lima cara mudah untuk menjaga surel Anda tetap sopan tidak peduli berapa banyak - atau sedikit - kata-kata yang Anda tulis. Anda tidak akan ingin menerapkan kelima gagasan ini setiap kali, dan yang Anda gunakan akan sangat tergantung pada audiens Anda dan hubungan Anda dan tingkat kenyamanan dengan audiens itu, tetapi mereka adalah pedoman yang baik. Dan mudah-mudahan mereka akan menghemat banyak waktu dan energi sehingga Anda dapat fokus pada hal-hal yang lebih penting.
1. Gunakan Poin Seru
Tapi tidak terlalu banyak. Saya cukup dimatikan ketika setiap baris berakhir dengan tanda seru. Anda tidak memiliki perasaan yang sama kuatnya dengan semua yang Anda katakan. Bahkan jangan membuat saya memulai termasuk dua atau tiga untuk menutup satu kalimat atau ide (saya menyimpannya untuk mengirim pesan teks dengan teman-teman saya, dan Anda juga harus). Pilih selingan volume tinggi Anda dengan bijak, dan tolong, silakan menahan diri.
Coba ini:
Dikirim dari memori eksternal saya.
Sebelum Anda mengirim sesuatu, pertimbangkan dengan siapa Anda berkomunikasi, dan pikirkan cara-cara menjaganya agar tetap pendek berdasarkan di mana Anda berada dalam diskusi. Perlu diingat: Setelah Anda bolak-balik, Anda biasanya dapat melepaskan salam dan tanda tangan sama sekali.
Satu hal yang perlu disebutkan juga adalah pentingnya memperhatikan apa yang Anda balas. Respons singkat dapat menjadi kasar jika Anda hanya merespons dengan "Kedengarannya bagus!"
Intinya: Kenali audiens Anda, dan, tentu saja, kirimkan paragraf terperinci jika situasinya memerlukannya, tetapi fokuslah pada banyak contoh di mana pendek juga bisa menjadi manis.
