Anda sedang mengerjakan sebuah proyek besar, dan Anda telah memblokir beberapa jam untuk benar-benar merobohkannya. Tetapi saat Anda memasuki zona, bos Anda berhenti untuk mengantarkan beberapa dokumen. Kemudian rekan kerja Anda datang untuk mengobrol tentang pertemuan minggu depan. Ponsel Anda berdering. Email Anda bantingan. Anda menghadapi satu gangguan demi gangguan lainnya. Dan ketika Anda akhirnya kembali ke proyek Anda, semua pikiran baru Anda yang brilian (belum lagi motivasi) sudah lama hilang.
Sayangnya, mengelola interupsi ini tidak semudah menutup pintu kantor Anda (tanyakan saja pada rekan kerja Anda dengan berpikir "haruskah saya atau tidak saya ketuk?") Atau menyuruh rekan kerja Anda untuk pergi. (Saya mendapatkan sedikit reputasi di pekerjaan sebelumnya untuk tatapan kematian yang saya berikan ketika saya terlalu sibuk untuk mengobrol - katakan saja, bukan pendekatan terbaik.)
Tetapi, seperti yang saya pelajari, ada beberapa cara sederhana dan efektif untuk memfokuskan kembali setelah interupsi atau, bahkan lebih baik, mencegahnya sejak awal. Gunakan ide-ide berikut untuk menghentikan jeda waktu yang tidak terduga untuk membuat Anda keluar dari gim Anda.
Menghindari Gangguan
Cara terbaik untuk meminimalkan gangguan adalah dengan mengambil beberapa langkah proaktif untuk menghindarinya. Sebelum Anda memulai proyek besar, cobalah pendekatan ini untuk memastikan Anda benar-benar mendapatkan waktu produktif yang Anda rencanakan.
1. Berkomunikasi dengan Kolega Anda
Tombol Jangan Ganggu pada ponsel Anda tidak hanya ada untuk hiasan, seperti halnya pesan Di Luar Kantor Anda tidak hanya ada untuk waktu istirahat. Jadi, manfaatkan teknologi yang dapat disesuaikan ini dan atur pesan untuk memberi tahu kolega Anda bahwa Anda tidak akan tersedia. Ubah respons Di Luar Kantor Anda untuk mengatakan bahwa Anda akan membalas email besok. Blokir waktu di kalender Outlook Anda sebagai “Tidak Tersedia - Nama Proyek” sehingga kolega yang bermaksud baik tidak akan memilih waktu untuk mampir untuk mengobrol. Dan jangan takut untuk DND telepon Anda. Pesan yang tidak mendesak dapat disimpan dalam voicemail selama beberapa jam, dan jika seseorang membutuhkan Anda, mereka akan datang mencari Anda. (Catatan: Pendekatan ini tidak berfungsi ketika Anda melakukannya setiap hari Selasa. Gunakan untuk proyek besar yang sensitif waktu saja.)
3. Memiliki Frasa Go-To
Apakah mungkin untuk mencegah gangguan ketika seseorang benar-benar berjalan ke meja Anda? Anda tidak ingin mengabaikannya atau memotongnya untuk menjelaskan betapa sibuknya Anda, jadi kuncinya di sini adalah untuk mencegahnya: Punya frasa yang selalu Anda gunakan untuk memulai (dan mengakhiri) percakapan ketika Anda terlalu sibuk berbicara. Ketika Anda melihat seseorang datang ke arah Anda, katakan, "Saya sedang berada di tengah-tengah sesuatu saat ini - dapatkah saya periksa kembali besok?" Atau "Saya kewalahan sekarang, bisakah Anda mengirimi saya permintaan rapat?" cara, dia tahu menindaklanjuti ada di daftar tugas, tapi sekarang bukan waktu yang tepat.
Pemfokusan Ulang Setelah Gangguan
Tentu saja, sementara Anda dapat meminimalkan gangguan, Anda tidak bisa selalu menghindarinya sama sekali, terutama ketika masalah sensitif waktu muncul. Ketika hal yang tak terhindarkan terjadi, inilah cara cepat kembali ke jalurnya.
1. Jika Anda Melakukan Brainstorming
Katakanlah Anda sedang memikirkan kampanye yang akan datang atau cara untuk mendekati organisasi mitra potensial ketika email yang mendesak tiba. Sekarang apa? Meskipun insting pertama Anda mungkin untuk menjatuhkan segalanya dan merespons, cobalah untuk berhenti selama 20 detik dan catat beberapa kata kunci sehingga Anda tidak akan kehilangan ide sama sekali. Jika ini membantu, sertakan panah bagaimana mereka terhubung atau simbol lain untuk menyatukan memori Anda. Itu tidak harus terlihat cantik atau masuk akal bagi orang lain - yang penting adalah Anda bisa menyatukan pikiran Anda ketika Anda duduk untuk bekerja.
2. Jika Anda Menulis
Salah satu hal yang paling membuat frustrasi ketika diganggu saat menulis adalah merasa seperti memiliki ritme dan sekarang Anda kehilangannya. Alih-alih mengharapkan diri Anda untuk mengambil di mana Anda tinggalkan, sisihkan beberapa menit untuk kembali dan membaca kembali beberapa paragraf terakhir yang Anda tulis. Gunakan waktu ini untuk membuat catatan mental tentang apa yang Anda pikirkan atau ke mana Anda akan pergi berikutnya dan biarkan mereka membimbing Anda kembali ke jalurnya.
3. Jika Anda Tidak Dapat Memfokus Ulang
Terkadang memfokuskan kembali tidak mungkin. Mungkin Anda gelisah tentang diganggu (alarm kebakaran, hari ini - sungguh?) Atau hanya merasa seperti Anda kehilangan mojo Anda. Dalam hal ini, jangan memaksanya. Biarkan diri Anda sedikit waktu untuk melakukan dekompresi dan berdiri, berjalan-jalan, atau minum kopi. Ini ruang bagi Anda untuk kembali berpikir tentang proyek lagi (atau membiarkan diri Anda benar-benar terganggu jika perlu), sehingga Anda dapat mulai segar ketika kembali ke meja Anda.
Sayangnya, interupsi terjadi, jadi bagaimana Anda menangani mereka itulah yang penting. Jadilah proaktif dan memiliki beberapa strategi cerdas untuk kembali ke jalur yang benar, dan Anda akan lebih produktif (belum lagi kurang mengintimidasi rekan kerja Anda).
