Suatu hari, saya mengirim email kepada seorang kolega dengan beberapa pertanyaan dan menerima tanggapan, "Saya lebih suka telepon - bisakah Anda menelepon saya tentang hal ini?"
Saya harus mengatakan, saya sedikit terkejut.
Tidak sering Anda bertemu seseorang yang lebih suka mengangkat telepon untuk melakukan bisnis. Diberi pilihan, saya kira mayoritas karyawan di tempat kerja biasa akan memilih email daripada panggilan telepon kapan saja. Dan itu masuk akal: Email cepat, efisien, dan tidak membawa peluang keheningan canggung atau kebisingan latar belakang yang mengganggu.
Tetapi terlepas dari preferensi yang luar biasa untuk email, ada beberapa situasi yang hanya berfungsi lebih baik ketika Anda mengangkat telepon.
1. Ini Mendesak
Sekitar 60% orang menunggu dua hari penuh untuk membalas email terkait pekerjaan. Jadi, jika Anda mengirim email yang membutuhkan respons SECEPATNYA - bahkan dengan baris subjek yang mencakup, "Mendesak!" - ada kemungkinan besar Anda akan dibiarkan menyegarkan kotak masuk Anda berulang-ulang selama 48 jam ke depan, serahkan jari Anda untuk balasan.
Di sisi lain, melakukan panggilan telepon tentang masalah kritis dapat membantu Anda menyampaikan rasa urgensi, memastikan orang lain tahu persis apa yang perlu ia lakukan, dan menjawab pertanyaan apa pun tanpa menggunakan rantai email yang tidak pernah berakhir . Pada saat Anda menutup telepon, Anda dapat yakin bahwa semua orang berada di halaman yang sama dan memahami apa yang perlu terjadi untuk mengatasi masalah tersebut.
2. Anda Tidak Mendapat Respons
Mungkin Anda mengirim email permintaan yang tidak terlalu mendesak, tetapi pada titik tertentu, Anda memang perlu jawaban - dan setelah beberapa hari diam, Anda merasa gelisah.
Hanya ada begitu banyak kali Anda dapat mendesak permintaan bersama dengan email lain yang mengatakan, "Hei, hanya ingin menindaklanjuti ini - apakah Anda memiliki kesempatan untuk melihatnya?"
Jika Anda tidak menerima balasan setelah email asli dan satu pesan lanjutan, default untuk panggilan telepon. Anda akan memiliki peluang yang jauh lebih baik untuk mendapatkan respons segera - atau setidaknya menempatkannya di radar rekan kerja Anda sebagai masalah yang membutuhkan perhatiannya.
3. Dibutuhkan Lebih Dari Beberapa Kalimat
Pada titik tertentu, Anda mungkin menerima novel surel yang membutuhkan waktu 20 menit untuk Anda baca - dan masih meninggalkan Anda dengan banyak pertanyaan pada akhir proses. Jangan biarkan orang lain disiksa.
Jika apa pun yang perlu Anda sampaikan membutuhkan lebih dari beberapa paragraf - katakanlah, Anda menjelaskan nuansa penugasan atau mengklarifikasi proses departemen kepada seseorang di tim lain - sering kali lebih efisien untuk mengangkat telepon. Itu akan memungkinkan orang lain untuk mengajukan pertanyaan, dan dari nada suaranya, pada saat Anda menutup telepon, Anda dapat yakin bahwa dia mengerti sepenuhnya.
4. Anda Ingin Umpan Balik Candid
Mungkin Anda memiliki ide cemerlang untuk artikel atau promosi penjualan, dan Anda ingin melihat apa yang dipikirkan rekan kerja Anda sebelum memulai.
Dengan email, Anda mungkin mendapat respons seperti, “Oke. Kedengarannya bagus. ”Meskipun jawaban itu positif, itu tidak menimbulkan kekhawatiran atau memicu saran tambahan. Singkatnya, ini bukan umpan balik yang sangat berguna.
Namun, panggilan telepon - yang, pada dasarnya, meminta lebih dari respons cepat dan nonkomitmen - akan memungkinkan Anda mendengar nada suara rekan kerja Anda, menyelam lebih dalam ke nuansa ide Anda, menjawab pertanyaan apa pun yang dimiliki rekan Anda, dan, secara keseluruhan, dapatkan umpan balik yang lebih bijaksana dan jujur.
5. Anda Ingin Membangun Hubungan
Email sangat bagus untuk komunikasi yang cepat dan efisien. Tetapi kadang-kadang, Anda membutuhkan sentuhan yang lebih pribadi - seperti ketika Anda menjangkau kolega jarak jauh baru atau klien perusahaan.
Tentu, Anda dapat menulis email pengantar yang sangat bagus. Tetapi panggilan telepon dapat membantu Anda menyampaikan kehangatan dan keaslian bahwa email tidak dapat - dan itu tidak dapat membantu Anda membangun hubungan yang sebenarnya dengan orang di sisi lain, daripada menjadi kontak email lain di buku alamatnya. .
6. Anda Tidak Ingin Catatan Percakapan
Baik atau buruk, email disimpan selamanya di suatu tempat di luar sana, siap untuk dikutip atau diteruskan pada saat itu juga.
Jadi, jika Anda perlu membahas informasi rahasia atau sensitif yang belum termasuk dalam penulisan - seperti rumor merger perusahaan atau rekan kerja yang direkrut oleh perusahaan pesaing - panggilan telepon adalah yang terbaik.
Ini juga berlaku untuk percakapan santai yang Anda lebih suka rahasiakan, seperti ketika Anda membutuhkan bantuan dari rekan kerja untuk memenuhi permintaan menit terakhir dan ingin menjelaskan keadaan situasi - seperti, “Saya benci bertanya kepada Anda untuk bantuan pada jam 4:45, tetapi manajer saya menjatuhkan bola pada proposal Smith dan kita harus mengumpulkannya malam ini. "
Itu mungkin benar dan tentu saja membantu menjelaskan konteks permintaan, tetapi itu bukan sesuatu yang harus membuat jalan kembali ke manajer Anda melalui rantai email yang diteruskan. Di telepon, Anda bisa berterus terang tanpa membohongi kata-kata Anda sampai ke tempat yang salah (yah, selama Anda menutup pintu kantor).
Aaron Kwittken, CEO dan managing partner di Kwittken, dapat meringkasnya dengan paling baik: "Apa pun yang Anda pikirkan dua kali, apa pun yang menurut Anda sensitif, apa pun yang menurut Anda memerlukan keterampilan hubungan Anda … benar-benar Anda harus mengangkat telepon."
